Sekreterliğin Tanımı ve Tarihi Gelişimi

Bu ünitede öncelikle sekreter kavramı ele alınmış, sekreterlik kavramının zaman içinde anlam ve algısındaki değişimler ortaya konulmaya çalışılmıştır. Sekreterlik mesleğinin iş hayatındaki önemi vurgulanarak, günümüzün rekabetçi iş dünyasında yaşanan gelişmelerin sektörel değişmelere neden olduğu ve devamında yönetim modellerindeki farklı ihtiyaçları gün yüzüne çıkardığı ifade edilmiştir. Sekreterlik mesleği her gün daha da gelişmekte ve kurumsallaşan yapılarda daha da karmaşık iş süreçlerini yönetmek durumunda kalan yönetim takımının önemli bir parçası olma özelliğine kavuşmaktadır. Sekreterlik kavramı Latince “secretum” sözcüğünden türetilmiş olup Türk Dil Kurumu sözlüğündeki karşılığı ise özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen, görevli, yazman ve kâtip anlamlarına gelmektedir. Sekreter dert ortağı, güvenilir bir kâtip, yazışma ve dosyalama işlemlerini düzenli bir şekilde yaparak, yöneticilerin sıradan işlerini kolaylaştıran ve bu sayede onların daha önemli sorunlar üzerinde çalışmalarını sağlayan kişidir. Ayrıca sekreter, stenografi ve daktilo bilgisi gibi temel sekreterlik bilgilerine sahip, büro işleri ile ilgili bilgisi ve pratik tecrübesi ile dosyalama yapabilen, büro makinelerini kullanabilen ve kayıt ile ilgili görevlerin üstesinden gelebilecek nitelikte bir kişi olarak tanımlanmaktadır. Sekreter, büro yeterliklerinin üstünlüğüne sahip, doğrudan emir almadan, sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi kendisine verilen sınırlar içinde kararlar verebilen yönetici yardımcısıdır.

Bu ünite içerisinde sekreterlerin ifa ettiği görev ve sorumluluklar kullandıkları araç, gereç ve donanımlar, sahip olması gereken bilgi ve beceriler, iş hayatında uyguladığı tutum ve davranışlar detaylı bir şekilde ele alınmıştır.

Sekreterlik mesleğinin doğuş tarihi tam olarak bilinmemekle beraber MS 400’lü yıllarda Antik Mısır yazıcılarının (kâtip) ortaya çıktığı ve bunların güvenilir erkeklerden oluştuğuna dair kanıtlar bulunmaktadır. Bunlar tabletlere yazı yazabilen ve okuyabilen o günkü şartlarda iyi eğitimli kişilerdir. Orta Çağ döneminde sekreterlik işlerinin daha çok dini ağırlıklı olduğu özellikle dini eserlerin çoğaltılması ve dini mesajların iletilmesi şeklinde din adamlarınca gerçekleştirilen işler olduğu ifade edilmektedir. Rönesansla birlikte sekreterlik işlerinin kilisenin dışına çıkarak gelişen ticaret anlayışı ile işletmecilik alanında kendine yer bulmaya başladığı ve erkeklerin yoğun olarak istihdamını sağlayan iş kolu olarak yükseldiği görülmektedir. Sanayi devrimine kadar erkeklerin egemenliğinde bir iş kolu olan sekreterlik daha çok yazı ve kayıt işlerinden oluşmaktaydı. 1870’li yıllarda daktilonun geliştirilmeye başlanması daktilo kullanan yeni bir sekreter sınıfının ortaya çıkmasında etkili olmuştur. Bu tarih itibariyle geçmişte erkek egemen bir iş kolu olan (%97) sekreterlik günümüzde yavaş yavaş kadınların hâkim olduğu (%65) bir meslek hâline dönüşmüştür. Sanayi devriminin iş hayatına getirdiği en büyük değişimlerden biri fabrikalaşma olmuş ve bu da büro hizmetlerinin gelişmesini sağlamıştır. Ağır iş kollarının erkek iş gücü ile yürütülmesi ve artan fabrika sayısı daha çok kadın iş gücünün büro hizmetlerine yönelmesine sebep olmuştur. Özellikle iş hayatında artan rekabet, sekreterlik işlerinin daha etkin ve verimli yapılmasına yönelik olarak sekreterlik mesleğinin yeniden tanımlanmasına ve söz konusu mesleğin profesyonelleşmesine katkı sağlamıştır.