Rekreasyon Etkinliklerinin Yönetimi

İyi bir yönetim modeli ile rekreasyonel etkinliklerin planlanması ve yürütülmesi toplumsal ve bireysel fayda sağlanması bakımından önem arz etmektedir (Aksu ve Kaya, 2021). Çünkü teknoloji ve ekonomik gelişmeler sonrası yaşanan endüstriyel değişimler ile birlikte bireylerin kendilerine ayırdıkları zaman artış göstermiş, bireyler kültür, sanat, spor ve benzeri içerikli rekreatif etkinliklere katılmayı önemsemişlerdir. Dolayısıyla dünyada rekreatif etkinliklere yönelik olarak talep artmış, bu konuda bir endüstri ortaya çıkmıştır. Bu endüstride serbest zaman değerlendirme yöntemi olan rekreasyonel etkinlikler, müzikal uğraşlar, sportif etkinlikler, oyunlar, sanatsal etkinlikler, yetenek gerektiren etkinlikler, doğa etkinlikleri, sosyal ve kültürel etkinlikler gibi birçok etkinlik türünü kapsamaktadır (Can, 2016). Etkinlikler üzerinde birçok araştırmacının farklı sınıflandırılmalar ortaya koyduğu görülmektedir. Bazıları, etkinliğin planlanması safhasınıa odaklanmakta, bazıları büyüklüklerine, bazıları ise içerikleri üzerinden hareket etmektedir (Savlukbaş, 2019).

Sanatsal, rekreatif, sportif vb hangi amaçla yapılıyorsa yapılsın etkinliklerin kendine özgü olarak değerlendirilip, planlanıp yönetilmesi gerekmektedir. Getz ( 1997) literatürde kabul gören en kapsamlı sınıflandırmayı yaparak etkinlikleri boyutlarına ve temalarına göre ikiye ayırmıştır. Bu sınıflamada etkinlikler boyutları açısından mega, özellikli (Hallmark), büyük (majör) ve küçük (minör) etkinlikler olarak dört gruba, temalarına göre etkinlikler ise kültürel, sanat ve eğlence, iş veya ticaret amaçlı, spor, eğitim ve bilimsel amaçlı, rekreasyonel, siyasi ve özel etkinlikler olarak sekiz gruba ayrılır. Etkinlik yönetimi “kişi, kurum ya da kuruluşun amaçları doğrultusunda farklı hedefleri bulunan –tanıtım, farkındalık oluşturma, kutlama vd. -etkinliklerin planlama, organizasyon ve ölçümleme süreçlerinin tümünü içeren bir uygulama alanı ” olarak tanımlanmaktadır (Ünlü Kurt, 2018). Etkinliklerin yönetimini etkinlik öncesi, etkinlik sırası ve etkinlik sonrası olmak üzere 3 ana başlık etrafında özetlemekte fayda vardır.Etkinlikte yer alan tüm paydaşların etkinlik sırasında etkileşimlerinin nasıl olacağını tahmin etmek zordur. Bu belirsizliğin olumsuz sonuçlarını minimize etmek için, planlama sürecini iyi yönetmek ve beklenmedik durumlara hazırlıklı olmak gerekmektedir (Savlukbaş, 2019). Rekreayon yönetimi açısından önemli yeri olan etkinlikler genel anlamda hedef, strateji, liderlik ve koordinasyon gibi önemli yönetim stillerine ve becerilerine ihtiyaç duyar. Bundan dolayı etkinliğin kapsamlı planlanmasına, pazarlanmasına, tanıtılmasına ve eksiksiz bir şekilde sunulmasına ihtiyacı vardır. (Aksu ve Kaya, 2021) Etkinlik planlama ve yönetiminde belirlenen hedeflere operasyonel planlama, finansal planlama, ve pazarlama planı olmak üzere üç alt plan hazırlanarak ulaşmak gerekmektedir (Can, 2016). Operasyonel Planlamada belirli bir zaman diliminde gerekli olan personel, etkinlik alanı, konaklama ve catering, teknik hizmet seçimi ve paydaşların koordinasyonu öncelikli olarak belirlenmelidir (Savlukbaş, 2019). Etkinlik boyunca yapılacak harcamaların ele alındığı, maliyetlerin belirlendiği, etkinliğin değerinin ortaya konduğu aşamadır. Etkinliğin amacına bağlı olarak etkinliğin gelir ve gider kalemlerinde değişiklikler olabilmektedir. Bu planlama aşamasında gizli maliyet riskleri bulunmaktadır ve bu riskler etkinlik başladığı anda ortaya çıkabilmektedir (Savlukbaş, 2019). Etkinlik pazarlama planlaması hedeflerin belirlenmesi Pazar potansiyelinin ölçümlenmesi / Talep tahmini / Hedef kitle seçimi, etkinlik türünün belirlenmesi gibi aşamaları içerir.