Kurum İçi İletişim

Günümüzde zaman zaman çalışanlarla iletişim olarak da ifade edilen “iç iletişim ” kurumun etkinliği ve verimliliği açısından önem arz eder. Birçok kurumda çalışanlar önemli kamuoyu olarak düşünülürler. Kurumlar giderek artan bir şekilde çalışanlarla karşılıklı memnuniyete dayalı uzun vadeli ilişkiler kurmanın değerinin farkına varmaktadırlar. Kurum içi iletişim, kurumun amaçlarını gerçekleştirmek ve işleyişini sağlamak için kurumu meydana getiren birimler arasında girişilen bilgi alışverişi veya birimler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasını sağlayan toplumsal bir süreç olarak tanımlanabilir. İletişim, örgütün en önemli özelliği sayılan devamlılık, bütünlük ve sosyal ilişkiler açısından vazgeçilmezdir .Smith, kurum içindeki iletişimin iyileştirilmesinin önemini aşağıdaki nedenlere dayandırmaktadır.

Yanlış anlaşılmalar en az düzeye iner (sağlıklı yönetim ve çalışan ilişkisi).

Görev sınırları netleşir.

Geri bildirim kolaylaşır.

Çalışanların kurum amaç ve değerleriyle özdeşleşmesi kolaylaşır ve değişime ayak uydurulur.

Çalışanlar kararlara katılır ve problemlerin çözümü kolaylaşır. İç iletişim; kısa hatırlatma notları, raporlar, öneriler, toplantılar, sözlü sunumlar, konuşmalar, kişiler arası ve telefonla yapılan görüşmeler gibi yazılı ve sözlü kanallar aracılığıyla yapılır.

Kurum içi iletişim, kurum faaliyetlerinin en önemli parçasıdır. İletişim, kurumun içinde veya dışında iş akışını düzenleyen, karar verme, planlama, örgütleme, yöneltme, koordine etme, değerlendirme ve yetkilendirme gibi tüm yönetim fonksiyonlarının yanı sıra, ekip çalışması, yönetim ve liderlik, işe alma ve yerleştirme, eğitim ihtiyaçlarının karşılanmasında da etkili olan: birimleri, grupları ve üyeleri kurumun amaçlarına yönlendiren önemli bir fonksiyon niteliğindedir. Kurum içi iletişime özellikle gereksinim duyulan noktalar, amaçların yerleştirilmesi, amaçlara ulaşmak için planlar geliştirmek, insan kaynaklarını organize etmek, moral ve motivasyon kazandırmak, iş doyumunu sağlamak, kurumsal bağlılık ve kurumsal etkinlik üzerinde yoğunlaşır.

Kurum içi iletişimin bilgi sağlama işlevi, etkileme ve ikna etme işlevi, emredici ve öğretici iletişim kurma İşlevi, birleştirme ve eş güdüm sağlama işlevi gibi dört önemli işlevi vardır. Kurumsal işleyiş içerisinde iletişimin, söz konusu işlevleri ve amaçları yerine getirilirken, kurumun büyüklüğü ve fiziksel yapısı, statü farklılıkları, aşırı hiyerarşik yapı, rol ilişkileri, algılama farklılıkları, aşırı bilgi yüklemesi, süzgeçleme ve mesajdan kaynaklanan çeşitli engeller söz konusu olmaktadır. Biçimsel kanallar ,dört grupta toplanabilir. Birincisi, yukarıdan aşağıya olan iletişim kanallarıdır. Bunlar, emir ve talimatları, kurum prosedürleri ve politikaları ile kurum amaçlarını kapsar. İkincisi, aşağıdan yukarıya iletişim kanalları, verilen görevlere ilişkin durum raporları, karar almada etkili olacak konular, kurumun gelişmesine yönelik önerilerden oluşur. Üçüncüsü, yatay iletişim kanalları, kurumun eş güdümünün sağlanmasına yardımcı olur. Dördüncüsü, çapraz iletişim kanalları, kurumsal koordinasyon, birimlerin katılımına yardımcı olur.

Kurum içi iletişimde iletişimin devamlılığını ve akışını sağlayan pek çok iletişim aracı kullanılmaktadır. Bu araçların kullanımında esas olan ise araçların iletişimin kalitesini artıracak niteliğe sahip olmalarıdır. Bir başka ifadeyle, iletişimi açık, anlaşılır ve en doğru zamanlama ile sürdürebilir kılmalarıdır. Bu bağlamda, kurum içi iletişim araçları kullanım araç ve yöntemlerine göre tek yönlü ( süreli yayınlar, dilek ve öneri kutuları, hizmet içi eğitim seminerleri ve konferanslar, internet ve intranet) ve çift yönlü (danışma büroları, yönetici ziyaretleri, kurum -çalışan -aile iletişimi, toplantılar ve yüz yüze görüşme) iletişim araçları olarak iki grupta toplanmaktadırlar.