Yazışma Teknikleri

İnsanlar arasındaki iletişim yazışmalar sayesinde kayıt altına alınmış olur. Yazışmalar sayesinde yıllar sonra bile, yapılan iletişimle ilgili bilgi sahibi olunur. İlişkilerin temelini ve kalıcı olmasını sağlayan yazılı iletişim duygu, düşünce, bilgi ve görüşlerin; konuşma, yazı, resimler ve diğer sembollerle karşılıklı aktarılmasıdır. Yazışmalar sayesinde insanlar arasındaki iletişim kayıt altına alınmış olur. Yazı belirli bir yapısal düzeyde, dile dair görsel işaretlerin kullanıldığı bir tür iletişim aracıdır. Arkeolojik bulgular ışığında Sümer yazı sistemi “bilinen” en eski yazı sistemidir. Medeniyetin temelini oluşturan yazı hakkındaki ilk buluntular, Mezopotamya’da yapılan kazılarda ortaya çıkarılmıştır.

Bu gün, Türklerle birlikte, dünyanın büyük çoğunluğunun kullandığı yazı “alfabe yazısı”dır. Türkler, bugüne kadar, çeşitli yazı şekilleri kullanmışlardır. 1928 yılından itibaren Türkiye’de de Latin alfabesinin kullanılmasına başlanmıştır. Yazışmaların nitel özelliklerini yazışma ilkeleri ile açıklamak daha doğru olacaktır. Etkili ve doğru bir yazının, öncelikle Türkçe dil bilgisi ve imla kurallarına uygun olması, anlatım ve içerik yönünden de anlaşılır ve açık olması gerekir. Her türlü yazı sade, yalın, öz ve kolay anlaşılır yazılmalıdır. İş yazılarında temel amaç, yazının imla kurallarına ve diğer şekil şartlarına uygun olarak yazılmasıdır. İmla kuralları bir dilin sözcüklerinin, yazılı ya da sözlü olarak kullanılmasında uyulması gereken kurallardır. Mesleki yazışmalarda imla ve noktalama kurallarının, edebî değerin dışında, formel bir önemi vardır. Yazışmalar; Resmî yazılar, iş yazıları (Ticari Yazışmalar) ve Özel yazılar olarak sınıflandırılabilir. Resmî yazışmaların diğer yazışmalara göre en önemli ve belirgin özelliği yukarıdan aşağıya belirli bir düzen ve kurallar disiplini içinde uygulanma zorunluluğu olmasıdır. Resmî veya özel kurumlara bir isteği iletmek amacıyla yazılan ve belli bir planı olan, kısa ve öz yazılar dilekçe olarak ifade edilir. Bir toplantıda yapılan konuşmaların, sunulan önerilerin, belirlenen sorunların, varılan kararların veya bir olayın meydana geliş biçiminin, sonuçlarının vb. resmi olarak yazıya geçirildiği yazılar tutanak olarak isimlendirilir. Bir kişinin vekil tayin ettiği bir başka kişinin vekâletini belgelendirmek için noter tarafından düzenlenip onaylanan belgeye vekâletname denir. Herhangi bir konu, olay veya sorunla ilgili olarak yapılan araştırma ve incelemenin sonuçlarını belirtmek, varılan sonuçlarla ilgili değerlendirmeyi bildirmek amacıyla yazılan yazılara rapor denir. Ticari işlemlerde anlaşmaya varmak, herhangi bir konuda diğer kişi veya kuruluşlara bilgi vermek, mesaj göndermek, ilişki kurmak için kurum ve kuruluşlar arasında yazılan mektuplara iş mektupları denir. İşletmelerin kendi iç bünyesinde meydana gelen bir olayı ya da değişikliği ilgililere duyurmak amacıyla yazılan mektuplara sirküler denir. Özel amaçlı mektuplar, tanışan kişiler arasında teşekkür, kutlama, geçmiş olsun dileklerini iletmek amacıyla yazılan yazılardır. Özel amaçla yazılan mektuplar, bir tek konu içerir ve bu nedenle kısa olurlar. Örgüt içi; bilgi sorma, bilgi verme, onaylama, fikir değişimi, toplantı talebi, toplantı tarihi değişimi gibi amaçlarla yazılan yazışmalara memorandum (hatırlatma) yazısı denir. Bir haberi veya mesajı, basın yoluyla duyurmak amacıyla hazırlanan yazılara ilan denir. Öz geçmiş, insanın hayatını, kabiliyetini, yeteneğini, iş yapma gücü ve tecrübelerini ortaya koyan bir belgedir. Yani insanın o güne kadar elde ettiği becerilerin özetidir. İş arama süreci birtakım görevlerin adım adım yerine getirilmesini gerektirir. Bunların başında iyi bir öz geçmiş yazmak gelir.