Arşiv Sistemi

Günümüzde bilginin önemi büyük olup, özellikle enformasyon bilgisi tüm kurumlarda olduğu gibi hastaneler içinde çok önemli olduğu bir gerçektir. Hastalarla ilgili bilgilerin toplanması çeşitli teknik yöntemler kullanarak düzenlenmesi, organize edilmesi ve ihtiyaç halinde süratle ulaşılabilmesi önemlidir. Hastane arşivleri, hastanenin işlevleri sonucunda oluşan ve çeşitli amaçlar için toplanan, düzenlenen ve saklanan dokümanlardan oluşmaktadır. Hastalarla ilgili doğru bilgi ve belgelerin toplandığı hasta dosyaları birçok amaç için kullanılmaktadır. Bunlar hastanın hastalığı ile ilgili teşhis ile tedavi bilgileri ve belgeleri, sağlık kuruluşu ve çalışanlara verilen eğitim ve öğretim amaçlı hizmetler gibi birçok alanda kullanılabilmektedir.

Arşiv hizmeti evrak ve dosya hizmetinin üçüncü ve çok önemli bir halkasını olup, dünyadaki tüm çağdaş ülkelerin üzerinde önemle durdukları ciddi bir konu, geçmişle günümüz arasında bağlantı kuran devletlerin en büyük hazinesi ve yönetimin belleği olduğuna inanılmaktadır. Arşivin önemi; kişilerin, devletin ve ulusların haklarını belgeler ve korur, bir konuyu aydınlatmaya, düzeltmeye ve tespit etmeye yarar ve ait olduğu çağın ahlak, gelenek görenek ile çeşitli sosyal biçimlerini, değerlerini kurumlarını ve aralarındaki ilişkileri belirlemektir.

İnsanların çeşitli alanlarda yapmış oldukları çalışmalardan elde ettikleri bilgileri kapsamına alan kalıcı bilgi kaynaklarına belge veya doküman denir. Dokümanın belli bir alanı olmayıp, her alanda (ticari, teknik, tıbbi ve hukuki gibi) üretilebilir.

Dokümanların kayıt ortamları çok farklı (taşlar, kil tabletler, yapraklar, kâğıt, mikrofilm, manyetik bantlar, CD’ler, elektronik ortamlar gibi) alanda olabilmektedir.

Modern elektronik ortamdaki belge depolarının araçları ise: Masa üstü bilgisayar, monitör, tablet PC, kişisel dijital asistan (PDA), e-kitap, elektronik kayıt, bilgi araçları ve dijital müzik çalarlardır. Hastaya verileri sağlık kuruluşları yasal olarak saklamak zorunda oldukları gibi, kurumlarının akreditasyon işlerinde de kullanmaktadırlar. İnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalardan elde edilen bu evrak ve verilere tıbbi doküman denilmektedir.

Dokümantasyon, dokümanların bilimsel kurallara uygun olarak toplanması, düzenlenmesi, saklanması ve gereği hâlinde tekrar hizmete sunulması ile ilgili işlemlerin hepsine birden verilen isimdir. Günümüzde elektronik ortamda verilen tıbbi dokümantasyon hizmeti hem erişimi kolaylaştırmakta hem de daha fazla kullanıcıya aynı anda hizmet sunabilmektedir. Günümüzdeki çeşitli otomasyon sistemleriyle elektronik ortama aktarılan tıbbi dokümanlar kullanım kolaylığı ve sürati kazandırılmıştır.

Hastanelerde yapılan çeşitli yazışmalar, hastalara yapılan işlemlerden oluşan dokümanlar dosyalar içinde yahut çeşitli kayıt ortamları biçiminde toplanarak arşivleri oluştururlar. Arşivlerde bulunan dokümanlar çok çeşitli amaçlarda (hasta yönünden, sağlık kuruluşları yönünden, adli tıp yönünden, eğitim ve araştırmalar yönünden, hekim ve halk sağlığı yönünden) kullanılmaktadır.

Sağlık hizmeti almak için sağlık kurumlarına başvuran kişilere uygulanan tıbbi işlemlerle ilgili bilgileri düzenli bir biçimde içeren belgelerin bilimsel kurallara uygun olarak düzenlenmesiyle oluşturulan belge topluluğuna hasta dosyası denir.

ICD-10 Dünya Sağlık Örgütü tarafından düzenlenen bir tıp sınıflama listesi olup, hastalıklar ve sağlık problemlerine ilişkin uluslararası istatiksel kodlardır.

Hangi kurum olursa olsun, kurumların başarısında yöneticiler kadar iyi düzenlenmiş arşivlerin de önemi büyüktür. Arşivler, kurumların beyni gibidir. Kurumlardaki dosyalama ve arşiv işlemi çeşitli biçimlerde örgütlenmekte ve yönetilmektedir. Bunlar: Merkezi Arşiv Modeli, Birim Arşiv Modeli, Arşiv Personelini Esas Alan Model ve Karma Modeldir.