Stok Yönetimi
Stok kelimesi, ingilizce kökenlidir, kelime anlamı ise mevcut ya da birikmiş mal, yığıntı anlamına gelmektedir. Stok; hizmet sunumlarındaki ihtiyaca binaen üretilerek ya da hizmet alımı yöntemleriyle sağlanan, sunuma arz edilmeden önce bir süre elde bekletilen, ekonomik değere sahip mal miktarlarıdır.
Stoklar ilaç, sarf malzeme, tıbbi malzeme, cihaz, anestezik ajan, KİT, kalibratör, kontrol serumları vs. gibi tıbbi stoklar ile büro, temizlik, ısıtma, gıda malzemeleri vs. gibi diğer stoklardan oluşmaktadır.
Stok yönetimi ise; bir sağlık kurumunda stok ihtiyaçlarının tespit edilmesinden başlayarak, depolama alanlarının oluşturulmasına, stokların sınıflama ve gruplandırmalarının yapılmasına, plânlamasına, geçmiş kayıtların kontrol edilmesine, satın alma sürecine, dağıtılmasına ve muhafazasına kadar olan tüm süreçlerin kayıt altına alınarak sistemli bir şekilde kontrolünün ve etkin yönetiminin sağlanmasıdır.
Stok Yönetimindeki faaliyetlerin yürütülmesine dair tüm işlemler, bütün kamu kurum ve kuruluşlarında Taşınır Mal Yönetmeliği’ne göre sürdürülmektedir
Stoklar, maliyet oluşturma potansiyeline sahiptir. Stok yönetiminin amacı, tedarik edilecek malzemenin ne zaman, ne kadar, hangi kalitede ve nerede teslimatının yapılacağının önceden plânlanmasıdır. Hizmet sunumunda herhangi bir aksaklığa sebebiyet vermeden mali sürdürülebilirlik sağlamaksa, diğer bir amacıdır.
Stok yönetiminin en büyük faydası ise tedarik edilecek malzemenin zaman, miktar, kalite ve tedarik süresinin önceden bilinmesine, o kurumda geleceğe yönelik plânlamalar ve stratejiler geliştirilmesine katkı sağlar.
Kamu kaynaklarının etkin kullanımı ve mali düzenlemelerin sistemli bir şekilde yürütülmesi kapsamında ülkemizde ilk olarak Maliye Bakanlığı tarafından 10/12/2003 Yılı’nda 5018 Sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu yürürlüğe konulmuştur. Bu Kanunun amacı,” kalkınma planları ve programlarda yer alan politika ve hedefler doğrultusunda kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde elde edilmesi ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısını ve işleyişini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali işlemlerin muhasebeleştirilmesini, raporlanmasını ve mali kontrolü düzenlemektir”. Maliye Bakanlığı, genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerini ve bunlara ait taşınır malları kapsayacak şekilde stok yönetiminin ülke genelinde sistemli bir şekilde yürütülmesi ve uygulanması konusunda ise 2006 Yılında “Taşınır Mal Yönetmeliği”’ni yayınlamıştır.
Bütün kurum ve kuruluşlarda stokların temini ve satın alma süreçleri, Kamu İhale Kanunu ve Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu; stok yönetim sistemleri ise “Taşınır Mal Yönetmeliği” hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir.
Hastanelerde kullanılmak üzere bulundurulan tüm malzemelerin, malzemenin talep edilmesinden ve tesliminden başlayarak uygulanan işlemler ile malzemelerin depolanması, dağıtılması ve kayıttan düşülmesi, sorumlularının belirlenmesi, kaynakların verimli ve ekonomik kullanılması, hizmet ve kalitede süreklilik sağlanması bakımından etkin bir stok yönetim sistemi oluşturulması esastır.
Bu konuda Sağlık Bakanlığı Sağlıkta Hastane Kalite Standartlarını oluştururak, ihtiyaç ve politikalar doğrultusunda revizyonlarını gerçekleştirmiş, uygulamaya SKS 5.versiyonu koymuştur.
Sağlık Bakanlığı ilgili standartlar kapsamında her yıl Türkiye’deki bütün kamu, özel ve üniversite hastanelerine, bu konuda özel eğitim almış sağlıkta kalite değerlendiricileri vasıtasıyla hastanelerdeki standardın ne derece uygulandığını tespit etmeleri ve gerekiyorsa ilgili kişilere gerekli bilgilendirmeleri yapmaları maksadıyla bir değerlendirici ekip göndermekte ve uygulamaların kontrolünü bu şekilde sağlamaktadır.
Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğüne bağlı bütün hastaneler ile üniversite hastaneleri ve özel hastanelerde stok yönetim sisteminin kurulması, etkin ve sürdürülebilir olmasından en başta en üst düzeydeki yönetici sorumludur. Bunlar sırasıyla İdari ve Mali İşler Daire Başkanı, Hastane Yöneticisi(Başhekim),İdari ve Mali Hizmetler Müdürü, Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü varsa Ayniyat Saymanları, Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilileri ile o birimlerde görev yapan memurlar sorumludur.
Hastanelerde stok yönetim sistemi, kurulması için izlenecek aşamalar;
- Stokların kontrol yerlerinin belirlenmesi
- Stokların tanımlanarak, muhteviyatına göre sınıflandırılması
- Stok ihtiyaçlarının tespiti ve plânlaması
- Stokların teslim alınması ve malzeme girişi
- Stokların takibi ve dağıtımı
Kritik Stok Seviyesi: Bu miktar, taşınır malzemelerin temini edilmesi için gerekli işlemlerin başlatılması gerektiğini gösterir. Hastaneler, kritik stok seviyesi altına düşen malzemelerin acilen temin edilmesi için bir acil eylem plânı(yazılı düzenleme) oluşturmalıdır.
Minimum Stok Seviyesi: Malzeme ve ilaçlar için mutlaka bulundurulması gereken asgari miktardır.
Maksimum Stok Seviyesi: İhtiyaçlar esas alınarak belirlenmiş, gereksiz malzeme stokunu önleyecek en üst miktardır.
Stok Malzeme Çıkışı ve Sayımlar
Hastanelerde ilaç ve diğer bütün sarf ve tıbbi malzemeler ile anestezik ajan, KİT, kalibratör, kontrol serumları, cihazlar ve gıda, temizlik, kırtasiye malzemeleri için ayrı ayrı depolar, depo düzenleri oluşturularak, depolama şartları, standartlar dâhilinde yerine getirilmelidir.