Spor Organizasyonlarında İdari Hizmetler

İnsan Kaynakları Departmanı

Yönetim bilimi temel olarak hammadde, insan, yer, zaman ve para kaynaklarını kullanarak amacını gerçekleştirmeye çalışır. Bir spor organizasyonunda en önemli kaynak yönetimi ve planlaması olarak insan faktörü yer alır. Bu duruma istinaden insan kaynakları departmanının bulunduğu organizasyon içerisindeki misyon ve vizyonunu belirlerken temel odak noktası olarak insanı ele almalıdır. Organizasyonun sağlıklı bir şekilde yürütülebilmesi adına; insan kaynaklarının ihtiyaçlarını analiz edip, mevcut veya sonradan oluşabilecek problemi giderip onlardan maksimum düzeyde verim alınabilmesi uygun çalışma ortamının sağlanması gerekmektedir.

Sözleşmeli Personel: Organizasyon yapısındaki ihtiyaç olan insan kaynağına yönelik ayrılmış ücret politikaları da dikkate alınarak iş gücü temini yapılır. İş ilanı, başvuruların değerlendirmesi ve nihai seçim kararının verilmesinden sonra; organizasyon süresi ve yapısı göz önünde bulundurularak o süre boyunca belirlenen işleri yapmak adına sözleşme imzalan personele sözleşmeli personel denir. Büyük spor organizasyonlarında görev alabilecek personelin yapısı ve özellikleri aşağıda belirtilmiştir.

Görevlendirmeli Personel: Herhangi bir kamu kurum veya kuruluşunda çalışan ve organizasyon yapısı içerisinde katkısı olabileceği düşünülen bireyin, ilgili makamlardan talep edip onayı alınarak; organizasyon yapısı içinde çalıştırılan personele görevlendirmeli personel denir. Bu özellikte bir personelin zaten özlük hakkı diğer kamu kurum veya kuruluşları tarafından karşılandığı için ekonomik olarak da uygun bir seçimdir.

Hizmet Alımı Personeli: Organizasyon yapısı içerisinde çeşitli iş gruplarında çalışmak adına uzmanlaşmış şirketler üzerinden hizmet alımı için anlaşmalar yapılabilmektedir. Organizasyon komitesi catering, güvenlik veya temizlik gibi işlerin yerine getirilmesi adına ihtiyaç duyulan kişi sayısı ve niteliğine göre firmalarla ihale üzerinde anlaşmalara yapmaktadırlar. Organizasyon komitesinin hizmet alımı bedelini ödeyerek faydalandığı çalışanlarına hizmet alımı personeli denir. Ücretleri ve sosyal güvenceleri hizmet alımı yapılan firma tarafından karşılanır.

Gönüllü -Fahri Personel: Bir spor organizasyonunun belki de hiyerarşik olarak en alt kademesinde olan ama organizasyonun görünen yüzü olan en önemli çalışanlarıdır. Spor oyunlarının ruhunda olan barış, kardeşlik, sevgi ve hoşgörü gibi değerler çerçevesinde toplumun diğer bireylerini de organizasyona dahil edebilmenin bir yoludur. Herhangi bir ücret almadan ilgili komitenin görevlendirilmesine istinaden tamamen gönüllülük esasına dayalı çalışan personele gönüllü -fahri personel denir.

Finans Departmanı

Koordinatörlük yapısının ve içerisinde yer alan departmanların ihtiyacı olan her türlü taleplerin toplanması, piyasa araştırması ile en uygun ve en kaliteli mal ve hizmet alımı işlerinin yapılması amacıyla fizibilitesini yapmak ve uygulamak adına yetkili departmandır.

Strateji Biriminin Görev ve Sorumlulukları: Organizasyon süresi boyunca zaman dilimine göre bütçe hesaplamaları yapmak, Departmanların bütçeleme hesaplarını yapmak, Mali işlerde diğer departmanlarla üst kurullar arasındaki finans olaylarını koordine etmektir.

İdari İşler Biriminin Görev ve Sorumlulukları: Organizasyonu düzenlemekteki hedefler ve amaçlar doğrultusunda misyon, vizyon kavramlarının oluşturulmasını ve duyurulmasını sağlamak, Tüm organizasyon süresi boyunca resmi bir bilgi paylaşabilecek sosyal bir platform oluşturmak (web sitesi ve popüler sosyal medya uygulamaları (instagram, twitter, facebook vb.), Çalışanların yemek, servis, konaklama gibi ihtiyaçlarının karşılanmasını organize etmektir.

İdari İşler Biriminin Görev ve Sorumlulukları: Satın alma birimi tüm organizasyonda yer alan giderler ve harcamaları birim bazında toplayıp gerçekleştirmekle yükümlüdür. Bunun yapılma sebebi birimler arasında bir koordinasyon olmaması ve satın almaların tek birimden yapılmaması durumunda tekrar eden satın almalar veya kiralamalarla karşılaşıla bilinmesidir.

Pazarlama Departmanı

Pazarlama departmanının temel görevi ulusal ve uluslararası kamuoyunda oyunlara karşı bireylerin bakış açılarını olumlu etkilemek ve oyunların seyredilebilirligini, takip edilebilirliğini arttırmak adına çalışmalar yapmaktır. Kısacası imaj değeri oluşturup bundan maddi ve manevi olarak yararlanmaktır. Pazarlama departmanı yapısı oluşturulurken sponsorluk, imaj ve etkinlik yönetimi alanında alt birimler oluşturmalıdır. Bu birimler birbirleri arasında koordineli bir şekilde çalışmalıdır. Bu noktada ulusal veya uluslararası tanınmış firmalar ile çalışmalıdır. Aynı zamanda oluşturulan pazarlama, imaj ve etkinlik yönetimi alt birimlerinde deneyimli ve sporun kendine özgü iç dinamiklerini bilen bireyler istihdam edilmelidir. Tasarlanan görsellerin üretilmesi ve konumlandırılması adına ya da tasarlanan her türlü malzeme veya eşyaların üretilmesi için yüklenici firmalardan destek alınmalıdır.

Güvenlik Departmanı

Büyük spor organizasyonları çapı ve ulaştığı kitle düşünüldüğünde birçok sponsor ve seyirciyi çekse de olumsuz olarak da kötü niyetli insanların (cinayet, cinsel saldırı, yaralama vb) ve oyunları dünyaca ses getirici bir eylem olarak düşünen terör gruplarının iştahını kabartmaktadır. Aynı zamanda oyunlar sebebiyle bir araya gelen birçok yerli ve yabancı katılımcı ekonomik içerikli (hırsızlık, gasp, dolandırıcılık vb.) suçlara da zemin hazırlamaktadır. Ülkenin itibarı ve insanların güvenliği adına oluşabilecek tehditler için önlem almak gerekmektedir. Aynı zamanda oyunlara adaylık başvuruları değerlendirirken de en önemli kriterlerden biri güvenliktir. Bu noktada niteliklerine göre ülkedeki suç oranları ve terör faaliyetlerinin varlığı dikkate alınmaktadır. Bu tip bir koruma sadece özel güvenlik personeliyle sağlanamayacağı için devletin resmi kolluk kuvvetlerinden yardım alınmalıdır.