Satın Alma ve Tedarik Zinciri Yönetimi

Satın Alma ve Satın Alma Yönetimi

İşletmelerin müşteri ihtiyaçlarını karşılaması süreci, üretim sisteminin ihtiyaç duyduğu hammadde, yardımcı malzeme, mamul ve hizmetlerin yeter miktar, nitelik ve uygun fiyatla temin edilmesi ile başlamaktadır. Satın alma, bahsi geçen temin işlemini gerçekleştiren stratejik öneme sahip bir işletme fonksiyonudur. Satın alma; malzemelerin doğru kalitede, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru fiyatla ve doğru kaynaktan sağlanmasıdır.

Satın Almanın Önemi

İşletmeler faaliyetlerini gerçekleştirmek için öncelikle girdilere ihtiyaç duyarlar. Satın alma girdilerin temin edilmesi dolayısıyla işletme faaliyetlerinin başlatılması için gereklidir. İşletmeler doğru satın alma ile maliyetleri düşürebildiği oranda, pazarda daha esnek hareket edebilmekte ve rakip firmalara karşı üstünlük sağlayabilmektedir.

Satın Almanın Amacı

Satın alma; işletme beklentilerini karşılayacak ürünlerin doğru kaynaklardan, doğru kalitede, doğru miktarda, doğru fiyat ve doğru zamanda temin edilmesini amaçlar. Tüm bu unsurların aynı anda doğru şekilde gerçekleştirilmesi satın alma başarısı açısından önem arz etmektedir.

Satın Alma Süreci

Satın alma süreci, bir birbirini tamamlayan bir dizi faaliyetten oluşmaktadır. Her bir faaliyetin başarısı bir sonraki faaliyetin başarısını etkileyeceğinden, süreç içi bütünlüğün sağlanması önemlidir.

İhtiyacın ortaya çıkması: İşletmedeki diğer bölümler kendi faaliyet planları doğrultusunda hangi kaynaklara ne zaman ihtiyaç duyacaklarını önceden bilmektedir.

İhtiyacın özelliklerinin belirlenmesi: Özellikler; kalite, miktar, teslimat zamanı, garanti, fiyat ve ödeme bilgilerini içermelidir.

Tedarikçilerin belirlenmesi, değerlendirilmesi ve seçilmesi: Belirlenen özelliklerde ürün temin etmek için ya mevcut tedarikçiler ya da yeni tedarikçiler arasından seçim yapılmalıdır.

Sözleşmenin hazırlanması ve şartların belirlenmesi: Sözleşme temel olarak kalite, miktar, teslimat zamanı, fiyat ve ödeme ile ilgili bilgilerini içermelidir.

Siparişin hazırlanması: Sipariş formunda daha önce yapılan sözleşmeye uygun şekilde sipariş numarası ve tarihi, tedarikçi, ürün, fiyat, ödeme ve teslimat bilgileri bulunmalıdır.

Siparişin izlenmesi: İzleme esnasında tedarikçinin sözleşme şartlarına uygun şekilde davranıp davranmadığı, zamanında teslimatı gerçekleştirip gerçekleştiremeyeceği araştırılır.

Mal kabul ve kalite kontrol: Mal kabulü için gözlem, örneklem, %100 muayene, %100’den fazla muayene veya istatistiki hesaplamalar gibi kalite kontrol yöntemleri uygulanabilir.

Ödemenin gerçekleşmesi: Mal kabulü şartlara uygun şekilde gerçekleştikten sonra, satın alma bölümü muhasebe bölümüne ödeme için talimat vermelidir.

Kayıtların düzenlenmesi: Tedarik süreci tamamlandıktan sonra, satın alma bölümü ve diğer ilgili bölümler sürece ilişkin tüm bilgileri kayıt altına alarak dijital ortama aktarmalıdır.

Satın Alma Bölümünün Diğer Bölümlerle İlişkisi

Satın alma bölümü faaliyetlerini gerçekleştirebilmek için işletmelerde birçok bölüm ile birlikte çalışmaktadır.

Satın Alma ve Üst Yönetim: Satın alma bölümünü sürekli izleyerek planlara uygun hareket edilmesini sağlamak üst yönetimin sorumluluğundadır.

Satın Alma ve Üretim Bölümü: Satın alma ve üretim bölümlerinin koordinasyonu üretim sisteminin devamlılığın sağlanmasında hayati önem taşımaktadır.

Satın Alma ve Pazarlama Bölümü: Pazarlama bölümünden gelen bilgiler doğrultusunda satın alma bölümü ihtiyaç duyulan malzemeleri en uygun fiyattan almaya çalışarak işletmenin kârlılığın arttırılmasına katkı sağlamaktadır.

Satın Alma ve Kalite Kontrol Bölümü: Kalite kontrol bölümü, tedarikçilerden temin edilen ürünleri mal kabul aşamasında kontrol ederek istenen standartlara uygun ürünlerin temin edilmesini sağlar.

Satın Alma ve Lojistik Bölümü: Satın alma ve lojistik bölümleri işletmenin ihtiyaç duyduğu kaynakları kesintisiz bir şekilde temin edebilmesi için birlikte çalışmalıdırlar.

Satın Alma ve Finans Bölümü: Satın alma bölümü satın alma planları dahilinde ihtiyaç duyulan fonlar hakkında finans bölümünü sürekli bilgilendirmelidir.

Satın Alma ve Tedarik Zinciri Yönetimi

Tedarik zinciri yönetimi sadece birinci sıra tedarikçilerle değil, tedarikçilerin tedarikçileri ile olan ilişkilerinin de yönetilmesine odaklanarak stratejik ortaklıklar geliştirmeye çalışmaktadır.

Mal ve Hizmet Satın Alma Faaliyetleri

İşletmeler ihtiyaçlarını karşılamak üzere birçok farklı nitelikte malzeme ve hizmet satın almaktadır.

Hammadde: Hammadde, doğadan elde edilen ve mal üretiminde kullanılan maddelerin işlenmemiş doğal hali olarak tanımlanabilir.

Yarı Mamuller ve Bileşenler: Yarı mamuller ve bileşenler; tedarikçi tarafından işlemden geçirilmiş, kimyasal ve/veya fiziksel özellikleri değiştirilmiş, alıcı işletmenin nihai ürününün bir parçası olarak ürüne doğrudan eklenen malzemelerdir.

Bitmiş Ürünler: Bitmiş ürünler, işletme içinde doğrudan kullanmak veya üzerinde herhangi bir işlem yapmadan müşteriye satmak amacıyla alınan malzemelerdir.

Bakım, Onarım ve İşletme Malzemeleri: Bakım, onarım ve işletme malzemeleri, üretilen ürünün bir parçası olmayan ancak işletmenin üretim faaliyetlerini sürdürebilmesi için gerekli olan teknik donanımların çalışır halde tutulması için kullanılan malzemelerdir.

Üretim Destek Malzemeleri: Üretim destek malzemeleri, nihai ürünün bir parçası olmayan ancak nihai ürünün depolanmasında ve sevkiyatında kullanılan malzemelerdir.

Hizmet: İşletmeler kendi yetkinlikleri dışında kalan ve ihtiyaç duydukları hizmetleri kendileri üretmek yerine dış kaynaklardan satın almaktadır.

Yatırım Malzemeleri: Yatırım malzemeleri, uzun süreli amortismana tabi olan duran varlıklardır.