Sekreterlikte Büro Yönetimi ve Organizasyonu
Bürolar kurumların insanlarla, çalışanların birbirleri ile insan gücünün maddi kaynaklarla ilişkilerinin düzenlendiği ve kurumun işleyişi için gerekli ya da işleyiş sırasında üretilen bilgi ve belgelerin üretilip saklandığı birimlerdir. Bu anlamda bilgi yönetimi, insan kaynakları yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi gibi tüm kurumsal yönetim faaliyetleri bürolarda gerçekleştirilir.
Büroların tarihi örgütlerin gelişimi ile benzer özellikler taşır. Örgütler büyüdükçe büro çalışanlarının sayısı artmış ve onlar için ayrılan alanlar genişlemiştir. Örgütlerin yapısı karmaşıklaştıkça önceleri sadece yazışma yapılan bürolar çok çeşitli işlevleri yerine getirmeye başlamıştır. Teknoloji kullanımı arttıkça bürolarda kullanılan araç gereçler hem çeşitlilik, hem yenilik açısından değişmiş, basit daktilo ve hesap makinelerinin yerini bilgisayarlar, fakslar, yazıcılar ve mobil cihazlar almıştır.
Ne tür organizasyon olursa olsun büroların temel işlevi hizmet üretmektir. Büro çalışanları üst yönetimin bilgi ve dokümantasyon işlerini yaparken, aynı zamanda tüm yönetim fonksiyonlarını uygulamada yöneticilere yardımcı görevler üstlenir. Bürolar ayrıca, organizasyon içinden ya da dışından birçok kişinin yönetimle ya da birbirleri ile iletişiminde aracı ve düzenleyici işlevler yerine getirir.
Uzmanlık alanlarına göre sınıflandırmaya örnek olarak muhasebe büroları, hukuk büroları, danışmanlık büroları verilebilir.
Ait oldukları kurumlara sınıflandırmada kullanılan kriter büroların özel ya da kamu kurumlarına ait olmalarıdır.
Kuruluş amaçlarına göre bürolar kâr amaçlı ya da sosyal hedefli kurumlar olarak sınıflandırılabilir.
Yerleşim biçimlerine göre bürolar, açık ve kapalı olmak üzere iki çeşittir. Açık bürolar çok sayıda personel bir salonda çalışacak şekilde düzenlenir. Kapalı bürolar ise çalışanların tek başına ya da en çok dört kişi bulunduğu alanlardır.
Farklı bürolarda farklı amaçlar için çalışmakla birlikte büro çalışanları genel olarak beş farklı görev yaparlar: Yöneticilik, Uzmanlık (Danışmanlık), Sekreterlik, Memurluk ve Yardımcı Hizmetler.
Bürolarda çalışanların verimli ve üretken olabilmeleri için fiziksel ortamın da onları destekleyici özelliklere sahip olması gerekir.Büronun içerisinde çalışılacak fiziksel bir ortam olarak tasarlanmasında öncelikle insanları fiziksel, beyinsel ve duygusal olarak çalışmalarına kısmen ya da tamamen engel olabilecek olumsuzlukların ortadan kaldırılması gerekir.
Bürolarda iş yönetimi faaliyetleri üç başlık altında incelenebilir:
- İş analizleri ve değerlendirme,
- İşlerin organizasyonu ve yürütülmesi,
- Etkinlik ve verimlilik için sürekli iyileştirme.
Ofis otomasyonu, büro fonksiyonlarında teknoloji kullanımı ile işlerin otomasyonu anlamına gelir. Bu tanımda bürolarda kullanılan tüm teknolojik altyapı, araç ve makineler kastedilmekle birlikte ofis otomasyonu denince akla ilk gelen, bilişim sistemlerinin ve özellikle bilgisayarların bürolarda kullanılmasıdır.
Teknolojik gelişmelerle birlikte önceden yalnız kağıt üzerinde basılan belge, gazete, dergi ve kitap gibi materyallerin elektronik ortamda oluşturulması, saklanması ve paylaşılması mümkün olmuştır. Elektronik ortamda kullanılan bu tür materyaller günümüzde e-belge, e-dergi, e-kitap, e-gazete gelmektedir. Ofis otomasyonunda da önceden kağıt üzerinde olması zorunlu olan basılı materyallerin yerini elektronik ortamda oluşturulup kullanılan belgeler almaktadır.