Spor Tesislerinde Etkinlik Yönetim

Etkinlik

İnsanlar yaşamlarında önemli hissettikleri olayları özellikli kılmak üzere kutlamaya gereksinim duymakta, dostluk bağlarının güçlendirilmesine, vakit geçirmeye, rahatlamaya ve mutluluğa dayalı etkinlikler kamu ya da özel sektörlerce yapılmaktadır.

Temelinde boş zaman aktivitelerini değerlendirmek olan etkinlik kavramı, “event” kelimesinin karşılığı olarak kullanılmakta; yaşamsal bir ihtiyaçtan sonra kalan boş zamanda gerçekleşen, alışılandan farklı kültürel katılım veya organizasyonlar olarak nitelenebilmektedir. Etkinlik kavramı Chambers Sözlüğünde; herhangi bir olayın meydana gelmesi sonucu hatırda kalınacak bir olayın gerçekleşmesi; bir programdaki sunum (spor gibi); özel bir yerde organize edilen faaliyet (satış artırma veya yardım toplama gibi) olarak tanımlanmaktadır.

Etkinlik Türleri

Etkinlikler büyüklük ve kapsamlarına göre dört grup hâlinde değerlendirilebilir. Bu noktada söz konusu büyüklük ve kapsam sadece coğrafi genişlik ile değerlendirilmemeli, katılımcı sayısı, medyanın takibi, altyapı, harcanan sayı ve faydaları da değerlendirmeye dâhil edilmelidir. Ölçeklerine göre etkinlikler Yerel, Bölgesel, Marka Özellikli, Mega olarak sınıflanmaktadır.

Mega Spor Etkinlikleri: katılımcı sayısının fazlalığı ve geniş çaplı bir organizasyon gerektiren etkinliklerdir. Mega etkinlikleri çok sayıda katılımcı içermesi ve ulusal veya uluslararası bazda yankı uyandırması ile ayırt edicidir.

Markalaşmış Spor Etkinlikleri (Hallmark): Periyodik olarak her yıl bir kez gerçekleşen ve yer adı ile tanınan ve özdeşleşen sınırlı süreli bir spor etkinliğidir.

Büyük (Majör) Etkinlikler: Tanıtım ve reklam, medya ilgisi, ziyaretçi sayısı ve ekonomik faydaları ile ön plana çıkan etkinliklerdir. Diğer etkinlikler kadar olmasa da kitleler üzerinde bıraktığı etki hiç küçümsenmeyecek düzeydedir. Uluslararası seviyede yürütülen birçok spor organizasyonunu bu noktada büyük etkinlikler üst başlığında değerlendirmek mümkündür.

Yerel Etkinlikler: Yerel etkinlikler diğer etkinlik türlerine göre daha küçük bölgelerde yapılır. Dolayısıyla minör etkinlikler olarak da bilinmektedir. Bir ülkenin kültürel özelliklerini bünyesinde barındıran veya dar bir coğrafyada vücut bulan tüm etkinlikler bu kategoride değerlendirilir.

Etkinlik Yönetimi

Etkinlik yönetimi sosyal, kültürel, ya da kurum amacını geliştirmek gayesi ile açığa çıkarılan, ritüelleri, sunumu, içeriğindeki performansı, ödül törenleri önceden tasarlanmış uygulamalardır.

Yabancı literatürde “event management” ismi ile anlamlandırılan etkinlik yönetimi başlangıçta halkla ilişkiler adı altında faaliyetlerini sürdüren bir uygulama iken artık ayrı bir iş kolu olmuştur.

Spor Tesislerinde Etkinlik Yönetimi

Etkinliksiz spor tesisi olamaz. Çünkü etkinlik olarak ifade edilen spor programını hazırlamak ve sunmak spor tesisi işletmesinin temel görevi ve amacıdır. Nitekim büyük etkinliklerden rekreasyonel amaçlı yapılan boş zaman etkinlikleri açık veya kapalı spor tesislerinde gerçekleştirilmektedir. Sportif etkinlikler insanların bilişsel, duyuşsal ve psikomotor gelişimleri için fayda sağlamak ile beraber toplumsallaşmanın da bir aracı olarak görülmektedir.

Spor Hizmet Sistemi İçerisinde Spor Etkinlikleri

Profesyonel veya amatör spor etkinlikleri,

Kapalı alan veya açık alan (spesifik yer ihtiyacı olan farklı diğer etkinlikler) etkinlikleri,

Düzenli olarak tekrarlanan (lig maçları, şampiyonluklar) veya tek seferlik düzenlenen etkinlikler (sergi veya dostluk maçları),

Alanına göre yerel, bölgesel, ulusal ve uluslararası sportif etkinlikler,

Seyirciler, katılımcılar için veya her ikisi için düzenlenen spor etkinlikleri,

Spor festivalleri (spor kutlamaları, sıklıkla gençler için, birçok farklı spor karşılaşmasının yapıldığı karşılaşmalar) tekli veya çoklu spor etkinlikleri, olarak farklı türlerde sınıflandırılmıştır.

Etkinliklerin gerçekleştirildiği bölge ve bölgede yaşayan halk kitleleri üzerinde birçok etkisi bulunmaktadır. Bunlar; fiziksel, ekonomik, turizm, sosyo-kültürel, psikolojik ve politik etkileridir.

Spor Tesislerinde Etkinlik Yönetimi Aşamaları

Etkinlik Planlanması

Spor hizmet işletmelerinde ve spor tesislerinde etkinlik planlama süreci, etkinlik yöneticileri tarafından etkinlik yapma kararı ile başlayıp, uygulama sonrası değerlendirme süreci dâhil tüm aşamaların detaylandırılarak kavramsallaştırılmasıdır.

Etkinliğin Uygulanma Aşaması

Ekinliklerin planlanma ve koordinasyon faaliyetlerinin tamamlanmasından sonra, bu etkinliklerin gerçekleştirileceği zaman dilimine gelinir. Spor etkinlikleri aktif ve pasif katılımcılar ve seyirci kitlesinin fazla olması nedeniyle etkinlik esnasında katılımcıların davranışlarının ve hareketlerinin düzenlenmesi ve kontrol edilmesi kargaşa ve düzensizlik yaşanmaması açısından dikkat edilmesi gereken önemli bir husustur.

Etkinliğin Değerlendirilmesi

Etkinlik tamamlandıktan sonra yönetim açısından önemli olan bir diğer konu etkinliğin değerlendirilme aşamasıdır. Değerlendirme etkinliklerin amaçlara ulaşmadaki başarısı, olumsuzluklar, oluşan riskler ve sonra yapılacak etkinliklerin başarısı için gerçekleştirilir.

Etkinlik süreci boyunca elde edilen değerlendirme verileri, etkinlik süreci ile ilgili tüm bilgileri gösterir. Bu bilgiler doğrultusunda etkinlik programları gözden geçirilerek geliştirilebilir, yapılacak olan etkinliklerin zaman, enerji ve maliyet tasarrufu daha iyi bir şekilde organize edilebilir.