Sosyal Hizmet Ortamlarında Rapor Yazmanın Önemi

Giriş

İyi bir rapor yazmak ancak ve öncelikle rapor yazmanın sosyal hizmet literatüründe ve bağlamında nerede yer aldığını, nereden geldiğini ve neden önemli olduğunu bilmek ile başlar.

Sosyal hizmet uzmanları müracaatçı grupları ile çalışırken farklılıkları tanımlamalı, ihtiyaçları belirlemeli ve özgün sosyal hizmet müdahale planı geliştirmeli ve uygulamalıdır. Tüm yaptığı mesleki uygulamayı da yazılı hâle getirmelidir. Bu planı gerçekleştirirken de birçok beceriye sahip olması gerekmektedir.

Rapor yazmak öncelikle sosyal hizmet mesleğinin faaliyetidir. Rapor yazmanın amacı en genel tanımı ile müracaatçı sistemini tanımayı sağlayıp elde edilen bilgiler ile stratejik mesleki plan belirleyerek müracaatçı sistemine en uygun hizmeti ve mesleki uygulamayı sunmaktır.

Tüm bunlarla birlikte sosyal hizmet uzmanları birey, aile, grup ve toplumla çalışırken yaptığı araştırmalarda, çalıştıklarını kurumların amaçlarına uygun olarak farklı süreç, sonuç, inceleme ve değerlendirme raporları hazırlamaktadırlar.

Her bir kurum ve kuruluşta hazırlanan raporlar birbirinden farklı olabilir fakat tüm hazırlanan raporların amacı, müracaatçı sistemine mikro -mezzo ve makro seviyede analiz yaparak hizmet üretilmesini sağlamaktır.

İletişim Becerisi Olarak Rapor Yazmak

Sosyal hizmet uygulaması kapsamında iletişim becerisi kazanılması da gereken beceriler arasında ilk sıralarda yer almaktadır.

Sosyolojik olarak becerinin tanımına bakıldığında ise beceri; öğrenme yolu ile geliştirilmiş ve belirli amaca yönlendirilmiş veya belirli bir eyleme odaklanmış fiziksel veya sözel karmaşık davranış örüntüsüdür.

Temelde sözlü, sözlü olmayan ve yazılı iletişim olarak ele almak mümkündür.

Raporlar yazı türleri içerisinde; iş yazıları ve resmî yazılar içerisinde yer almaktadır. Yazılı iletişimin çeşitli bileşenleri incelendiğinde olumlu ve olumsuz yönleri dikkat çekicidir.

Rapor Yazmanın Önemi

Rapor yazmak öncelikle sosyal hizmet mesleğini önemli kılan ve sosyal hizmet mesleğini diğer mesleklerden ayıran, farklılaştıran ve özelleştiren görevlerinden biridir. Rapor yazmak sosyal hizmet mesleğinin amaç ve hedeflerini yerine getirmek için kullandığı en önemli araçlardan bir tanesidir.

Yazılan rapor sosyal hizmet uzmanına ait sembolik iletişimi içerir, yaptığı işin ve uygulamanın yansımasını oluşturur, hakkındaki ilk izlenimi belirler.

Yazılan her türlü rapor yapılan işin ve uygulamanın kanıtını oluşturur, kayıtlardan silinmez ya da kaybolmaz.

Raporunuzun ömrünün sınırsız olduğu gibi yasal olarak bağlayıcılığı da bulunmaktadır.

Rapor yazmanın birçok getirisi bulunmaktadır.

Ayrıca nasıl ki sosyal hizmet mesleğinin temel felsefesi gereği her müracaatçı özgün ve biricik, aynı şekilde müracaatçılar ile ilgili yazılan raporlar ya da diğer rapor türleri de kendine özgüdür, özgündür.

Mesleki raporların bu mesleğin eğitimini almış kişilerce yazılması gerekmektedir. Çünkü mesleki etik ve sorumlulukların müracaatçının lehine korunması gerekmektedir.

Rapor Yazarken Dikkat Edilecek Konular

Raporu yazmaya başlamadan önce raporu kimlerin okuyacağı dikkate alınmalıdır.

Mahkemeye, doktorlara, psikologlara, avukatlara, okullara, diğer hizmet kurumlarına, işletmelere, komitelere sunulacak raporlar mutlaka etkin bir dil ile resmî şekilde düzenlenmelidir.

Raporun ilk taslağı ya da raporun içeriği yazılmadan önce mutlaka yazıda verilmesi planlanan içerik düzenlenmelidir.

Bir resmî yazışmada; antetli kağıt, tarih, içindeki adres, referans satırı ya da konu satırı, selamlama, gelişme, sonuç, isim, imza olmalıdır.

Raporlar yazılırken sözler dikkatli seçilmeli, yanlış anlaşılmalara meydan vermemelidir.

Raporlar yazılırken birçok bilgi ve fikrin aynı paragrafta verilmesinden kaçınılmalıdır.

Raporun anlam bütünlüğünü bozan kelimeler ve yorumlardan kaçınılmalıdır.

Rapor Yazmaya Başlamadan Önce Kendinize Sorulacak Sorular

Raporun amacı nedir? Sorun çözmek mi? Öneri getirmek mi?

Yazılan raporun türü nedir?

Raporu ne zamana kadar yazıp yetkili kişiye iletmem gerekmektedir?

Yazılan raporu kim okuyacak, okuyacak kişilerin özellikleri nelerdir?

Raporun yazılma amacı ile raporu okuyacak tarafın konuya ilişkin bilgisi nedir? İhtiyaç duyulan bilgiler nasıl aktarılmalı?

Belirlenen amaç ve tür doğrultusunda raporun şekil olarak düzeni ve uzunluğu ne kadar olmalı?

İhtiyaç duyulan raporun yazılmasında hangi kaynaklara ihtiyacım var? Nereden ya da kimden yararlanabilirim?