Sosyal Hizmet Alanlarında Proje Yönetimi
Proje, belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğudur [1].
Bir eylemin proje olabilmesi için, proje fikrinin geliştirilmesi gerekmektedir. Bunun yanında projenin;
- Yaklaşımı, amacı, içeriği, yönetimi,
- Sorumlusu / yürütücüsü,
- Süresi,
- Planı, faaliyetleri,
- Sonuçları, ürünleri, etkileri,
- Kaynakları, bütçesi,
- Bitişi ve değerlendirilmesi,
- İşler hâline getirilmiş olması gerekmektedir [3].
Her ne kadar projeler belirli ortak özelliklere sahip olsa da çeşitli açılardan birbirlerinden farklı özellikler taşırlar. Bu özellikleri projelerin türlerine, sürelerine ve boyutuna göre açıklamak mümkündür. Türlerine göre projeler, bilimsel projeler, araştırma projeleri, mesleki eğitim projeleri, mimarlık/mühendislik projeleri, sosyal projeler, ulusal/uluslararası projeler, destekleme/geliştirme projeleri, kültür/sanat/spor projeleri, öğrenci projeleri olarak tanımlamak mümkündür. Sürelerine göre projeleri kısa, orta ve uzun vadeli projeler, boyutuna göre küçük ölçekli projeler olarak adlandırılabilir [5].
Proje döngüsü yönetimi yaklaşımı; önce uluslararası kalkınma projelerinde kullanılmaya başlanmış, projenin tasarlanmasında ve hazırlanmasındaki yetersizlikleri azaltmaya, projenin, hedef grupların ihtiyaçlarıyla ilgili olmasına, projenin sağlayacağı etkinin sürekli olmasına, tüm paydaşların tasarlama ve uygulama aşamasına katılımına, risklerin ve başarı kriterlerinin dikkate alınmasına olanak sağladığı için [7] proje yönetiminde fayda sağladığından daha sonra tüm dünyada yaygınlaşmıştır.
Çalışmaların gerçekleştirilmesi için çeşitli ilkelere uyulması gerekmektedir. Bu ilkeler, proje döngüsü yönetiminin her aşamasının yapılandırılmış olması ve her aşamada bilgiye dayalı bir karar verme sürecinin işletilmesi, proje katılımcılarının veya yararlanıcılarının proje karar verme mekanizmasına katılımını sağlayıcı bir sürecin işletilmesi, proje kapsamında elde edilen çıktıların sürdürülebilir olması, entegre bir yaklaşımı kullanılmasıdır [2].
Proje döngüsü yönetimi altı aşamadan oluşur. Bu aşamaların ilki proje fikrinin belirlenmesidir. İkinci aşamada, analizler referans alınarak proje teknik ve uygulama açısından tasarlanır. Üçüncü aşamada, tasarlanan proje bütünsellik ve işlevsellik açısından değerlendirilir. Dördüncü aşamada, proje önerisi hazırlanır ve projenin fonlanmasına yönelik çalışmalar gerçekleştirilir. Beşinci aşamada proje faaliyetleri uygulanmaya başlanır, faaliyetlerin uygulanmasıyla birlikte faaliyetler denetlenir ve değerlendirilir. Son aşama olan değerlendirme aşamasında ise proje kapsamında elde edilen sonuçlar gözden geçilir [1].
Mantıksal çerçeve yaklaşımı iki aşamada gerçekleştirilir. Birinci aşama analiz aşamasıdır, bu aşamada sorun analizi, paydaş analizi, hedef analizi, risklerin tanımlanması ve uygulama stratejileri seçilir. İkinci aşama olan planlama aşmasında ise, program planlanır ve planın işlevsel hâle gelmesi sağlanır [1].
Mantıksal çerçeve yaklaşımının ilk aşaması olan analiz aşamasında, proje fikrinin oluşmasını sağlayan sorun, temel paydaşlar, hedefler ve strateji analizi yapılır.
Proje amaçlarının belirli veya somut olması, ölçülebilir olması, ulaşılabilir olması, gerçekçi olması, belirli bir süre içinde gerçekleşmesi gerekir.
Proje faaliyetleri, ana faaliyetler ve ana faaliyetlerle ilişkili faaliyetlerin belirlenmesi ve hiyerarşik olarak sırlanması, faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik zaman planının belirlenmesi, faaliyetlerin kim tarafından gerçekleştirileceğine dair bir planlama çerçevesinde oluşturulur [2].
Planlama aşamasında mantıksal çerçeve matrisi hazırlanır, faaliyetler ve kaynak planlaması gerçekleştirilir [7].
Gerçekleştirilen sıralama doğrultusunda hazırlanan mantıksal çerçeve matrisinde bulunan genel hedef, projenin amacı, çıktılar ve proje faaliyetleri, mantıksal çerçeve yaklaşımı çerçevesinde gerçekleştirilen analiz çalışmalarında belirlenmiş olup mantıksal çerçeve matrisinde analiz aşamasında belirlenmemiş üç unsur bulunur. Bu unsurlar, başarı göstergeleri, doğrulama kaynakları ve varsayımlar/risklerdir [3].
Proje kapsamında duyulan kaynak ihtiyacı, proje kaynaklarının gerçekleşmesine yönelik insan kaynağı, donanım ve diğer masraflar, miktar ve süreye göre belirlenir.
Projeler, fon kuruluşunun belirlediği kriterlere göre hazırlanır. Projenin fon sağlayıcı tarafından uygun bulmasının ardından proje mantıksal çerçevesi doğrultusunda proje faaliyetleri gerçekleştirir. Faaliyetlerin zamanında ve bütçeye uygun bir şekilde ilerlemesi ve proje kapsamındaki uygulamaların yönetilmesinde proje koordinatörleri görev alırlar.
Proje iki şekilde izlenebilir. Bunlar süreç ve etki izlemedir. Süreç izleme, faaliyetlerin izlenmesi, hedef grup tarafından yapıların ve hizmetlerin kullanılması ve mali kaynakların yönetiminin izlenmesini içerir. Etki izleme ise proje amacına ulaşılmasına yönelik ilerlemenin izlenmesidir [1].
Sosyal hizmet uzmanları, projeyi geliştirme, proje için yetkilendirmelerin yapılması ve paydaşların belirlenmesine yönelik çalışmaları gerçekleştirmelidir. İkinci aşama planlamadır. Bu aşamada hedefler tanımlanır, paydaş katılımı sağlanır ayrıca, halkla ilişkilerle ilgili süreçler yönetilir. Yürütme aşamasında sosyal hizmet uzmanları mesleki rol ve işlevleri doğrultusunda mesleki çalışmalar gerçekleştirirler. Kontrol görevi çerçevesinde projeye dair izleme çalışmaları gerçekleştirilir, son aşamada da proje sonlandırılır [8].