Arşivcilik, Arşiv Hizmetlerinin Planlanması

Arşivin kelime anlamı, belli bir konu üzerine biriktirilmiş yazılı belgeler olarak ifade edilmektedir. Arşivlerin kurulması, örgütlenmesi, hizmetlerin planlanması, belgelerin sınıflandırılması, kataloglanması, dosyalanması, kodlanması ve yararlanmaya sunulması gibi işlemlerin yapılmasına dayanılan temel bilimsel düşünce ve ilkelerin tamamına "arşivcilik" denir. Tıbbi arşivin en verimli ve kaliteli hizmet üretmeye yatkın örgütlenme şekli "merkezsel örgütlenme" modelidir. Bu sistem, dosyaların tek bir yerde tek bir düzen altında toplanması esasına dayanmaktadır. Böyle bir sistemde hedef kurumun tamamını kapsamaktadır. Bütün poliklinik, klinik, hasta kabul, istatistik, araştırma, vb. arşiv kullanıcılarından gelen bilgi, belge ya da dosya isteklerinin tek bir merkezden karşılanmasıdır. Ayrıca bu bilgi, belge ve dosyaların bir dosya sistemine göre düzenlenmesini, korunmasını ve sınıflandırılmasını merkezî tıbbi arşiv yapmakla yükümlüdür.

Dağınık örgütlenme modeli ise, her poliklinik ve klinik, kayıtlarını kendi bünyesi içerisinde toplar ve kendi sistemiyle hizmetlerini yürütmeye çalışır. Birimlerde oluşan küçük çaplı arşivler arasında çoğu zaman bir bağ yoktur. Karma örgütlenme modelinde; iki ana yöntemden biri tercih edilmek suretiyle, örgütlenmenin yapısı oluşturulur. Genellikle merkezsel örgütlenme asıl olarak kullanılmaktadır. Bazı bölümler, hizmetlerinin niteliği gereği hasta dosyalarını kendi bünyesinde toplamak zorunda kalırlar.

Dosyaların, arşiv örgütlenme yapısı içerisinde dolaşımı söz konusudur. Bu dolaşım hastane örgütü içinde bir döngü ve arşivin kendi içinde bir döngü şeklindedir. Bu döngüde hasta evrakları hastanın tekrar gelişinde o bilgilerin tekrar kullanılacağı varsayıldığından, düzenli bir dosya ödünç verme sisteminin oluşturulması zorunludur. Geleneksel arşivlemede, arşiv malzemeleri için kutu ve klasörler kullanılır. Kontrol edilerek gruplandırılan dosya ve belgeler kutulara ya da klasörlere konur ve saklanır. “Transfer kutuları” da denilen bu kutular içindeki malzemenin daha iyi muhafazası için kalın mukavva, tahta ve çelikten yapılmaktadır. Sanal arşivleme faaliyetlerinde CD-Rewriter (yeniden CD yazım) cihazları sıkça kullanılmaktadır. CD-Rewriter ile hazırlanan bir arşiv, her bilgisayarda bulunan CD okuyucular aracılığı ile okunabilir ve istenen her sistemde kullanılabilir. Ancak bu yöntem kusursuz değildir. Kullanılan ortam (media), her ne kadar manyetik ortamdan etkilenmiyor da olsa, fiziksel temas ile bozulabilir. CD- Rewriter'ların kapasitesi yaklaşık 680 MB’dır. Bu kapasite, günümüz için küçük kabul edilebilir. Ancak, ucuzluğu nedeniyle giderek daha çok tercih edilmektedir.

Ödünç verme sisteminde, arşivdeki bir dosya ya da belgeden faydalanmak için “Arşiv Malzemesi İstem Kartı" doldurularak görevliye verilir. Belge ya da dosyayı ödünç isteyen kişi tarafından imzalı olarak iki kopya hâlinde hazırlanır. Bu sayede arşiv görevlileri istenen malzemeyi vererek takibini yapar.

Arşiv giren evrak kayıt defteri: Arşivlere gelen her türlü evrakın giriş kaydı "Arşiv Giren Evrak Kayıt Defteri” ne yapılır.

Arşiv çıkan evrak kayıt defteri: Arşivden çıkan evrakın geri dönüşünü sağlamak ve verilen belgeleri takip etmek için arşiv çıkan evrak kayıt defteri kullanılır. Ayrıca arşivlerde zarar görmüş veya zarar görme ihtimali olan belgeler kontrol edilir, gerekiyorsa bunların kopyaları alınır.

Türkiye'de 3473 numaralı ve 19949 sayılı "Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik" de belirtilen ilkeler doğrultusunda ayıklama ve imha işlemleri yürütülmektedir.