Etkinlik Yönetimi ve Kriz Yönetimi İlişkisi

Bu ünitede; etkinlik, etkinliklerin özellikleri, etkinlik türleri ve sınıflandırması gibi konulara ek olarak etkinlik yönetimi ve kriz yönetimi ilişkisi bağlamında rekreasyon uzmanının sorumluluklarına yer verilmiştir. Etkinlik terimi; açılış, davet, gösteri, konser, kongre, sempozyum, festival, şölen, karnaval, fuar, çeşitli yarışma ve turnuvalar, bayi toplantıları, tanıtım ve lansmanlar yanında genellikle kültür, sanat, spor faaliyet ve organizasyonları ile karakterize olmuştur. Söz konusu etkinlikler kendiliğinden oluşup gelişen olaylar değildir. Tüm bu organizasyonlar belirli stratejiler doğrultusunda planlanan faaliyetlerdir. Etkinliğin stratejik olarak yönetilmesi ise, onu hedeflenen amaca ulaştırmada en önemli unsurdur. Etkinlik kavramı, günümüzde serbest zaman aktivitesi olarak kullanılmakta ve tanımlanmaktadır. Literatürde en yaygın etkinlik tanımlaması ise Getz tarafından yapılan tanımlamalardır. Getz, etkinliği; ‘yılda bir defa veya birden fazla belirli bir süre içinde gerçekleştirilen ve halkın davet edildiği kutlamalar’ ve ‘belirlenmiş bir zamanda ve yerde, belirli koşullar altında gerçekleşen dikkate değer bir olay olarak’ tanımlanmaktadır. Etkinliklerin rutin olmayan ve örgütlere özgü yapısı, onları etkinlik yapan belirleyici faktörlerden biridir. Shone ve Parry'nin çalışmalarından elde ettiği bu sonuca dayanarak, etkinliklerde bulunması gereken özellikler şu şekilde sınıflandırılmış ve açıklanmıştır; Özgünlük, Dayanıksızlık, Soyutluk, Ortam ve Hizmet, Kişisel Temas ve İletişim, Emek Yoğun Yapı ve Sabit Zaman Çizelgesi. Farklı etkinlikler, farklı tipte ziyaretçileri çekmektedir. Farklı kültür ve sınıflardan insanlar aynı etkinlikte bir araya gelmekte ve birbirlerinin kültürlerinden etkilenmektedirler. Draper ve arkadaşlarının 2018 yılında yayınladığı çalışmaları, etkinliğin amacı ne olursa olsun katılımcıların oluşturdukları geçici topluluk için anlamlı bir deneyim yaratmaya odaklandığını göstermiştir. Etkinlikler; kültür, spor, politika ve iş hayatına dönük etkinliklerden mega etkinliklere, EXPO’lara, festivallere, küçük çaplı özel etkinliklere, toplantılara ve yarışmalara kadar uzanan çok geniş bir yelpazeye sahiptir. Etkinlikler genel olarak; ‘talep odaklı etkinlikler, organizatöre göre etkinlikler, temalarına göre etkinlikler, planlama durumuna göre etkinlikler, ölçeklerine göre etkinlikler, amaçlarına göre etkinlikler’ şeklinde sınıflandırılmaktadır. Etkinlik yönetimi, sosyal, kültürel ya da kurumsal amaçlara hizmet etmek için tüm ayrıntıları önceden planlanarak gerçekleştirilen ritüelleri, sunum, performans veya kutlamaları tanımlamaktadır. Etkinlik yönetimindeki ana hedef, etkinlik sürecini baştan sona krizlerden uzak tutacak ve kurumun itibarını yükseltecek şekilde yönetmektir. Etkinlik sahibi, projeyi mümkün olduğu kadar doğru yönetmekten sorumludur. Aynı zamanda bir organizatör ve yürütücüdür. Etkinlik sahibi her kim olursa olsun, o anda ilgili etkinlikte görevli rekreasyon uzmanının etkinlik sahibi gibi düşünerek hareket etmesi ve tüm sürece hakim olması gerekmektedir. Çünkü rekreasyon uzmanının gerek deneyim kazanmak gerekse kriz yönetim becerilerini geliştirmek için sahada ve çalışma hayatında sahip olabileceği en uygun ortam bir etkinliğin kendisidir. Görev aldığı etkinlik rekreasyon uzmanının mesleki gelişimine eşsiz katkılar sağlayacağı gibi, ancak bu şekilde olası bir krizle baş etme yöntemlerini öğrenecektir.

Etkinlik yönetimi, rekreasyon yönetimi ve kriz yönetimi, genel olarak yönetim biliminin prensiplerini kullanırlar ve birbirlerinden beslenirler. Yönetilenin kim, kimler veya ne olduğuna bağlı olarak kriz yönetimi kapsamında özel hazırlıklar yapılmalıdır ki özellikle spor ve rekreasyon etkinliklerinin özgün yapısı bu hazırlıklara özen gösterilmesini gerektirmektedir. Bir etkinliğin başarısı, iyi bir planlama ve hazırlık yapılmış olmasının yanında, risk faktörlerinin ve kriz senaryolarının ne kadar ciddiye alındığına da bağlıdır.

Risk faktörlerinin göz önünde bulundurularak hazırlıklı olunması ve kriz yönetim planı yapılması, etkinliğin başarısına gölge düşürecek olumsuz durumlara önlem alınmasının yanında, paydaşlar arasında etkinlik ve organizasyona olan güveni artıracak ve etkinlik kültürünün yerleşmesi anlamında kurumsal hafıza yaratarak sürdürülebilir ortaklıklarla daha çeşitli ve başarılı etkinlikler için özgüven yaratacaktır. Rekreasyon uzmanı veya etkinlik sahibi için, planlanan etkinliğin hacmine göre değişkenlik ve esneklik gösterebilecek bir yol haritası niteliğinde, aşağıdaki sürecin her bir adımının özenle takip edilmesi ve yerine getirilmesi başarılı bir etkinlik ve kriz yönetimi için hayati önem arz etmektedir. Aşağıda yer alan iş akış planı, rekreasyon uzmanı ve etkinlik sahibi için etkinliğin özelliklerine göre geliştirilebilir, güncellenebilir özellikte olup bir rehber niteliğindedir. Buna göre bir etkinlikte rekreasyon uzmanı ve etkinlik sahibinin sorumlulukları ve dikkat etmesi gerekenler genel hatlarıyla şu şekildedir; her etkinlik için etkinlik planı ve alternatif senaryolar hazırlanması ve etkinlikten önce katılımcılara ve paydaşlara sunulması, her etkinlik için etkinlik yönergesi hazırlanması ve etkinlikten önce katılımcılara ve paydaşlara sunularak imzalatılması, her etkinlik için sorumluluk beyanı formu hazırlanması ve etkinlikten önce katılımcılara ve paydaşlara sunularak imzalatılması, her etkinlik için sağlık ve güvenlik önlemlerinin alınmış olduğundan emin olunması ve bu bilgilerin etkinlikten önce katılımcılara ve paydaşlara sunulması, her etkinlik için gerekli resmi izinlerin alınmış olması, her etkinlik için gerek planlama gerek uygulama aşamasında kanun, yasa ve yönetmeliklere uygun hareket edilmesi, her etkinlik için kriz senaryoları hazırlanması, her etkinlik için kriz yönetim planı hazırlanması ve paydaşlara sunulmasıdır.