Sekreterlikte İmaj Yönetimi

İmaj, çeşitli konularda, çeşitli kanallar aracılığıyla elde edilen, bilgi ve verilerin bir arada değerlendirilerek bir izlenim kararı oluşturulması olarak tanımlanmaktadır. Diğer bir ifadeyle imaj, bir bireyin kendi veya başkalarının zihninde oluşan algılanma, etkileşim gibi bilgilerinden oluşmaktadır.

İmaj kavramı genel anlamda kurumsal imaj ve kişisel imaj biçiminde sınıflandırılmaktadır.

İmaj yönetimi bireylerin diğer bireylerin gözündeki izlenimini oluşturup yapılandırmasına ve korumasına dayanmaktadır.

İmaj yönetim süreci genel anlamda imajın planlanması, izlenimin uygulanması ve izlenimin değerlendirilmesi olmak üzere üç aşamadan oluşmaktadır.

Bir sekreter organizasyonu ve işletmeyi temsil etmektedir. Bu da sekreterlik mesleğinde imaj yönetiminin önemini gözler önüne sermektedir. Sekreterin düzenli ve tutarlı bir sosyal etkileşime girebilmesi için, hem imajını etkili bir şekilde düzenlemesi hem de karşı tarafın imajını doğru algılaması gerekmektedir.

Sekreterin sürekli ve tutarlı bir biçimde sahip olduğu imajını yenilemesi bireysel imajını koruması adına önemlidir. Sekreterin bireysel imajı aynı zamanda kurumsal imajı da etkileyen önemli bir unsurdur.

Sekreterlik mesleğinde etkili bir ilişki kurmak, saygı kazanmak ve insanların sizi dinlemesini sağlamak için profesyonel davranmak ve görünmek önemlidir. İlk izlenim ve onu devam ettirebilme önemlidir, ilk izleniminizi yaratmak için ikinci bir şansınız olmayacaktır.

Sekreterlik mesleğinde imaj yönetimi unsurlarından ilki görünümdür. Sekreter örgütün görünen yüzü olması nedeniyle, her zaman nasıl algılanmak istediğini ve örgütün nasıl algılanacağını düşünerek görünümüne önem vermesi gerekmektedir. Giyimde kullanılan renkler iletişim kurduğumuz insanların psikolojisini etkilemektedir. Görümümle ilgili olarak giyimden önce dikkat edilmesi gereken husus ise kişisel bakım ve hijyendir. Ayrıca kaliteli ve doğru aksesuarlar sekreterin imajını her zaman bir yukarı seviyeye taşıyacaktır.

Sekreterlik mesleği açısından imaj yönetiminin bir diğer unsuru iletişim tarzıdır. Sekreter örgütün ya da kurumun diğer kişilerle en sık hatta çoğu kez en ilk iletişim kuran kişisidir, yani örgütün yüzüdür. Dolayısıyla karşısındaki insanla kuracağı sözlü ve sözsüz iletişim tarzı büyük önem taşımaktadır. Sekreterin kullandığı beden dili ve kullandığımız aksesuarlar, renkler ve giysiler ise sözsüz iletişimi oluşturmaktadır. Sözsüz iletişim açısından yüz ifadesi büyük önem taşımaktadır. Beden dili araçlarından biri de el sıkışmadır. El sıkışma sırasında göz kontağının korunması en önemlisidir.

Tutum bir diğer imaj yönetimi unsurudur. Tutum sağlıklı bir iş-yaşam dengesi hedefini içermektedir. Pozitif inanç ve pozitif niyetler devamında pozitif sonuçlar doğuran pozitif eylemler getirir.

Bir insanın kendini karşısındaki bir insanın yerine koyarak onun duygu ve düşüncelerini anlamayı ifade eden empatik yaklaşım sekreterlikte imaj yönetiminin unsurlarındandır. Sekreter ya da yönetici asistanının özellikle kendine güvenmesi ve etkileme ve ikna etme gücüne ihtiyacı olduğu görüşmelerde zihin yönetimi yardımcı olacaktır. Zihin yönetimi özelikle iş ya da kişisel bir durumda başarılı ve güvende olduğunuz bir anı düşünerek zihinsel anlamda rahatlamayı ifade etmektedir.

Ayrıca planlama yapılırken işlerin öncelik sırasının göz önünde bulundurulması önemli bir husustur. Çalışma saatlerinin özellikle günün en verimli saatlerinde odaklanmasına da dikkat edilmelidir.

Sekreterlik mesleğinde profesyonel bir zaman kullanımı diğer insanlar tarafından gözlemlenebilen ve yargı oluşturan bir durumdur, bu nedenle imaj yönetimini etkilemektedir. Mesleki anlamda profesyonel bir davranış için zamanı iyi kullanarak sınırları iyi belirlemek gerekmektedir. Zamanı iyi yönetebilme açısından hedef belirlemek ve plan yapmak önemlidir.