İletişim ve Yazılı İletişim

İletişim kurma çabası insanlık tarihi kadar eskidir. İlk insanlar farklı şekillerde iletişim kurmaya başlamışlar ve birçok simge ve sembolleri iletişim sürecinde kullanmışlardır.

Bireyin konumu ve mesleği ne olursa olsun iletişim hem sık yapılan hem de kritik öneme sahip bir süreçtir. Bir bütün olarak örgütün ve tek tek paydaşların başarı ya da başarısızlığında fark yaratır. İletişim, belli bir bağlamda farklı ortamları paylaşan insanların bir veya daha çok kanal aracılığıyla kaçınılmaz ve çoğu zaman geri döndürülemez mesajlaşmasıdır. İletişim etkilerine, yönüne, ilişki sistemlerine, bireylerin grup içindeki konumlarına, zaman ve mekân boyutuna ve kullanılan kodlara göre sınıflandırılabilir. Kullanılan kodlara göre iletişim şekillerinden biri yazılı iletişimdir.

İletişim en kısa tanımıyla “bilgi alışverişi veya değiş tokuşu şeklinde tanımlanırken, geniş anlamda, “bilgi, duygu, düşünce, tutum ve kanaatlerin sözlü ve sözsüz mesajlar aracılığıyla göndericiden alıcıya iletilmesi; alıcının bu mesajları psikososyal süreçlerden geçirerek tekrar göndericiye geri iletmesi sürecine denir. İletişimin amaçları var olmak, öğrenmek, paylaşmak, etkilemek ve yönlendirmek şeklinde açıklanabilir.

İletişimin işlevleri, bilgilenme - bilgilendirme, toplumsallaştırma, güdüleme, bütünleştirme, eğitim, kültürel gelişme, eğlenme ve tartışma gibi sıralanabilir.

İletişimin etkinliğini engelleyen bazı faktörler vardır. Bunlar, psikolojik, kültürel, çevresel, semantik, mekanik, stilistik, didaktik ve metodik, statü ve roller, korunma, alan uzaklığı, hiyerarşi, uyutma, sınırlama, mesajın yapısı ve niteliği ve geri bildirim yetersizlikleridir.

İletişim süreci farklı şekillerde sınıflandırılmaktadır. Bu sınıflandırmalarda bazı ölçütler kullanılmıştır. Yapılan sınıflandırmalar konunun daha iyi anlaşılmasını sağlamaktadır. İletişim, etkilerine, yönüne, kod sistemlerine, ilişki sistemlerine, bireylerin örgüt içindeki konumlarına, zaman ve mekân boyutuna göre gruplandırılabilir.

Yazılı iletişim, bilgi, duygu, düşünce ve kanaatlerin yazılı semboller aracılığıyla aktarımıdır. Yazılı iletişimin amacı, bilgi aktarmak, karar vermek, anlaşma yapmak, etkilemek ve yönlendirmek için gönderilen mesajın açık ve anlaşılır biçimde aktarılmasıdır. Açık ve anlaşılır olmadan kastedilen her iki taraf için de verilerin kesinliği, olumlu ilişkilerin kurulması, kurum hakkında olumlu izlenimlerin oluşması, tutum ve davranış değişikliğine yol açmasıdır.

Yazılı iletişim mektuplar, raporlar, özetler, makaleler, tutanaklar, basılı notlar, e-posta gibi araçlarla iletilen mesajları içerir. Yazılı iletişim kişisel yaşamın birçok alanında kullanılmasına rağmen, özellikle kamu ve özel kurumlarda çok daha etkili bir şekilde kullanılmaktadır. Yöneticiler birçok emir ve talimatları yazılı olarak bildirir.

Yazının üç bölümü vardır. Yapı ve plan, içerik, tarz ve ton. Yazı yazmadan önce bir plan yapılmalı, giriş, gelişme ve sonuç bölümlerine dikkat edilmelidir. İçeriği oluştururken kısa, öz, açık ve anlaşılır olmasına özen gösterilmelidir. Tarzda ise karşılıklı konuşma yapıyormuş gibi duygular da içine katılarak yazılmalı ve konudan sapmalara, abartılara yer verilmemelidir. Yazarken de akıcı, samimi ve içten davranılmalı dır.Resmî yazışmalar daha özellikli dirve daha fazla dikkat gerektirir.

Yazılı iletişimin amacı, bilgi aktarmak, karar vermek, anlaşma yapmak, etkilemek ve yönlendirmektir. Gönderilen mesaj açık ve anlaşılır olmalıdır.