Dosyalama İşlemleri, Tanımlar ve Amaçlar

Dosyalama, kurumsal faaliyetlerin yürütülmesi sırasında giden yazıların ikinci suretlerini veya kopyalarını, gelen yazıların ise asıllarını bir düzen içinde saklama işlemidir.

Dosyalamanın amacı; evrakların arandıkları zaman kolaylıkla bulunmalarını sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesidir. Dosyalama, belge ve kayıt işlerinin daha düzenli, pratik ve kolay hâle getirilmesini sağlar. Kurumlar, dosyalama sayesinde faaliyetlerini ve faaliyetlerinin sonuçlarını kurumları yasal olarak denetlemekle görevli organlara karşı belgelendirebilir.

Dosya türleri: Daimi dosyalar, bekleme dosyaları, geçici dosyalar, kapsadığı evrakın özelliği sebebiyle bölümlenen dosyalar, karma ve iş dosyalarıdır.

Dosyalama araçları: Etkin bir dosyalama için “İyi işler iyi araçlarla yapılır” kuralı göz önünde bulundurulmalıdır.

Geleneksel dosyalama araçları: Dosya, klasör, dosya dolapları, kasalar, rehberler (seperaör), kavalyeler ve kalamazo olarak sıralanır.

Sanal dosyalama araçları: Bilgisayarlar, veri depolama araçları (hard disk, CDROM, DVD, CD-DA dijital ses, flash/USB disk, Compact Disc’ler), yazıcılar, çevrimiçi dosya paylaşım ortamları, multimedya uygulamaları, bilgisayarın donanım özellikleri ve belge yönetimi alanındaki programlardır.

Dosyalama süreci: Belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesinden başlayarak işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki aşamaları kapsar.

Dosyalama Sürecinin Aşamaları

Dosyalama sürecinin planlaması: Kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak bir dosyalama sistemi seçilerek dosya planı hazırlanır. Bir kurumda tutulan tüm dosyaların konularının herkesçe bilinmesini sağlayan, belli bir standarda göre dosya adlarının ve numaralarının bulunduğu listelere dosya planı denir.

Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması: Bu aşamada dosyalanması gerekmeyen belgeler kolaylıkla ayıklanır. Üzerine dosyalanabilir işareti konulan belgeler, belirli sınıflara göre sıralanır. Belgelerin sınıflandırması ve sıralanması kullanılan dosyalama sistemine göre değişmektedir.

Dosya açılması ve yerleştirme: Bir dosyanın açılabilmesi için aynı anda dosyaya girecek belge sayısının en az 5 olması gerektiği önerilmektedir. Bir dosya yaklaşık 80-100 belge almaktadır. Yerleştirme, belgelerin dosya planına göre dosyalara, klasörlere takılmasıdır. Yeni bir dosya açıldığı zaman dosyanın etiketlenerek kodlanması gerekir.

Etiket: Dosya etiketine fihrist kurallarına göre dosyanın başlığı, kodu ve konusu yazılır.

Kodlama: Bir belgenin hangi dosyaya konacağını belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti sonucunda ortaya çıkan kritere kod, bu kriteri belirleme işlemine ise kodlama denir. Kodlama; alfabetik kodlama, numerik kodlama ve alfa numerik kodlama olarak üç yöntemle yapılır.

Çapraz başvuru sistemi: Birden fazla dosya içinde olması gereken belgeler için çapraz başvuru sistemi oluşturulur. Belgenin konusu, ana dosyanın dışında başka dosyaları da ilgilendiriyorsa çapraz başvuru formunu düzenlemek için belgenin sağ üst köşesine X işareti konur. Bu işaret belgenin kopyalarının bulunduğu anlamına gelir.

Fihrist Hazırlanması: Fihrist, belgelerin hangi dosyaya konacağını gösterir. Açılan her dosya, dosya planında yer alan numarası ya da kodu ile fihriste kaydedilmelidir. Fihristler konulara, kişi ya da kurum adlarına ve coğrafik bölge temeline göre alfabetik olarak hazırlanabilir.

Dosyaların saklanması: Her dosyanın saklanma süresi ihtiyaca ve ilgili yasalara göre belirlenir.

Dosyalara erişilmesi / dosyaların kullanımı: Bu aşamada dosya isteme fişleri, imza formları, dosya izleme listesi, dışarıda kartları, dosya transfer fişleri ve dosya kayıt defteri kullanılır.

Dosyaların güncellenmesi: Dosyalar yasal gereklere, yönetsel gereklere ve yönetim ile ilgili kararlara dikkat edilerek periyodik olarak gözden geçirilmelidir.

Dosyaların imha edilmesi ya da arşivlenmesi: Belgeler belli aralıklarla ayıklama işlemine tabi tutularak arşiv belgesi, dosyada tutulacak belge ve saklanmasına gerek duyulmayan belge olarak ayrılır.

Etkin bir dosyalama sisteminin özellikleri: Basitlik, akla uygunluk, kullanışlılık, ekonomiklik, tutarlılık, transfer kolaylığı, esneklik ve dinamiklik olarak sıralanabilir.

Dosyalama siteminin seçilmesi: Seçilen dosyalama sistemi kurumun esas faaliyet alanına en uygun dosyalama sistemi olmalıdır. Bununla beraber aynı kurumda farklı faaliyet alanları için farklı dosyalama sistemleri seçilebilir.

Dosyalama Sistemleri

Alfabetik dosyalama sistemi: Dosyaların ve içindeki belgelerin A’dan Z’ye gruplandırılarak sıraya konmasıdır. Alfabetik dizin kişi isimleri, kurumların isimleri, bulundukları bölgeler, işin türü ve konuya göre yapılır.

Konulara göre dosyalama sistemi: Aynı konu ile ilgili bütün belgeler aynı dosyaya konur. Bu dosyalama sistemine tek konu-tek dosya tasnifi sistemi de denilmektedir. Konulara göre dosyalama sisteminde sözlük yöntemi ve ansiklopedik yöntem kullanılır.

Coğrafi konuma göre dosyalama sistemi: Kurumun iş ilişkisi içinde olduğu coğrafi bölgeler dikkate alınır. Coğrafi bölgeler ana gruplara ayrıldıktan sonra gerektiğinde 1. 2. ve 3. alt gruplara (illere, ilçelere, semtlere) ayrılabilir.

Kronolojik dosyalama sistemi: Dosyaların tarihleri esas alınır. Bu sistem tek başına kullanılamaz.

Karma dosyalama sistemi: Dosyalamada ana grupların ve alt grupların belirlenmesinde birbirine uygun ve kurumun gereksinimlerini karşılayan dosyalama sistemlerinden iki ya da üç tanesi bir arada kullanılır.

Numerik dosyalama sistemi: Rehber ve kavalyelere numaralar yazılır. Numaralar tek başına bir dosyanın neyle ilgili olduğunu gösteremediği için bu sistemde fihristlere ihtiyaç vardır. Bu nedenle numerik dosyalama sistemi dolaylı erişimli sistem olarak adlandırılır. Numerik dosyalama sistemi sıra numaralı/serial, desimal/onlu, ortadaki asal sayıya göre ve sondaki asal sayıya göre dosyalama sistemi olmak üzere dört grupta ele alınmaktadır.

Elektronik dosyalama sistemi: Kurumda kağıtlar üzerinde kullanılan sistem ne olursa olsun dosyalama işinin aynı zamanda bilgisayar ortamında yapıldığı bir dosyalama sistemidir. Elektronik dosyalama siteminin otomatik dosyalama, otomatik arama ve otomatik faks dosyalama gibi özellikleri vardır.