Protokol Yönetimi ve Sosyal Davranış Kuralları
Protokol toplumun her kesiminde, hayatın içinde yer alan uyulması beklenen, nezaket ve görgü kurallarıdır.
Organizasyonlarda iletişim ve düzenin etkili olması için protokol, uyulması gereken zorunluluktur.
İş ahlakı ve sosyal sorumluluk örgütün davranışlarını yönlendiren, çoğu kez yazılı olarak tanımlanmamış buna karşın toplum tarafından genel kabul görmüş değerlere uyma zorunluluğudur.
Sekreter görevlerini etkili ve verimli bir biçimde yerine getirmek için doğrudan sorumlu kişidir. Sekreter, örgütü ve örgütün adını temsil eder. Ayrıca işinin tüm aşamalarında, yüksek ahlaksal ölçütler sağlamak için kendisine karşı da bir sorumluluğu vardır. Böyle bir sorumluluk anlayışı dürüstlük, yardımseverlik, iyi niyetlilik, girişkenlik, adil olmak, anlayışlı olmak, empatik olmak, özverili olmak, sabırlı, hoşgörülü, alçakgönüllü, azimli ve çalışkan olmak, güvenilirlik, bağlılık, işbirliği ve gizliliğe uymak gibi önemli işlevleri kapsar.
Sekreterin mesleki nitelikleri: Türkçeyi kusursuz konuşma, yabancı dil bilme, yazışma yeteneğinin olması, temsil etme becerisi, dosyalama tekniklerini bilme, protokol kurallarını bilme, inisiyatif sahibi olma, büro otomasyonunu bilme, mesleğini sevme, eğitim, karar verme, iş hayatına uyum sağlama, planlama ve organize etme, güvenilir olma, risk alma, zamanı etkin kullanma, iş ve meslek etiği olarak sayılabilir.
Örgütsel protokol kuralları şöyle sıralanabilir:
Otururken amiriniz veya üstleriniz karşısında bacak bacak üstüne atmayın.
Otururken, üstünüz ayağa kalkarsa siz de kalkın.
Yöneticinin makamına birden çok kişiyle girdiğinizde de seviyenize ve kıdeminize göre sıralanarak oturun.
Toplantıda, toplantı başkanından izin almadan konuşmayın ve daima toplantı başkanına hitaben konuşun.
Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası asttan üste doğrudur. Konuşmalarınızın başında ve sonunda saygıyla selamlamayı unutmayın.
Resmi araçlarda protokol makamı, aracın sağ arka köşesidir.
Astınızla resmi olarak görüşürken ve astınıza emir verirken ilke olarak kendi makamınızda olun ve makam koltuğunuzda oturun.
Üstünüzle telefonla görüşürken, üstünüz ahizeyi kapatmadan önce siz telefonu kapatmayın.
Çağrılara, toplantılara ve randevulara daima saat ve dakikasında gidin.
Mesai arkadaşlarınızı (astlarınızı, akranlarınızı ve üstlerinizi) özel ve önemli günlerinde kutlamayı ihmal etmeyin.
Tanışma, tanıtma ve tanıştırma kuralları şöyle sıralanabilir:
Bir yere girdiğinizde önce kendinizi tanıtın.
Tokalaşmada önce el uzatma hakkı üst olana aittir.
Grup tanışma ve tanıştırılmasında her üye tek tek tanıştırılır.
Resmi olan makamlarda ziyaretçileri varsa sekreter veya özel kalem takdim etmeli; yoksa kişiler kendini takdim etmelidir.
Tanıştırmada; küçüğü büyüğe, erkeği kadına, unvanıyla, adıyla ve soyadıyla takdim edin.
Hitaplar ve hitap şekilleri şöyle sıralanabilir:
Başkalarına daima “Siz” diye hitap edin. Her zaman ve herkese “lütfen” deyin ve teşekkür edilmelidir.
Resmi konuşma yaparken; kesinlikle “ben” demeyin, biz veya “Müdürlüğümüz” denilmelidir .
Resmi takdim ve hitaplarda her zaman resmi unvan ve rütbelerine göre hitap edilmelidir.
Selamlaşma protokolü şöyle sıralanabilir:
Protokolde daima; küçük büyüğe, bayan erkeğe, ast üste selam verir. Akranlarınıza da önce siz selam vermelisiniz.
Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtmakla söze başlamalısınız.
Telefonu önce kim açtıysa önce o kapatır .
Selam verirken aynı sözcüklerle karşılık verilir.
Makama girerken önce kapıya vurulur, izin alındıktan sonra içeriye girilir ve içeri girince başı hafif öne eğerek selam verilir.
Karşılama ve uğurlama protokolü şöyle sıralanabilir:
Dışardan gelen kişileri önce sekreter karşılamalı, güler yüzle hoş geldiniz diyerek kendini tanıtmalıdır.
Sekreter ziyaretçiye kendini tanıttıktan sonra, “İsminiz lütfen size nasıl yardımcı olabilirim?” diyerek yardımcı olaya çalışır. Oturmaları için yer gösterdikten sonra randevularını kontrol eder. Konukların beklemesi gerekiyorsa içecek isteyip istemediklerini sorar, zaman geçirmeleri için dergi gazete gibi okuyabilecekleri yayınları verir.
Astlarınızı ve ast düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul edin.
Amiriniz veya üstünüz ziyaretinize veya denetiminize geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın. Misafir koltuğuna geçip karşısında oturun.
Üstünüz ve yöneticiniz size hoş geldiniz veya güle güle derken tokalaşmak için elini uzatmıyorsa, önceden elinizi uzatmayın.
Yazılı iletişimde protokol kuralları şöyle sıralanabilir:
Alt makamlara yazılan yazılar “rica ederim”, üst veya aynı düzey makamlara “arz ederim” şeklinde yazılmalıdır.
Devletin üst kademesindekilere gönderilen mektuplarda zarf üzerine sadece unvanlar yazılması yeterlidir.
Yazıların sonunda “Saygılarımla” gibi bir ifadeyle bitirilmesi uygun olur.
İmza yerine sadece ad soy ad yazılmalı unvanlar eklenmemelidir.
Özel mektuplarda her zaman el yazısı kullanılmalıdır.
Makam sekreterinin protokol görevleri şöyle sıralanabilir:
Makam sekreteri iş hayatında daima iyi, güzel ve temiz giyinmelidir.
Makam sekreteri, yöneticinin sol arkasında oturmalı; merdivenden inip çıkarken bir adım gerisinde ve yine sol tarafında olmalıdır. Makam arabasında ön sağa; kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, bir üstüyle birlikte bindiğinde arka sola oturmalıdır.
Yöneticiyi her sabah makamına geldiğinde ve akşam makamından ayrılırken, yöneticiyi ayağa kalkarak karşılamalı ve uğurlamalıdır.
Sekreterlikte en önemli görevlerden biri telefon iletişimidir. Sekreter telefon çaldığında iki defadan fazla çalmadan telefonu açmalı ve yanıt vermelidir. Karşı taraf kapatmadan telefonu kapatmamalıdır.