Arşiv Depoları, Arşiv Malzemelerinin Korunması

Arşivlerde organizasyonların faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkmış ve işlem sürecini tamamlamış her türlü bilgi, belge, evrak, resim, plan, proje, harita, fotoğraf, film gibi dokümanlar yer almaktadır. Arşivler kurum ve kuruluşların bilgi deposudur. Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmaktır. Bunun içindir ki yapılan arşiv binaları ve depoları üç temel özelliği barındırmalıdır. Bunlar; maksimum yapı dayanıklılığı, fonksiyonel olması ve hizmete uygun kullanımıdır. Arşiv binasının aynı zamanda kötü çevre şartlarına, böceklere, kemiricilere, ani sıcaklık değişikliklerine, rutubete, yangına, sele, hırsızlık ve sabotaja karşı emniyet tedbirlerinin alınmış olması gerekmektedir.

Arşiv depolarını korumada dikkat edilmesi gereken hususlar ise bölgenin iklim şartları, yer seçimi, havalandırma, aydınlatma, odaların yeri, depo yerleri, drenaj, yangın, raf tertibatı, depolama, toz alma olarak sıralanabilir.

İnsanoğlu, birçok sebepten dolayı zamanla tahrip olan kâğıdı koruma amacıyla çeşitli çareler aramıştır . Koruma amaçlı kullanılan yöntemlere genel olarak konservasyon denir. Arşiv belgelerinin korunma yöntemlerinden önce tahrip nedenleri detaylı araştırılmalıdır ki buna yönelik konservasyon yöntemleri belirlenebilsin. Bu bağlamda; kâğıt eserlerde tahribat sebepleri üç başlıkta toplanabilir. Bunlar biyolojik tahribat, fiziksel tahribat ve kimyasal tahribattır.

Biyolojik tahribatın en önemli sebepleri mikroorganizmalar (bakteri ve mantarlar), kâğıt güveleri, kitap kurtları, kitap bitleri, hamam böcekleri, termitler ve kemirgenlerdir.

Fiziksel tahribat sebepleri sıcaklık ve nem, ışık, insan faktörü, yangın, su baskını ve doğal afetler sayılabilir.

Kimyasal tahribat sebepleri ise yapısal bileşenler, atmosferik kirleticiler, asidite olarak sıralanabilir.

Arşiv malzemesini bu tahribatlardan korumak için arşiv binaları dış ve iç girişleri, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik donanıma sahip olmalıdır. Arşiv binalarında dikkate alınması gereken en önemli husus, çatıların su geçirmez olmasıdır. Çatı, inşaat tekniğine uygun yapılmalı ve üzeri kiremit ile kaplanmalı, madeni çatı kaplamaları kullanılmamalıdır. Arşiv binalarının inşaatında, betonarme inşaat tarzı tercih edilmeli, rutubete ve sıcaklığa karşı duvar araları yalıtım sağlayan malzeme ile güçlendirilmelidir. Depo katları arasında tahliye merdivenleri yapılmalı, depolardan bu merdivenlere açılan, zemin kattan da dışarıya açılan dayanıklı kapılar konulmalıdır. İmar aşamasında ısıya dayanıklı kapı, döşeme ve duvarlar yapılarak yangın izolasyonu sağlanmalıdır. Arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması için gerekli klimatizasyon sistemi kurulmalıdır. Böylece neme, mantarlara ve sıcaklığa karşı korunması sağlanmış olur. Havalandırma mümkün olduğunca toz geçirmez olmalıdır. Havalandırmadan içeriye verilen taze hava filtrelenmelidir. Bez filtreler veya yağ filtreleri ihtiva eden toz separatörleri uygundur. Kükürt dioksit gibi asidik gazların içeriye girişi ise havanın saf su ile yıkanması veya bazik su püskürtme ile önlenebilir. Arşiv belgelerinin, güneşin ultraviyole ışınlarından korunması için depolara pencere konulmamalıdır.

Birçok mikroorganizma ve böceğin temel besin kaynağı olan kâğıt eserleri uygun koşullarda saklamak ve biyolojik tahribatın oluşumunu engellemek çok önemlidir. Bu amaçla eserlerin bulunduğu ortamın sıcaklığını 18– 20°C arasında ve bağıl nemi % 45 –55 arasında tutmak gerekmektedir. Arşiv deposuna gelen dokümantasyonlar dezenfekte edilmeden, depoya yerleştirilmemelidir. Eserlere dokunmadan önce eller yıkanmalı ya da pamuk eldiven kullanılmalıd ır. Arşiv depolarında bir şey yenilip içilmemelidir.

Ne yazık ki kâğıt eserlerdeki hasarların çoğunu insan kaynaklı tahribatlar oluşturmaktadır. Taşıma, depolama, kullanım aşamalarında ortaya çıkan dikkatsizlikler eserlere ciddi hasarlar vermektedir. Ayrıca kâğıt eserleri selobantlarla onarmak bunun yanı sıra eser üzerinde fosforlu kalem, tükenmez kalem, kullanmak vb. müdahaleler biyolojik ve kimyasal hasarlara yol açmaktadır.

Bilinçsizlik ve bilgisizlik arşiv malzemesi tahriplerinin en önemli iki nedenidir. Bu sebeple özellikle kâğıt eserlerle temas hâlindeki tüm personelin, eserlerin kullanımı, korunması, temizliği, taşınması vb. konularında bilgilendirilmesi gerekmektedir.