Sekreterliğin Kişisel ve Mesleki Özellikleri

Sekreterlik hizmet üretme ile ilgili bir meslek olması nedeniyle bu mesleğin uğraş alanı ve ürettiği şeylerin çoğu soyut seylerdir. Hizmet üretiminin insana yönelik olduğu düşünüldüğünde sekreterlikte insanı tanımak büyük bir önem taşımaktadır. Kişinin insanı tanıyabilmesinin yolu ise öncelikle kendisini tanımasından geçer.

Sekreterliğin kişisel nitelikleri genelde her meslek erbabında bulunması gereken özellikler olarak algılansa da bu mesleği icra edenler açısından apayrı bir yere sahiptir. Genel olarak sekreterlerin sahip olmaları gereken kişilik özelliklerine baktığımızda pek çok özellik karşımıza çıkmaktadır. Karizmatik, sempatik, kolay ilişki kurabilen, detaylarla uğraşmayan, analitik düşünebilen, çabuk kavrayan, belagati olan, kendini kontrol edebilen, rahat konuşabilen, nezaket ve görgü kurallarını bilen, yardımsever, eşkâlleri unutmayan güçlü hafızaları olan, sabırlı, ketum, öfke ve kızgınlıklarını kontrol edebilen, mütevazı, olgun güçlü bir mantık ve muhakeme yeteneği olan, çabuk karar verme ve kararlı olmak gibi çok sayıda özellikle karşılaşılmaktadır.

Sekreterlerin sahip olmaları gereken özellikler açısından değerlendirme yapıldığında öncelikle sekreterlerin davranış bilimleri konusunda belirli temel bilgilere sahip olmaları gerektiği görülür. Davranış bilimi ile kişilik özelliklerini geliştirebilme ve insan -iş uyumunu tam manası ile yerine getirecek bir temel oluşturma şansı yakalamış olurlar. Sürekli gelişen ve değişen durumlara uyum sağlayabilme adına değişim yönetimi konusunda bilgi sahibi olunmalı ve insanlarla bilgi paylaşımı çerçevesinde grup çalışmalarına uyum sağlayabilir nitelikte olunmalıdır. İletişim becerisi sekreterliğin en önemli sürecini oluşturması nedeniyle bu konuda gerekli kişisel ve mesleki özelliklere sahip olmak büyük bir önem taşımaktadır.

Sekreterlerin kişilik özelliklerinin yanında bireyin kendisinden kaynaklı çatışmalara neden olan karakter ve davranış bozukluklarının da farkında olması gerekir. Karakter ve davranış bozukluğunun farkında olan kişi kendisini değiştirmek yoluyla kendi yararına çevreye uyum sağlayabilir. Bu uyum sağlama sürecine “otoplastik uyum” adı verilmektedir. Genelde karşılaşılan karakter ve davranış bozukluklarını sıraladığımızda yetersiz karakter, şizoit karakter, siklotimik karakter, paranoit karakter, duyguca dengesiz karakter, pasif agresif karakter, kompülsif karakter, histriyonik karakter ve antisosyal karakter.

Sekreterlik başlar başlamaz aktif bir şekilde rol almayı gerektirir. Bu anlamda sekreterliğe ilk başlayan kişinin hızlı bir şekilde iş hayatına uyum sağlaması gerekir. İş hayatı yalnızca masa başı görevlerden ibaret değildir. İş hayatına uyumun temel ölçüsü işin iyi bir şekilde öğrenilerek gereklerinin yerine getirilmesine bağlıdır. Ardından çalışılan kurumun ilke ve kuralları bağlamında örgüt kültürü öğrenilerek kurum politikaları hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Bu hazırlıklar yapıldığında iş hayatına uyum kolaylaşmış olur. Yöneticilere de bu konuda etkin roller düşmektedir. İş görenin karşılanmasından kurum tanıtımına kadar personelin iş hayatına hızlı bir şekilde uyum sağlamasını kolaylaştırıcı tedbirler yönetici tarafından alınması gerekir.

Her mesleğin kendine has özellikleri ve yapısı vardır. Sekreterliknin özellikleri itibariyle bu mesleğin gerekliliklerini üstlenecek insanlarda ihtiyaç duyulan niteliklerin neler olduğu sorusu akla gelmektedir. Geçmişte her insan bir şekilde sekreterlik yapabilirken günümüzde iş hayatının karmaşası, yöneticilerin nitelik değiştirmesi, bu mesleği icra edecek insanlar açısından profesyonel özellik ihtiyacının ortaya çıkmasına neden olmuştur. İlgili alanda eğitim alarak sekreterliknin zorluklarının üstesinden gelebilmek adına yeterli bilgi ve yeteneğe sahip olmak profesyonel sekreterlik için olmazsa olmazdır. Mesleğinde başarılı olmak isteyen sekreterin mesleği için gerekli niteliklerin ne olduğunu çok iyi bilmesi ve bu konularda sürekli kendini geliştirme gayreti içerisinde olması gerekir. Bu gereklilik yalnızca bireysel anlamda değil sekreterliğin iş hayatındaki yerinin hak ettiği konuma ulaşması açısından da önemlidir.