Toplantı ve Seyahat Organizasyonları

Bu bölümde, sekreterlik bilgisine giriş kapsamında toplantı ve seyahat organizasyonları ile ilgili temel bilgiler sunulmuştur. Bu bölümde toplantılar kurum içi toplantı ve kurumlar arası toplantı olarak iki başlık altında ele alınmıştır. Kurum içi toplantılar; emir, danışma, koordinasyon, kurul, heyet ve bilgilendirme toplantıları alt başlıklarında tanımlanmıştır. Kurumlar arası toplantılar ise katılımcı sayısı ve toplantı içeriğine göre kongre, konferans, seminer, panel, sempozyum, kolokyum, forum başlıkları altında incelenmiştir. Günümüzde bu tür toplantılar elektronik ortamda da yapılabilmekte ve e -toplantı adını almaktadır.

E-Toplantı ; Bilgi teknolojileri çağında birçok alanda “e -dönüşüm” gerçekleştiği gibi toplantılar da artık elektronik ortamlarda yapılabilmektedir. E -toplantılar özellikle eşzamanlı (senkron) toplantılar için mekân kaymasını (mekândan bağımsızlığını) ön plana çıkarmıştır. En basit hali ile e -toplantılar aynı anda birden fazla katılımcının konuşmalarının paylaşılabilmesidir.

Toplantı organizasyonlarında toplantı salonu seçimi için sayı, kapasite, konumsal uygunluk, ses sitemleri, ses yalıtımı gibi faktörler dikkate alınmalıdır. . Burada bir diğer önemli nokta ise toplantı türü, içeriği, katılımcılar ve toplantı kapsamında oluşturulması istenen veya istenmeyen sosyal ortamlar gibi toplantıya ilişkin özelliklerin belirlenmesidir. Kısaca toplantı için yapılan ihtiyaç analizine göre bir mekân oluşturulması veya seçilmesi gerekmektedir. Düzenlenecek olan toplantı için toplantı yerinin salon sayısının ve her bir salonun yapılacak oturumlardaki talebi karşılayabilecek nitelikte olması gerekmektedir. Örneğin bir kongre düzenleniyor ise toplantı yerinin 20.000 metrekare civarında olması beklenir. Ayrıca kongrede eş zamanlı oturumlar için salon sayısının yeterli olması ve her bir salonun katılımcı sayısının karşılayabilecek düzeyde olması gerekmektedir.

Ayrıca toplantı amacına göre oturma düzeninin belirlenmesi gerekmektedir. Salon oturma düzenlerinde en çok kullanılanlar banket, U, sınıf ve tiyatro düzenidir. Salon kapasitesi en fazla tiyatro düzeninde en az banket düzeninde kullanılır. Toplantılar; davetliler belirlenmesi, davetiyeleri gönderilmesi, günden oluşturulması, toplantının karar defteri veya toplantı tutanakları şeklinde kayıt altına alınması gibi adımların takip edilmesi ile sağlıklı bir şekilde yürütülebilir.

Sekreterler, gerek toplantıların gerekse diğer iş ve eğlence gezilerinin en önemli unsuru seyahat organizasyonuna sıkça müdahil olurlar. Bunun için kişinin gideceği yerin öğrenilmesi, ulaşım aracı ve yolunun seçilmesi, konaklama yerinin belirlenmesi ve konaklama yerine transfer işleminin yapılması adımlarını içeren seyahat planı yapılır. Ulaşım aracı olarak kara, su, hava ve demiryolları kullanılabilirken, konaklama için otel, pansiyon, motel ve tatil köyü türlerine başvurulabilir. Bunların derecelendirilmesi hemen her ülkenin kendi mevzuatına göre belirlenmektedir. Seyahati organizasyonlarının bir parçasında yeme - içme organizasyonlarıdır. En çok tercih edilen mekânlardan biri restoranlardır. Restoranlar birçok türe ayrılsa da günümüzde etnik ve temalı restoranlar ön plandadır.