Sekreterlikte Zaman Yönetimi

Zaman kavramı için bilimsel olarak yapılmış tanımlama çabaları felsefi ve fiziksel olmak üzere iki temel yaklaşıma dayanmaktadır. Felsefi yaklaşıma göre zaman bir döngü olarak tanımlanırken, fiziksel yaklaşıma göre yönlü ve doğrusaldır.

Zaman, algılanma durumlarına göre, Gerçek Zaman, Psikolojik Zaman ve Biyolojik Zaman olarak üç sınıfa ayrılabilir. İşletme ve Yönetim Bilimleri açısından da iki tür zamandan söz edilebilir: Yönetsel Zaman ve Örgütsel Zaman.

Zaman yönetiminde karşılaşılan zorlukların temelinde zamanın boşa gitmesine neden olan ve çoğu zaman farkına varılamayan ya da engel olunamayan zaman tuzakları yer alır. Zaman tuzakları zaman yönetimini zorlaştırır, sürecin etkin ve verimli işlemesine engel olur. Bir iş yerindeki zaman tuzakları kişisel özelliklerden, çalışma ortamından ya da yönetimden kaynaklanabilir.

Zaman yönetiminden ne anlamalıyız, hedefimiz ne olmalı, farklı teknikler içerisinde bize (işimize ve kişiliğimize) en uygun yöntem hangisidir ve benzeri sorular zaman yönetiminde farklı yaklaşımları ortaya çıkarmıştır. Bize en uygun olanı seçebilmek için bu yaklaşımları bilmemiz gerekir.

Kendini Toparlama (Düzenli Yaşama) Yaklaşımı, zaman yönetimi ile ilgili tüm sorunların kişinin gündelik yaşamındaki düzensizliklerden kaynaklandığı düşüncesine dayanır.

Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı (Savaşçı Yaklaşım), zaman kayıpları ile mücadele etme temeline dayanır. Verimsiz ama zaman alan işleri, öncelikli olmayan, dikkat dağıtan ya da tamamen gereksiz iletişimleri düşman kabul ederek bunlara savaş açılır.

Başarı (Hedef) Yaklaşımı, ne istediğini bilmek ve amaca odaklanarak çalışmak şeklinde özetlenebilir.

ABC Yaklaşımında işler öncelik sırasına göre üç gruba ayrılır. Öncelikle A grubu, daha sonra B grubu, zaman kalırsa C grubu işler yapılır. Sihirli Araç Yaklaşımı: Doğru teknoloji ve iş aracı kullanmaya odaklanır

Covey’in Yaklaşımı: Covey, zaman yönetimi için iki temel kural ortaya koyarak farklı bir yaklaşım geliştirmiştir: Öncelikli olana önem verme ve Önemli olana öncelik verme.

Beceri Yaklaşımı, zaman yönetimindeki başarıyı mesleki becerilerin toplamı olarak ele alır.

Uyum ve Doğal Ritimler Yaklaşımı, Zamanın en doğru kullanımının doğal yaşamın akışında olduğu kabulüne dayanır.

İyileştirme Yaklaşımı, Zaman yönetimindeki olumsuzlukların altında psikolojik ya da sosyolojik sorunların olabileceği, temeline dayanır.

Zaman yönetimi açısından bakıldığında plan, işlerin zaman esasına göre ayarlanması, her işin başlama zamanının ve süresinin belirlenmesi olarak anlaşılır. Zaman planları ya da zaman esaslı planlar, uzun, orta ve kısa vadeli olarak yapılabildiği gibi, günlük, haftalık, aylık gibi daha belirgin süreler olarak da düzenlenebilir. Ancak tüm planların uyumlu olması ve birbirini desteklemesi, plan hedeflerine ulaşmak için çok önemlidir.

Planlama süreci temel olarak düzenleme, öncelik belirleme, takvime bağlama adımlarından oluşur. Zaman planlamasında başarılı olmak için şu hususlara dikkat etmek gerekir: İşleri zor olandan kolay olana, acil olandan, daha az acil olana, önemli olandan daha önemsiz olana doğru yapmak. İşleri planlanan günde ve saatte yapmaya dikkat etmek. Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek.Yalnız o an yapılan işe odaklanmak. Zaman tuzaklarına dikkat etmek, onlara karşı önlemler almak.