Sekreterlikte İletişim Yönetimi

İletişim bilginin göndericiden alıcıya aktarıldığı, hem gönderici hem de alıcı tarafından anlaşılan bir süreçtir.

İletişim canlılar arasında etkileşim inanç duygu ve düşüncelerin bir taraftan diğer tarafa, kuşaklara aktarılmasıdır. İnsanların kendini ifade etme ihtiyacı iletişimin ortaya çıkmasına neden olmuştur.

İletişim: mesaj(ileti), gönderici(kaynak) ve mesajı alan(alıcı) olmak üzere üç önemli unsur olan ve bilgi, duygu, görüntü, sesin iletilmesi ve işlenme sürecidir.

İletişim sürecinde yer alan temel unsurlar kaynak, kod, mesaj, alıcı(hedef), kanal, bağlam, filtre, geri beslemedir.

Geri beslemenin iletişim sürecine kazançları şu şekilde sıralanabilir: Mesajın alıcıya-amacına ulaşıp ulaşmadığını belirler; geri beslemenin zamanında, doğru şekilde ve araçlarla alınıp alınmadığını bildirir; sürecin neden başarısız olduğu, sonrasında neler yapılabileceği ve hangi araçlar kullanılacağını oluşturmaya yarar.

Etkin geri bildirim: Mesajın tam karşılığıdır, yapıcıdır, kaynağın amacına ulaşmasını sağlayacak kadar açıktır.

Etkin olmayan geri bildirim: Anlaşılmayacak kadar karmaşıktır, yorum ağırlıklıdır, veri ve bilgi içermez.

İletişimin türleri: Sözlü iletişim, sözsüz iletişim, yazılı iletişimdir.

Kişi esaslı iletişim türleri: Kişinin kendisi ile iletişimi, kişiler arası iletişim, grup iletişimi, kitle iletişimi, örgütsel iletişimdir.

İletişimi engelleyen faktörler: Kişisel faktörler, psikolojik engeller, kanal engelleri, teknik engeller, zaman – mekân baskısı ve kesintidir.

İletişim engellerini aşma yolları: İletişimin kişisel ve çevresel engellerini aşmak, empatik iletişim, güdüleyici iletişim, etkin iletişim, ikna edici iletişim olarak sıralanabilir.

Yönetici, toplumların ihtiyaçlarını gidermek için gerekeni yapıp idare edebilen, sorunları gideren, ilişkileri düzenleyen kişidir.

Yönetimde iletişimin önemi: Düzenin sağlanması, grubun uyumlu çalışmasını ve birbiriyle etkileşimini sağlamasıdır.

Sekreterler kurumların bilgi işçileri, bilgi ve analizleri yorumlama becerisine sahip, zamanı iyi kullanarak koşullara göre inisiyatif alabilme yeteneğine sahip kişilerdir.

Sözlü iletişim ikiye ayrılır; dil ve dil ötesi.

Sözsüz iletişim üçe ayrılır; jestler- mimikler, vücut konumları, sekreterlikte göstergeler.

Beden dilinin yanlış kullanımı algıda yanılgıya sebebiyet verir.

E-Posta kullanırken, kişiler veya örgütler arasında anlaşmazlıklar olmaması için yazıların tasnif edilip dikkatli yazılması gerekir.

Sekreterin iletişim becerisi örgütün performansının artmasına, gelişmesine, çalışanlar arasındaki uyuşmazlıkların giderilmesinde etkili katkı sağlar.

Çalışma ortamında yapılan tüm idari iş ve işlemlerin resmiyet kazanması ve birer hukuki kanıt oluşturması açısından belli bir düzen içerisinde yazıya dökülüp belge hâline dönüştürülmesi gerekir. Sekreterin en önemli görevi yazılı iletişim sürecini gerçekleştirmektir.

Sekreter kurumsal, örgütsel yazışmaları kurumun imajı olarak görüp, yazışma becerisinin önemini kavrayıp bunun aynı zamanda sekreterlik becerisi olduğunu bilmelidir.

İmla kuralları, bir dilin yazılı, sözlü ifadesinde uyulan kurallardır. Sekreterlerin imla kurallarına dikkat etmesi önemlidir.

İş yazılarını düzenlerken Somut ifadelere yer verilmeli, cümleler ve kelimeler kısa tercih edilmeli, içeriğin anlamına uygun kelimeler seçilmeli, olumlu sözcüklere yer verilmeli, hedefe uygun kelimeler kullanılmalı.

Yazı dili resmi kurumların, şirketlerin basın-yayın organlarının kullandığı dildir. kompozisyon kurallarını iyi bilip uygulamaya aktarabilmek iyi bir iş yazısı yazabilmenin ilk koşuludur.

Yazı çeşitleri Tanımlama, açıklama, tartışma, anlatma olarak sıralanır.

İş yazıları aşağıdaki özellikleri içerisinde barındırmalıdır: Okuyucunun dikkatini çekebilmek, okuyucuyu bilgilendirmek, uyum sağlamasını beklemek, okuyucuyu yönlendirmek ve inandırmak için yazının devamına ilgisini çekmek, okuyucunun ruhunu okşayan ifadeler kullanmak.

Yazıları düzenlerken dikkat edilmesi gerekenler: Giriş, gelişme, sonuç yazmak; zihin haritası oluşturmak, yazı taslağı hazırlamak.

Yazılar bittikten sonra imla kuralları, mesajı iletip iletmediği, anlam bütünlüğünün korunup korunmadığı kontrol edilmelidir.

Raporun amacı; iletişimin etkin olmasını sağlamak, yöneticileri bilgilendirmek, konu hakkında karar vermelerine ve strateji geliştirmelerine yardımcı olmak ve gerekli denetimlerin yapılmasını sağlamaktır.