Fatura Sekreterliği Otomasyon Sistemi
Fatura, yapılan değişik malzeme alımları ve hizmetler karşılığında, işin, malın ve hizmetin fonksiyonlarına ile malzemenin alındığı ve hizmetin yapıldığı yere göre düzenlenen belgelerdir.
Sağlık hizmeti sunucularının hizmet bedeli, kurum veya kişilere düzenledikleri fatura miktarlarının tahsil edilebilmesi; fatura eklerinin sunulması, örneklenmesi, kontrol edilmesi, ödenecek miktarın belirlenmesi ve sağlık hizmeti verenlerin değerlendirilmesine bağlı usul ve esaslara göre belirlenmektedir.
Fatura bedeli, her hastanın aldığı hizmet miktarı ve kalitesine göre hesaplanır ve mevzuata uygun olarak düzenlenmek zorundadır. Hastanın polikliniğe müracaatı ile başlar, aldığı hizmetler (laboratuvar ve görüntüleme hizmetleri, eğer hasta yatacaksa yatak, ilaç ve tıbbi malzemeler, ameliyat ve yoğun bakım hizmetleri gibi) hastanın doktor tarafından reçetesi veya epikrizi hazırlanana kadar sürede aldığı hizmetlerin bedelini kapsamaktadır.
Hastanelerde, hizmet bedellerinin belirlenmesi Maliye Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı ve Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından belirlenmektedir.
Hastaya sunulan hizmetlerin faturalanması süreç olup, zamanında ödemelerin yapılması hizmetlerin kalitesini artırmaktadır. Ödemelerin zamanında yapılması hizmet sunucuların gelir kaybının engellenmesi ve ileriye yönelik planlamaların gerçekleşmesinin sağlanması ve hastaların daha kaliteli hizmet almalarını ve hizmeti verenlerin zarara uğraması engellenmiş olur.
Hastanelerde ayakta veya yatarak tedavileri tamamlanan hastalara Sağlık Uygulama Tebliği (SUT)’ne göre yapılan her türlü hizmete kontrol sonucunda düzenlenen ücretlendirme dokümanlarına fatura; işlemin yapıldığı bölüme faturalandırma birimi, hazırlanan tüm belgelerin şekil ve içerik yönüyle incelenmesine de fatura incelemesi denir.
MEDULA sistemini kullananlar, faturalar ile hizmetlerin bedellerini gösteren ek hizmetlerin açık evraklarını, hem MEDULA sisteminde elektronik hem de kendi sistemleri üzerinden basılı olarak düzenlenmelidirler [3-5].
Faturalandırma biriminde değişik şekillerde faturalar hazırlanmaktadır. Bunlardan bazılarının özelikleri şöyledir: Kamu ve Özel kurumların faturaları, toplu olarak hazırlanması gereken kurum veya şirket faturaları, her hastaya bireysel olarak hazırlanan fatura, belirlenen hastalara toplu olarak hazırlanan tek fatura, KDV hariç veya KDV dâhil fatura, kurumların yapılarına bağlı olarak KDV’den muaf faturalar hazırlanmaktadır.
Hastane Bilgi Yönetim Sistemi’nin bölümlerinden biri de fatura sekreterliği olup, kendine özgü menülerden işlem yapılmaktadır. Sekreterler sadece yetkilendirildikleri formlara ulaşabilmekte ve yetkileri dâhilinde işlem yapabilmektedirler.
Dekont işlemleri menüsü dekont girişi, Medula Dekont girişi ve dekont sorgulama alt başlıklarından oluşur. Medulla Dekont girişi, Dekont işlemleri menüsünün ikinci formu olup, MEDULA’ dan dönen para hesap bilgilerinin tutulması için kullanılmaktadır. Dekont işlemleri menüsünün son formu, Dekont Sorgulama Formu’ dur. Bu form, belirtilen dekonta ait faturaları görüntülemek için kullanılmaktadır.
