Etkili Bir Kayıt Tutma, Raporlama ve Sunma

SOSYAL HİZMETTE KAYIT TUTMA

Sosyal hizmet uygulamalarında kayıt tutma çoğunlukla müracaatçılar hakkında yapılan çalışmaların yazılı hâle getirilerek somut belgeler h âline dönüştürülmesini içerir. Bu nedenle etkili kayıt tutma ve raporlama becerileri bir sosyal hizmet uygulayıcısının sahip olması gereken en temel beceriler arasında yer alır. Sosyal hizmet uygulaması kapsamındaki kayıt tutma işlemlerini kurumsal kayıtlar ve mesleki kayıtlar olarak ele almak mümkündür. Kurumsal kayıtlar çoğunlukla kurumsal işleyişe yönelik olarak hazırlanan resmî yazılarla ilgilidir. Mesleki kayıtlar ise çoğunlukla rapor hazırlama odağında yoğunlaşmaktadır.

Kayıt Tutmanın Önemi

Kayıt tutmanın başlıca amacı, sosyal hizmet ortamlarında yürütülen tüm uygulamaların belgelendirilmesi ve hesap verebilirliğin sağlanmasıdır. Sosyal hizmet uygulaması açısından kayıt tutma hizmet alanlarla yapılan çalışmaların kesintisiz izlenmesini sağlar. Öte yandan kayıtlar hizmetlerin denetlenmesini sağlarken aynı zamanda gerekli durumlarda güncellenmesi ve değiştirilmesi için önemli bir kaynak oluşturur.

Kurumsal İşleyişe Yönelik Kayıt Tutma

Kurumsal bir uygulama bütünlüğü her zaman iş ve işlemlerin kayıt altına alınmasıyla mümkün kılınabilir. Kurumsal işleyiş açısından en önemli kayıtlardan biri resmî yazılardır. Resmî yazılar, tüzel kişiliğe sahip kamu kurum ve kuruluşlarının aralarındaki iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere yasal olarak belirlenmiş kurallara ve standartlara göre hazırladıkları belgelerdir. Sosyal çalışmacılar sık sık üst yazı, dilekçe, tutanak, çeşitli formlar gibi belgelerle ilgili düzenleme ve yazışma yapmak durumundadır.

Mesleki Amaca Yönelik Kayıt Tutma

Mesleki amaca yönelik kayıt tutma genel itibarıyla raporlama olarak ele alınabilir. Raporlama kapsamında sosyal hizmet kuruluşlarından hizmet alan müracaatçıların sorun ve ihtiyaçlarını belirlemekten hangi mesleki müdahalelerin planlandığı ve uygulandığına kadar oldukça geniş bir perspektifte bilgi sunan ve karar almayı kolaylaştıran raporlara rastlanabilir. Bu kayıtlar, mesleki açıdan yürütülen uygulamaların sürekliliğini sağlama noktasında önemli işlevlere sahiptir.

Sosyal Hizmet Uygulamasında Raporlama

Etkili raporlama becerileri sosyal hizmet açısından mesleki görünürlüğü artırmanın ve meslek elemanının yaptığı işin niteliğini ortaya koymanın bir yolu olarak oldukça önemlidir.

Rapor Yazmaya Hazırlık

İyi bir rapor yazmak için raporu yazmanın öncesinde hazırlık yapılması gerekir. Raporda yer alacak gerekli bilgilerin toplanması ve kurumun işleyişi doğrultusunda yapılacak işlemler bu kapsamda değerlendirilebilir. Bir uygulama sürecinde müracaatçının sorununu tanımlamak ve verilecek hizmete karar verilebilmek için yeterli bilgiye ulaşabilmek, meslek elemanının sorumluluğundadır. Bu nedenle rapor yazma, yazma becerileri ile mesleki becerilerin bütünleştiği bir konudur.

Rapor Dilini ve Mesleki Bilgiyi Doğru Kullanma

İyi bir rapor hazırlayabilmek için ilk kural, iyi bir dil bilgisi ve anlatıma sahip olabilmektedir. Çünkü rapor bir yazılı iletişim aracıdır ve yazılı iletişimde günlük konuşmadaki gibi ifadeler kullanılmaz. Yazdığımız her cümlenin tam olarak istediğimiz şekilde anlaşılmasını sağlamak ve profesyonelliği yansıtmak için iyi bir anlatıma sahip olmamız, yazım ve imla kurallarına özen göstermemiz gerekir. Raporu okuyanın anlamayacağı veya kafa karışıklığı yaratacak düzeyde mesleki terminolojiye dayalı jargon kullanmamaya özen göstermelisiniz. Bu nedenle günlük konuşmadan sıyrılmış olsa da anlaşılması güç terimlerin kullanıldığı raporlar işlevini yerine getiremez ve amacına ulaşmaz.

Raporu Biçimlendirme ve Kontrol Etme

Sosyal hizmet kuruluşlarında hazırlanacak raporlar için çoğunlukla önceden hazırlanmış rapor formatı mevcuttur. Ancak böyle bir format mevcut olmasa dahi raporunuzu biçimlendireceğiniz belirli standartlar vardır. Raporu kontrol ederken; raporunun amacının belirtilmiş olmasına, gerekli tüm bilgilerin eksiksiz verilmiş olmasına, dil ve anlatım kusurlarının olmamasına ve yeterli uzunlukta olmasına dikkat edilmesi gerekir.

Sosyal Hizmet Uygulamalarında Sunum

Sosyal hizmet uygulamalarında rapor hazırlamak kadar sunum yapmak da oldukça önemlidir. Sunum yapmak, hazırlanan raporların sunumu olabileceği gibi bir toplantıda konuşmacı olarak yer almak olabilir. Sunum bu anlamda dosya ile veya sözlü olarak gerçekleştirilebilir. Dosya ile sunum söz konusu olduğunda mevzuata ve kurum politikalarına uygun dosyalama biçimlerine uygun davranmak gerekir. Sözlü sunum yapılması gerektiğinde ise sunumu/konuşmayı planlamak, ön hazırlık yapmak, slayt hazırlama tekniklerini öğrenmek, beden dili ve akıcı konuşmaya özen göstermek gibi püf noktalar üzerinde çalışmak gerekmektedir.