Sekreterlik ve Belge Yönetimi

Belge, üzerinde bilgi bulunan nesnelere verilen genel addır. Evrak veya doküman olarak da adlandırılır.

Belge çeşitlerinin sınıflandırılmasında 3 etmen vardır: Gönderilme Şekli, Belgenin İçinde Bulunduğu Materyal, Belgenin Önemi.

Belgelerin yaşam döngüsü 5 adımdan oluşur: Üretim, Dağıtım, Kullanım, Depolama, İmha.

Belge yönetimi belgelerin oluşturulmasının, kullanımının, saklanmasının ve erişiminin bir düzen içerisinde sürdürülmesidir.

Belge yönetimi örgütün faaliyetlerini başarıyla devam ettirmesi için hayati önem taşımaktadır.

Belge Yönetim Sistemleri, belge yönetiminin hızlı, güvenli, ekonomik ve kolayca sürdürülmesini sağlamaktadır.

Bilgi Yönetim Sistemleri'yle belgeleri bulma; indeksleme, otomatik indeksleme ve anahtar kelime tanımlaması kullanılmasıyla kolaylaşmıştır.

Belgelerin sanal ortamda iletilmesi, alınması, yönetilmesi kurum içi internet olan intranet aracılığıyla yapılmaktadır.

Belgeleri hazırlamak, saklamak, düzenlemek, kullanmak için birçok ofis uygulaması ve ofis otomasyon sistemi mevcuttur.

Belgelerimizi sanal ortamda Bilgi Yönetim Sistemleri ile yönetmek için belgeleri elektronik ortama aktarmamız gerekmektedir. Elimizdeki verilerin çeşidine göre bu verileri Bilgi Yönetim Sistemi’ne aktarmanın farklı yolları bulunmaktadır.

Belgelerin işlem süreci belgenin kaydından dosyalanmasına kadar geçen süreçtir. 7 adımda incelenir: Gelen Belgenin Teslim Alınması, Belgenin Gruplandırılması, Belgenin Kaydedilmesi, Belgenin Teslim Edilmesi, İşlemleri Tamamlanmış Belgeye Dosyalanabilir İşareti Konması, Örgütün Dışarı Gönderdiği Belgelerin Kayıt Edilmesi, Örgütün Kendi Faaliyetleri Sonunda Ortaya Çıkan Belgelerin Yönetilmesi.

Evrak kayıt defterleri gelen evrak kayıt defteri ve giden evrak kayıt defteri olmak üzere ikiye ayrılır.

Zimmet defteri örgütlerin Evrak Kayıt Departmanı'nda bulunması gereken defterdir. Belgelerin teslim alınması da telsim edilmesi bu defter ile yapılmaktadır.

Matbu belgelerin bazı ayırt edici faktörlere göre ayrılmasına, birleştirilmesine, taşınmasına ve korunmasına imkân sağlayan karton, plastik, naylon gibi maddelerden üretilebilen materyallere dosya denir.

Dosyalama belgelerin bir düzen içerisinde saklanması ve gerektiğinde tekrar kullanılması için dosyalama yapılır. Dosyalama belgeleri bazı kriterlere göre bir düzen içine koymaktır.

İyi bir dosyalama sisteminde aranacak birtakım nitelikler vardır: basitlik ve anlaşılırlık, mantıklılık, kullanışlılık, ekonomiklik.

Farklı ihtiyaçlara göre farklı dosya sistemleri vardır: Alfabetik Dosyalama Sistemi, Sayısal Dosyalama Sistemi, Coğrafi Dosyalama Sistemi, Kronolojik Dosyalama Sistemi, Konuya Göre Dosyalama Sistemi, Karma Dosyalama Sistemi, Sanal Dosyalama Sistemi.

Dosyalamayı yapmak için bazı araç gereçler kullanılır: Dosya, Klasör, Dosya Dolabı, Rehber, Klavye.

Dosyalanabilir işareti konulan her belge dosyalama işlemlerine tabi tutulur ve bu işlemleri arşivleme işlemleri takip eder: Dosyalama Sisteminin Belirlenmesi, Belgelerin Sınıflandırılması, Fihrist Hazırlanması, Dosya Açılması.

Arşiv her türlü belge ve bilginin muhafaza edildiği yerdir. Arşivlerdeki belgeler arşiv araçları kullanılarak ihtiyaç duyulduğunda erişilebilir bir şekilde güvenli ve düzenli bir şekilde zarar görmeden saklanır. Belgelerin arşivlerde muhafaza edilmeye hazırlanmasından başlayan, belgenin arşivden geri alınmasıyla veya imhasıyla son bulan sürece arşivleme denir.

Ticari nitelik taşıyan bir belgenin, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 82. Maddesi gereğince 10 yıl saklanması gerekmektedir.

Arşivleme işlemleri 5 adımda incelenebilir: Arşivlenmesi Gereken Belgeler Belirlenmesi, Dosyalama Sisteminin Belirlenmesi, Arşiv Araçlarının Kullanılması, Arşivden Ödünç Verme, Belgelerin İmhası.