Rekreasyonda Etkinlik Planlaması

Etkinlik Tanımı

Etkinlikler insanların çalışma ve var olma zamanı dışında kalan zaman dilimlerinde, bir diğer ifade ile boş zamanlarında değerlendirdikleri aktiviteler olarak tanımlanmaktadır. Tatil sürelerinde yaşanan artışla birlikte özellikle kısa süreli tatillerinde insanlar boş zamanlarını daha kolay ulaşabilir, daha güvenli, sosyalleşme ve rahatlama açısından kendileri için çok daha değerli gördükleri etkinlikleri tercih etmektedirler. Çok daha büyük ölçekte ve çok sayıda etkinliğin ortaya çıkmasındaki en büyük nedenlerden bir diğeri ise rekreasyon işletme sektöründe yaşanan büyüme ile birlikte etkinliklerin düzenlendikleri şehirlere sağladığı, ekonomik, kültürel ve sosyal faydalardır. Zira, etkinlikler öncelikle destinasyonlar için değerli bir turizm talebinin oluşmasını sağlayarak, turizm, seyahat, boş zaman, eğlence ve konaklama sektörüne de hatırı sayılır bir katkı sağlamaktadır.

Etkinlik Kavramının Tarihçesi

İnsanlığın dünya üzerinde var olmasına kadar dayanan etkinlik kavramı ilk zamanlarda sağlık, hastalık ya da başarı ile başarısızlık üzerine gerçekleştirilmişlerdir. Bu tip felaketlerin ya da ödüllerin Tanrı tarafından gönderildiğine inanan toplumlar Tanrılara yönelik af dilemek ya da şükran duygularını göstermek adına törenler ve ayinler düzenlemişler ve düzenlemeye devam etmektedir.

Etkinlik Yönetim Süreçleri

Düzenlenen etkinliklerin başarılı bir şekilde yürütülmesi için sürecin etkili olarak organize edilmesi gerekmektedir. Bu aşamada etkinlik yönetim sürecinin dört farklı aşaması bulunmaktadır. Bu aşamalar; bilgi toplama, planlama ve programlama, uygulama ve değerlendirme olarak belirtilebilir.

Araştırma

İşletmelerin yapılacak olan etkinliklerde hedeflenen amaca ulaşabilmeleri için doğru ve rasyonel verilere dayanmış bir araştırmaya ihtiyaçları vardır. İyi bir araştırma ile etkinlik için gereksinim duyulan tüm veriler elde edilmiş olacaktır.

Planlama ve Programlama

İyi ve doğru bir plan, eldeki kaynakların en doğru şekilde kullanılarak iktisadilik prensibini esas alarak ve araştırma sürecinde elde edilen veriler doğrultusunda hazırlanmalıdır.

Uygulama

Etkinliğin somut anlamda değerlendirileceği bölüm uygulama bölümüdür. Zira, her ne kadar başarılı bir araştırma ve kapsamlı bir planlama yapılırsa yapılsın, uygulama bölümünde yaşanılan bir sorun önceki başarıları da ortadan kaldıracaktır.

Değerlendirme

Etkinliği düzenleyen işletmelerin planlama aşamasında belirlenen hedeflerle uygulama sonucunda elde edilen çıktıların ne derecede uyuştuğunu açıklayan süreç değerlendirme aşamasıdır.

Etkinlik Planlama Türleri

Planların kapsamlı yapılabilmesi için etkinlik planlama türleri kendi içeresinde üç farklı başlıkta düzenlenmektedir. Operasyonel, finansal ve pazarlama planları bir bütün olarak etkinliği düzenleyen işletmelerin ya da destinasyon yönetim örgütlerinin başarılı bir etkinlik düzenlemesi yönünde güç sağlamaktadır.

Operasyonel Planlama

Operasyon, etkinliğin gerçekleşebilmesi için oluşturulan bütün sistemleri açıklamaktadır. Finansal ve stratejik olarak alınan kararların dışında kalan, etkinlik zamanında gerçekleştirilen tüm faaliyetleri ifade etmektedir.

Finansal Planlama

Finansal planlama, geçmiş yıllarda düzenlenen etkinliklerin verilerinden son düzenlenen etkinliğin finansal verilerini kıyaslanması ile ortaya çıkmaktadır. Etkinliğin düzenleneceği ortam, çalışacak personelin niteliği ve sayısı etkinliğin ekonomik durumunun belirlenmesinde önemlidir.

Etkinliğin Pazarlama Planı

Etkinliklerin pazarlama planı hazırlanırken ilk önce yapılması gereken işlem pazar yapısı ile pazarın toplam büyüklüğünü tespit etmekte gerekmektedir..