Genel sağlık sigortası kapsamındaki hastalar için faturalama esasları; Sağlık Uygulama Tebliği’ne göre hastaya sunulan sağlık hizmetlerinin MEDULA sistemine kayıt edilmesi esaslarınca yapılır. Tanıya göre hasta ayakta ve yatırılarak tedavi edilir. Ayakta tedavi olacak hastaya uygulanan hizmetlerin girişi otomasyon sistemi üzerinden yapılır. Yatışı yapılan hasta için MEDULA sisteminden yatan hasta provizyonu alınır. Tedavisi süresince yapılan her türlü sağlık hizmeti sekreter tarafından HBYS’ye kayıt edilir. Tedavisi tamamlanan hastanın epikrizi hazırlanır, taburcu edilir ve MEDULA sistemine çıkış gönderilir. Ayakta ve yatarak tedavileri tamamlanan hastaların bilgileri HBYS üzerinden faturalama birimine gönderilir. Faturalama biriminde ayakta ve yatan hasta olmak üzere iki gruba ayrılır. Ayaktan Hasta: Ayaktan paket fiyat uygulaması, SUT listesinden hastane sınıfı seçilir ve ayaktan tedavi paket fiyatı belirlenir. Ayaktan paket dışı işlemlerin kontrolü yapılır. İlave olarak verilen hizmetler, işlemler listesinde paket dışında faturalandırılır. Aynı gün, birden fazla branşa ayaktan başvuru var ise; ilk başvuru paket fiyat, diğerleri normal poliklinik muayenesi bedeli olarak faturalandırılır. Aynı gün ilk başvuru ana branş, sonraki başvuru ilk başvurunun yan dalı ise ana branş normal poliklinik muayenesi bedeli olarak faturalandırılır. Aynı branşa 10 gün içerisinde ikinci defa başvurulduğunda ikinci başvuru için katkı ödemesi yapılmaz. Ancak ayaktan paket dışı işlemlerden biri var ise ilave olarak faturalandırılır. Sağlık raporu ile ayakta tedavide uygulanan hizmetler (fizik tedavi gibi), SUT ‘un paket fiyatlarından faturalandırılır. İşlemi tamamlanan fatura, kayıt işlemine geçilir. Evde sağlık hizmetlerinde ödemede ise Verilen sağlık hizmetleri SUT ‘ta belirtilen esaslara göre faturalandırılır.
Yatan hastalar için ödemeler şu şekilde yapılmaktadır. Epikriz incelendikten sonra tanı ve tedavinin uygunluğu, yapılmış ise cerrahi müdahale veya ameliyat bilgilerinin doğruluğu kontrol edilir. SUT’ da belirtilen ve faturalandırılamayan (hizmet, işlem, tetkik vs.) hizmetler kontrol edilir. İkinci ve üçüncü basamak sağlık kurumlarında yatarak verilen sağlık hizmetlerinin bedelleri SUT’ da yer alıyorsa teşhise uygun işlemler üzerinden ödeme yöntemi, yer almıyorsa hizmetler teker teker ödeme yöntemi ile fatura edilir. Yoğun bakım hastaları hizmet kontrolü, SUT’ da ilgili tedavi başlığı altındaki hükümlere göre yapılır. Tüm incelemeleri yapılan hizmetler MEDULA sistemine girişi yapılır. Fatura tutar oku işlemi gerçekleştirilir. Yatan hastanın işlemleri, SUT sözleşmeleri ve diğer ilgili mevzuatlarda belirlenen kurallara göre yapılmaktadır. Fatura kayıt yapılarak faturalandırma işlemi sonlandırılır.
Sosyal Güvenlik Kurumu’na Gönderilen Faturaların Kontrol Kriterleri; Hastaneler tarafından verilen sağlık hizmetlerinin, SUT ve diğer ilgili yönetmeliklerde belirtilen esaslara göre uygunluğu, Ek belge ve faturaların usulüne göre hazırlanıp hazırlanmadığı, gerekli belgelerin kontrollerinin temel amacı, uygun olanların ödenmesi olmayanların ise ödenmeme/kesinti kararlarının oluşturulmasıdır. Haksız kazanç, gelirlerin doğru kullanılması ve rekabetin önlenmesinin en alt düzeye indirilmesidir. Evrakların kontrolleri sırasında oluşan farklılıkların düzeltilmesi, kontrollerin hukuka uygun, verimli yapılması ve sonuçlandırılması, ödemelerin kısa sürede yapılması, faturalarda düzeltme yapılmamalı, hatalar için ek forum düzenlenmeli, kontrol edilen faturalar tasdik edilmeli ve epikrize yazılmayan hizmetler eklenmelidir.