Genel Rapor Türleri
Raporlar, meydana gelen olayların sebepleri hakkında çıkarımlar ve gelecekte alınacak önlemler hakkında önerilerde bulunabilir. Raporlarda raporu hazırlayan kişi tarafından kişisel görüşler, yaptığı görüşmelerin sonuçları ve konu ile ilgili akademik araştırmalara da yer verilebilir. Yapılan çalışma sonunda elde edilen bilgiler rapor içerisinde bir tablo veya grafik şeklinde sunulmalı ve raporu hazırlayan kişi konu ile ilgili vardığı sonuçları raporunda belirtmelidir. Genel olarak raporlar; içeriklerine göre raporlar, sürelerine göre raporlar ve şekillerine göre raporlar olarak sınıflandırılabilir.
İçeriklerine Göre Raporlar: Raporun içeriği, kim tarafından kime yazıldığına göre farklılık gösterir. Her rapor neden yazıldığı ile ilgili güçlü bir gerekçe sunmalı, verilere dayanmalı, yazan kişinin kişisel görüşlerini, vardığı sonuçları ve önerileri kapsamalıdır. İçeriklerine göre raporlar herhangi bir konu hakkında bilgi almak, olay ve olguları öğrenmek, toplanan bilgiler çerçevesinde karara varmayı kolaylaştırmak amacıyla konuyu bilen uzman kişilerce hazırlanan raporlardır. İçeriklerine göre raporlar; bilgi veren raporlar, araştırma raporları, uzman raporları, durum raporları, öneri raporları olarak 5'eayrılır.
Sürelerine Göre Raporlar: Sürelerine göre raporlar haftalık, aylık ve yıllık olarak sınıflandırılmakla birlikte en kapsamlı olanı yıllık raporlardır.
Yapılarına (Şekillerine) Göre Raporlar: Raporlarda verilen bilgiler raporun içeriğini, bu bilgilerin verilmesindeki düzen de raporun biçimini oluşturur. Şekillerine göre raporlar formel ve informel raporlar olarak 2'ye ayrılır. Genelde içerik ve biçim bakımından bir raporun hazırlanmasında üç temel amaca uygunluk üzerinde durulur. Bunlar:
- Amaca uygunluk
- Anlaşılırlık
- Etkililik' tir.
Amaca uygunluk: Öncelikle rapor hangi amaçla yazılıyorsa o amaca uygun olması gerekmektedir. Örneğin araştırma raporları bir konu hakkında araştırma yapmak ve bu araştırmayı sunmak amacıyla yazıldığından belli yazım kuralları ve düzene göre hazırlanması gerekir. Buna karşılık bir yöneticiye sunulacak raporun ise doğrudan belirtmek istediği konuyu kısa bir şekilde anlatması istenir.
Anlaşılırlık: Raporlar yazılırken yalın bir dil kullanılmalı ve seçilen kelime ile cümleler açık ve anlaşılır olmalıdır.
Etkililik: Raporda verilmek istenen bilgilerin etkili bir biçimde verilmesi esastır. Okuyan kişide konu ile ilgili bir etki uyandırmalıdır.
Sosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporlar; mülakat ve değerlendirme raporları olarak iki çeşittir.
Mülakat Raporları: Bu rapor türü yazılma amacına göre ikiye ayrılır. Bunlar:
- Süreç raporu
- Özet raporu
Süreç raporu: Hikâye şeklinde yazılan bu rapor, müracaatçı ile uzman arasında geçen konuşmaları gösteren bir rapor türüdür. Mülakatın başladığı andan itibaren konuşulanlar, müracaatçının davranışları, tepkileri, sosyal hizmet uzmanının görüş ve değerlendirmelerini içerir. Süreç raporunda çalışılan kurumun adı, müracaatçının adı-soyadı, mülakat tarihi, süresi, sosyal hizmet uzmanının adı-soyadı bilgileri içerir.
Özet raporu: Müracaatçı ile yapılan görüşmenin kısa ve öz olarak aktarılmasıdır .Bu rapor türünde ayrıntıya girilmez, görüşmedeki önemli noktalar kısaca yazılır ve özet şeklinde sunulur .Müracaatçıyı daha yakından tanıyabilmek adına ailesi, arkadaşları, iş çevresi ile yapılan görüşmelerin kısa özet şeklinde yazılmasıdır.
Değerlendirme Raporları: Müracaatçı ve çevresi ile yapılan görüşmeler sonucu süreç raporu ve özet raporu olarak verilen bilgilerin değerlendirilmesi ve belirli başlıklar hâlinde rapor şeklinde sunulmasıdır . Değerlendirme amacıyla yazılan bu rapor, müracaatçı ile ilgili belirli bir karara varmak, ara değerlendirme yapmak ve ihtiyaç hâlinde müracaatçıyı başka bir kuruma havale etmek amacıyla kullanılır .Bu raporlar; sosyal inceleme raporu, kurum tanıtım raporu ve alan tanıtım raporu olarak sınıflandırılırlar.
Sosyal inceleme raporu (SİR): Çeşitli isimler alan değerlendirme raporu içeriğinde yer alan bilgilere, hizmet verilen alana, kurum ve kuruluşa, müracaatçının sorununa göre değişiklik gösterir. Psikiyatri kliniğinde hasta hakkında bilgi toplamak amacıyla sosyoekonomik ve psikososyal bilgileri içeren bir rapor hazırlanır. Bu rapor sadece incelemeyi içerir .Çünkü hastaya teşhis koyma ve teşhise yönelik tedavi planının hazırlanması, yürütülmesi bir ekip çalışmasını gerektirir. Buna karşın çocuk mahkemelerinde kullanılan rapora ise “sosyal inceleme raporu (SİR)” adı verilir. Bu raporlar çocukların suça yönelme nedenleri ve ihtiyaç duyulan sosyal hizmet müdahalesini içeren raporlardır .
Kurum tanıtım raporu: Sosyal hizmet alanında öğrenim gören öğrencilerin çalıştıkları sorun alanlarını ve kuruluşları tanımalarına yardımcı olmak amacıyla yazılan raporlardır .
Alan tanıtım raporu: Bu rapor, sosyal hizmet bölümü öğrencilerinin uygulama yapılan alanı, bu alanda ortaya çıkan ihtiyaç ve problemleri, müracaatçı kitlesi ve onların özelliklerini içeren rapordur. Uygulamaya çıkılan alanda toplanan bilgiler, literatür taraması ve kişisel değerlendirmeler ışığında hazırlanır.
Sonuç olarak, sosyal hizmette uygulamalarında kullanılan bu raporlar, müracaatçılar için planlanan müdahalelerin onların istek ve ihtiyaçlarına yanıt vermesi, müracaatçının içinde bulunduğu durumu iyileştirmesini amaçladığından aynı zamanda meslek elemanları için ciddi bir sorumluluk da yüklemektedir. Ancak bu sorumluluğun bilincinde olmayan veya bu bilince henüz ulaşamamış olan birçok meslek elemanı alanda faaliyet göstermekte ve yanlış uygulamalara yol açabilmektedir.