Seyahat Acentalarının Organizasyonu ve Yönetimi

İşletmeler rasyonel olarak bir organizasyon sistemi kurmak zorundadır. Seyahat işletmelerinin organizasyon yapıları işlev ve özelliklerine göre değişmektedir. Seyahat işletmelerinde genel olarak organizasyon içerisinde yer alan ana bölümler satış, operasyon, satın alma, personel ve muhasebe bölümüdür.

Birden fazla çalışanı olan seyahat acentaları amaç ve hedefleri doğrultusunda kişiler arasında bir işbölümü sağlanır ve bunun sonucunda bir organizasyon yapısı ortaya çıkar. Seyahat acentaları işletme içinde genel müdürden başlayarak bina dışında (sahada) görev yapan transfer elemanı ve şoföre gelinceye kadar birçok personeli barındıran organizasyon yapısına sahiptir.

Seyahat acentaları için organizasyon yapıları işletme büyüklüğüne göre değişebilir. Küçük, orta ve büyük ölçekli seyahat acentaları veya Türkiye’de 1618 sayılı yasaya göre A, B, C grubu acentalar şeklinde ayrılabilir. Küçük boyutlu seyahat acentaları daha çok belirli bir konuda uzmanlaşmış olan işletmelerdir. Orta boyutlu seyahat acentaları genel olarak bir veya iki hizmet dalında konuda uzmanlaşmış olan işletmelerdir. Büyük boyutlu seyahat acentaları genel olarak acentacılığın hemen hemen tüm ilgi alanlarında faaliyet gösteren işletmelerdir.

Belirli bir büyüklükteki seyahat acentalarında satın alma, satışlar, pazarlama, insan kaynakları, muhasebe, finansman ve mali işler, operasyon bölümleri yer alır.

Üretici seyahat işletmesi olarak faaliyet gösteren tur operatörlerinde organizasyon yapısı seyahat acentalarından daha büyük ve kapsamlıdır. Tur operatörlerinin organizasyon şemasında seyahat acealarındaki bölümlerden farklı olarak üretim bölümü yer almaktadır.

Seyahat işletmelerinde yönetim konusundaki ortak hedefler: finansman kaynakları ile yumuşak esnek bir yönetim planı hazırlamak, iyi bir yönetim oluşturmak ve personelin yönetime katkısını sağlamak, etkin satış teknikleri geliştirmek, mesleki beceri ve tekniklere sahip olmaktır.

Seyahat İşletmelerinde temel yönetim fonksiyonları olan planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim hangi kademede olursa olsun tüm yöneticiler tarafından uygulanmaktadır.

Seyahat işletmeleri yönetiminin amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağı ile ilgili bir dizi faaliyet kapsayan planlama, aynı zamanda bu faaliyetlere ilişkin alternatifler arasından seçim yapma ve karar verme sürecini kapsar. Seyahat işletmeleri faaliyet planlaması, dönemsel planlama, finansal planlama, süreç planlaması ve kaynak planlaması yapmaktadır.

Seyahat işletmelerinin örgütlenmesinde birçok faktör etkilidir. Örneğin seyahat acentaları bulundukları bölge, faaliyet alanları ve büyüklükleri doğrultusunda örgütleme fonksiyonunu yerine getirmektedir.

Seyahat acentalarında planlanan hedefler doğrultusunda kurulan organizasyonu harekete geçirmek, yöneltme fonksiyonu ile gerçekleşir. Amaç, iş görenlere görevlerini en verimli ve etkin bir şekilde yaptırmaktır. Yöneltme fonksiyonu ile birlikte iş süreçleri fiili olarak başlar.

Seyahat acentalarında koordinasyon fonksiyonu, faaliyetler, bireyler, ilkeler ve kurallar arasında işbirliğinin sağlanması demektir. Koordinasyon fonksiyonunu yöneticiler, emirlerindeki maddi ve beşeri unsurlarla sağlayabilirler. Seyahat acentalarının ekip çalışması önemlidir, sunduğu hizmetlerinin çeşitliliği bu çalışmayı ve koordinasyonu gerekliliğini zorunlu kılar.

Seyahat acentalarında yöneticiler belirli aralıklarla denetim yapmak zorundadırlar. Denetim alanları içerisinde çalışan personelin denetimi, verilen hizmet kalitesinin denetimi, faaliyetlerin denetimi ve maliyetlerin denetimi yer almaktadır.

Seyahat işletmelerinde organizasyon yapısı ve büyüklüğü ne olursa olsun, tüm organizasyonlarda yöneticiler çeşitli düzeylerde görev yapmaktadır. Bu düzeyler ; üst kademe, orta kademe ve alt kademe yönetim/yöneticilerdir.