Sosyal Hizmette Kayıt Tutma ve Standartları
Sosyal hizmette kayıt tutma müracaatçıyla ilgili sorun, tedavi, müdahale planı, tedavinin gelişimi, duruma katkıda bulunan sosyal, ekonomik ve sağlık faktörleri ve sonlandırma ya da sevk etme prosedürlerine ilişkin bilgilerin yazılı olarak bir dosyada tutulması süreci olarak ifade edilebilir.
Sosyal hizmette Kayıt Tutmanın Temel Amaçları
Sosyal hizmet kurum ve kuruluşlarında kayıt tutmanın amaçları birkaç madde altında ele alınabilir:
- Müracaatçının kimlik bilgileriyle diğer ihtiyaç duyulan bilgilerinin alınması,
- İlk başvuruda istenen belgelerinin saklanması,
- Görüşme, müdahale, izleme ve sonlandırma süreçlerinin şeffaf bir şekilde kayıt altına alınması,
- Kayıt tutmayla kişiye özel bir dosyalama yapılması,
- Belgelerin yasalara uygun şekilde saklanmasının sağlanması,
- Olası bir denetleme durumuna hazırlıklı olunması,
- Araştırma ve değerlendirme faaliyetleri için kayıtların düzenli bir numaralandırma sistemiyle düzenlenmesi,
- Disiplinler arası iş birliğinin ve iletişimin sağlanması,
- Şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sağlanması,
- Kayıtların izinsiz erişimden korunması.
Sosyal Hizmet Kaydı için Standartlar
Sosyal hizmette kayıt tutma standartları 8 başlık altında ele alınmıştır:
Standart 1: Sosyal hizmet uygulamalarındaki belgeler, sosyal hizmet mesleğinin değerleri, etikleri ve ilkelerine dayanır. Sosyal hizmet kayıt tutma standartları tüm sosyal hizmet uygulamalarıyla ilgilidir.
Standart 2: Sosyal hizmet uzmanları sosyal hizmet müdahalelerinin kaydını tutar ve bu süreçte etik ve yasal sorumluluk taşırlar. Müracaatçılarla yapılan tüm çalışmaların belgeleri tek bir dosyada tutulmalıdır. Sosyal hizmet uzmanları müracaatçılara kayıt sürecinin içeriği ve etik yönüyle ilgili bilgi vermekle yükümlüdürler.
Standart 3: Sosyal hizmet uzmanları, kayıtların sosyal hizmet müdahalesini, müdahalenin izlenmesini ve değerlendirilmesini kolaylaştıracak biçimde olmasını sağlar. Kayıtlarda müracaatçının kişisel bilgileriyle talep ettiği hizmete dair tüm bilgi ve belgeler yer alır. Kayıtlar mesleki jargon, duygusal ya da aşağılayıcı ifadeler yer almaz hatalı kayıtlarda yapılan tüm değişiklikler resm îolarak belgelenir.
Standart 4: Sosyal hizmet belgeleri, açık bir değerlendirme, müdahale stratejisi ve sonlandırma planı içermelidir. Değerlendirmeler, nesnel dayanaklı olmalıdır. Diğer birimlerden gelen kayıtlar yer almalıdır. Etik ikilemlerle ilgili bilgi yer almalıdır. Kayıtlar mesleki ilişkinin sona ermesinden sonra 5 ila 10 yıl süreyle muhafaza edilmelidir. Tüm arşivin hem korunaklı olmasına hem de dışardan yetkisiz kişilerin girişine kapalı ve güvenli olmasına dikkat edilmelidir.
Standart 5: Sosyal hizmet uzmanları, müracaatçıların gizliliğini korur ve müracaatçılarla mesleki ilişkiyi başlatmadan önce ve başlattıktan sonra müracaatçıların sosyal hizmet belgelerinin gizliliğinin sınırlarını bilmelerini sağlar. Gizli bilgiler müracaatçının bilgilendirilmiş onamı veya müracaatçının yasal temsilcisinin izniyle açıklanır, mahkeme emri bu istisnayı bozan tek durumdur.
