Sekreterliğin Görev ve Sorumlulukları

Günümüzde sekreterin işletmeler için önemi artmaya başlamıştır. Yöneticiye sekreterlik yapmanın yanında kurumun yüzünü temsil etmesi açısından çok sayıda görev ve sorumlulukla donatılmış bir meslek haline gelmiştir. Sektörel gelişmeler ve değişen iş modelleri çeşitli konularda uzmanlığa sahip sekreter ihtiyacını gün yüzüne çıkarmıştır. Edindikleri bilgi ve uzmanlıklar ile sekreterler yöneticinin temsili ve büro otomasyonlarının kontrolü gibi kendisinden beklenen görev ve sorumlulukları eksiksiz bir şekilde yerine getirmesi gereken kişi hâline gelmiştir. Yöneticilerle çalışanlar arasındaki koordinasyonun düzenlenmesinin yanında işlerin yönetimi konusunda da sekretere büyük görev ve sorumluluklar düşmektedir.

Bilgi çağında sekreter yalnızca bilginin toplanması değil bu bilginin analiz ve yorumlanması konsunda da söz sahibi olmuştur. Bu bölüm, sekreterin görev ve sorumluluklarını bilgi çağının gerekleri dikkate alınarak ve çağdaş yönetim anlayışına uygun doğrultuda hazırlanmıştır. Sekreterin çalışma planının hazırlanmasından seyahat ve iş gezilerinin düzenlenmesine kadar üstlenmesi gereken görev ve sorumluluklar genel prosedürler başlığında incelenmiştir. Büro yönetimi ve organizasyonu konusundaki görevlerin yüklediği sorumluluklar ile dosyalama ve arşivleme gibi ofis yönetimini ilgilendiren somut görevler bu bölüm kapsamında ele alınmıştır. Sekreterliğin sosyal bir zemine oturması sonucu ortaya çıkan insan ilişkilerinin yüklediği görev ve sorumlulukların yanında finansal faaliyetler konusunda sekreterin yapması gereken hususlar enine boyuna incelenmiştir.

Sekreterin gün içerisinde her gün yaptığı işler konusunda disiplinli ve düzenli olması gerekir. Rutin işlerin kendine göre rehavet yaratan tarafları vardır. Çünkü her gün yapılan aynı şeyler belirli bir zaman sonra motivasyon düşüklüğü ve basit hataların yapılmasına neden olur. Bu nedenle sekreterlerin genel prosedürlere ilişkin görev ve sorumlulukları dikkatli bir şekilde takip ederek kendine özgü bir disiplinle işleri yürütmesi gerekir.

Sekreterin gün içerisinde zamanının büyük bir kısmı ofis içerisinde geçmektedir. Ofis faaliyetlerinin yönetilmesi, düzeni konusunda sekretere çok sayıda görev ve sorumluluk düşmektedir. Bu görev ve sorumluluklar itibariyle zamanının etkin ve verimli kullanabilmesi için sekreterin ofis ile ilgili yeni teknolojileri ve gelişmeleri sürekli takip etmesi gerekir.

Günümüzde sosyal yönü giderek artmaya başlayan sekreterliğin insan ilişkilerine yönelik tecrübe ve becerilerle donanması gerekmektedir. Sosyal ilişkiler belirli bir düzene göre şekillenemeyen ve kendiliğinden olan bir yapısı olması nedeniyle diğer konulardan ayrılmaktadır. Bu anlamda sekreterlikte etkin bir iletişim süreci oluşturulması, büro hostesliği, protokol kurallarına uyulması, ziyaretçilerin kabulü ve ağırlanması, kurumun en iyi şekilde temsil edilmesi, halkla ilişkiler yönetimi, basın ilişkilerinin yönetimi başlıkları altında değerlendirilen görev ve sorumluluklara büyük bir hassasiyetle yaklaşmak gerekir.

Sekreterin görev ve sorumlulukları arasında finansal faaliyetler de bulunmaktadır. Sekreterlik, yöneticinin ilgi alanına giren her konuda az ya da çok bilgi sahibi olmayı gerektirir. Fatura ödemelerinden finansal tabloların hazırlanmasına ve bankacılık işlemlerine kadar çok sayıda görev ve sorumluluk sekreterler tarafından yerine getirilmektedir. Özellikle ön muhasebe, işletme vergileri ve bankacılık işlemleri sekreterin takibini yapmakla yükümlü olduğu görevleri oluşturmaktadır.