Genel Değerlendirme ve Final Raporu

Spor organizasyonları başlangıç ve bitiş tarihleri belli olan etkinliklerdir. Bitim tarihi itibariyle organizasyonun geneli ile ilgili bir değerlendirme çalışması yapılır. Bu işlem, ev sahibi ülkeyi ve organizasyon komitesini girdilerle çıktıları kıyaslayabilecekleri rasyonel bir sonuca ulaştıracaktır. Değerlendirme aşaması, sportif başarı ya da imaj algısının yanı sıra daha çok organizasyonel başarı düzeyini ele alır. Çünkü sportif başarı için geçmişten gelen bir altyapı ve birbirini takip eden bir çok yarışma silsilesinde başarılı olma ön şartı gerekir ve organizasyonda alınacak madalya sayısını ölçmek kolay olsa da sonuçlarını değerlendirmek zordur. Diğer taraftan yaratılan imaj algısını ulusal düzeyde ölçmek nispeten kolay olmasına rağmen uluslararası imajın algı düzeyini ölçmek kısa sürede mümkün olamamaktadır. Dolayısıyla değerlendirme aşaması organizasyonel başarı değerlendirmesi üzerine yoğunlaşmaktadır.

Değerlendirme Kavramı

Değerlendirme, kontrol ve denetleme süreçlerinde yapılan ölçümlemelerin ölçülen nitelik ya da nicelik hakkında anlamlandırma, yordama ve bir sonuca varma durumudur. Başka bir deyişle değerlendirme, bir işin planlama aşamasıyla uygulama aşaması arasındaki uyumluluk düzeyini ifade eder. Kontrol ve denetleme süreçleri niceliksel olarak değerlendirebileceği gibi niteliksel olarak da ele alınabilir. Esas olan yapılan planlarla gerçekleştirilen işlerin birbiri ile örtüşme oranıdır. Planlama aşamasında sırasıyla; İşin temel bileşenleri belirlenir. Bileşenler doğru sırayla listelenir. Listelenen işler için uygun bir işbölümü yapılır. Ve planlar uygulanır.

Spor organizasyonlarındaki değerlendirme süreci temel olarak 3 aşamadan oluşur.

Kontrol Aşaması

Kontrol faaliyetleri, yetkiler, yetki paylaşımı, yetki devri ve onay prosedürleri, görev tanımları ve paylaşımı kaynaklara ve kayıtlara erişim yetkisi, protokoller, anlaşılmış metinler, iş bitirme başarısı, ile ilgili süreçler ve tüm bunların gözlemlenebilmesi gibi eylemlerden oluşur.

Denetleme Aşaması

Denetleme, bir organizasyonun süreçlerinin önceden belirlenmiş esaslara ve kriterlere ne düzeyde uygun olup olmadığının belirlemek, uygunluk düzeyini araştırmak ve sonuçları gerek organizasyon yöneticilerine gerekse organizasyonu sübvanse eden üst kurullara bildirmek amacıyla tarafsızca toplanan kanıtlarla sistematik bir derleme yapma sürecidir. Kontrol ve denetleme eylemleri birebirlerine yakın kavramlar olmasına karşın aralarında küçük nüanslar vardır.

Değerlendirme

Değerlendirme, kontrol ve denetimler sonrasında edinilen bilgi, belge, delil vb. tüm verilerin anlamlandırıldığı aşamadır. Değerlendirme işlevi hazırlık aşamasında dönemsel olarak kısmen yapılabilir ancak nihai değerlendirme tüm kontrol ve denetlemeleri bittiğinde organizasyon sonunda yapılır. Değerlendirme aşamasında Genel Koordinatör, yardımcıları ve departman yöneticilerinin oluşturduğu yönetim kurulu toplantılarıyla yapılması en ideal olandır. Her değerlendirme toplantısında raportörler yarımıyla niceliksel ya da niteliksek tüm değerlendirmeler yazılı hale getirilir.

Final Raporu

Final Raporu, oyunlara adaylık sürecinden başlayarak hazırlık aşaması, gerçekleştirilmesi ve sonuçlandırılması ile ilgili, olimpik tüzüğe göre hazırlanması ve sunulması zorunlu olan detaylı bir rapordur. Bu rapor içerisinde tüm departmanlara ait planlar, uygulamalar ve değerlendirme raporları yer alır. Raporun amacı, organizasyon komitesinin yaptığı doğru ve başarılı işlerin yanı sıra eksik ya da hatalı işlerin de belirlenmesidir. Bu, bir sonraki organizasyon için referans değer kabul edilir. Rapor, oyunların bitiminden sonra her departmandan alınan sonuç raporlarının değerlendirilmesi, doğrulanması ve koordinatörlükçe kitap halinde basılı hale getirilmesinden ibarettir. Raporun daha önceden belirlenmiş bir formatı yoktur. Ev sahibi organizasyon komitesinin sunum şekline göre belirlenebilir.

Olimpik Müze / Oyunlar Mirası

Organizasyon komitesi, düzenlenen oyunlarla ilgili hatıratları sergileyebileceği bir müze yeri planlaması yapmalıdır. Bu müze yeri oyunlar sonrasında değil organizasyonel çalışmalarının başlangıcında planlanmalıdır. Çünkü başından beri yapılan tüm çalışmalar, etkinlikler ve hatıra niteliği taşıyabilecek her şeyin bir örneği müzede sergilenmelidir.