Standart 6: Sosyal hizmet uzmanları kayıt tutmayla ilgili en iyi uygulama yönergelerini bilmeli, müracaatçıyla resm î iletişim kanallarıyla iletişim kurmalı ve tüm iletişimi belgeleyerek dosyaya eklemelidir.
Standart 7: Sosyal hizmet uzmanları, kayıt tutma sürecine dair bilgi ve becerilerini güçlü tutmak ve güçlendirmek için gerekli hizmet içi eğitimlere katılarak kayıt tutmayla ilgili en güncel yönergeleri bilmelidir.
Standart 8: Çalışılan kurum ve kuruluştaki tüm proje planlama, politika geliştirme ve araştırma süreçlerinin tümü mesleğin etik ve felsefesine dayandırılarak belgelenir. Bu çalışmaların sonunda ortaya çıkan çıktılar tüm bu standartlar dikkate alınarak belgelenir ve paylaşılır.
İlk Kayıt
Sosyal hizmet uzmanları ilk başvuru yapan müracaatçılarla görüşerek müracaatçının kimlik bilgileriyle kuruma geliş amacı, istek ve beklentilerini alırlar. Kurumun hizmetleri hakkında bilgi verirler. Sonrasında talebe uygun işlem başlatırlar değilse müracaatçıyı uygun kurum veya kuruluşa yönlendirirler.
Görüşmelerin Kayıt Altına Alınması
Kayıt tutma çok temel olarak yazılı, sesli ve görüntülü olmak üzere üç başlık altında ele alınabilir. Ayrıca kayıt hem görüşme için hem de müracaatçının takibi için gereklidir.
Görüşmelerin Kayıt Altına Alınma Biçimleri
Yazılı Kayıt : Yazılı kayıt kâğıt ve kalem yoluyla söylenenlerin kişinin kendi yöntemlerine göre özetlenmesi veya sıralanması esasına göre yapılır.
Sesli Kayıt : Sesli kayıt yapılan görüşmenin bir ses kayıt cihazıyla başından sonuna kaydedilme esasına dayanan bir kayıt türüdür.
Görüntülü Kayıt : Görüntülü kayıt görüşmenin hem görüntü hem ses olarak bir kamera aracılığıyla kaydedilmesi esasına dayanan kayıt türüdür.
Süreç Takibi için Yapılan Görüşmelerin Kaydı
Müracaatçının talebi veya kuruma havalesiyle başlayan mesleki sürece ait tüm çalışmalar kayıt altına alınır. Vakanın bir şekilde kapanması sonucunda çok uzun süre bekleyen kayıtlar arşive kaldırılır ve yasal süre sonuna kadar arşivde saklanır.
Kayıtların Raporlaştırılması
Kayıtların raporlaştırılmasında varsa ilgili kurumun şablonuna uyulur. Raporlaştırmada görüşme notları ve nesnel gözlemler dikkate alınmalıdır. Görüşmede alınan notların dışına çıkılması veya öznel yargıların kullanılması raporun geçerlik ve güvenirliğini azaltacaktır.
Kayıtların raporlaştırılmasında konuyla ilgili olmayan çok fazla ayrıntıya yer verilmemeli, rapor tümüyle nesnel olmalı, yazım dili ve şekli açık ve net olmalıdır. Raporların imzalanması ve basılı veya dijital olarak korunaklı bir biçimde saklanması gerekmektedir.
Kayıt Tutma Konusunda Dikkat Edilecek Diğer Konular
Kayıt dosyaları düzgün bir şekilde oluşturulmalıdır. Çalışılan bazı kurumların teknik altyapısında yetersizlik veya eksiklik nedeniyle kişisel bilgisayar kullanımı h âlinde etik kurallara mutlak uyulmalıdır. Dosyalara en yeni evrak en başa takılmalı, dosyalar sondan başa doğru incelenmelidir. Raporlar eski bir rapor üzerinden yazılmamalıdır. Yazılan tüm raporlar ve imzalanması gereken tüm evraklar mavi kalemle imzalanmalıdır. Dosyada çalışanlar arasındaki olası sorunlara ve çatışmalara ait belgeler yer almamalıdır.