Rapor Yazma İlke ve Tekniklerine Giriş

Fransızca kökenli olan rapor kelimesi Türk Dil Kurumu’na göre ;“herhangi bir işte, bir konuda yapılan inceleme, araştırma sonucunu, düşünceleri veya tespit edilenleri bildiren yazı, yazanak” olarak tanımlanmaktadır. Raporlar, incelenen ve derinlemesine araştırılan herhangi bir konu ile ilgili bilgileri içeren ve bu bilgileri ilgili kişilere sunmak için yazılan yazılardır. Tüm raporlarda veri toplamaya ve bunları belirli bir sıra dâhilinde sunmaya ihtiyaç vardır .Raporlarda bilgi toplamak amacıyla yapılan araştırmaların bilimsel tekniklere göre yapılması gerekmektedir. Her raporun bir amacı vardır ve bu amaç raporun türü ile yakından ilgilidir .Raporlar var olan bir sorunu çözmeye, o sorun ile ilgili durum değerlendirmesi yapmaya, konu ile ilgili olan kişileri, kurumları tanımaya yönelik olarak hazırlanmaktadır. Raporun temel amacı karar verme yetkisi olan kişilere konu ile ilgili bilgi vermektir . Karar verme yetkisi olan kişiler yazılan rapordaki bilgilere dayalı olarak bazı önemli kararlar almak durumunda olabilirler. O nedenle yazılan raporun konu ile ilgili yeterli derecede ayrıntılı bilgi veriyor olması oldukça önemlidir .

Rapor, daha önceden belirlenen sıralı bir düzen içinde, belli bir konu üzerinde araştırma yapan veya açık bir şekilde tespit edilmiş bir okuyucu kitlesine veya yönetici kademesine yönelik olarak hazırlanmış bir doküman olarak tanımlanabilir .Raporlar, meydana gelen olayların sebepleri hakkında öngörü ve gelecekte alınacak tedbirler hakkında önerilerde bulunabilir . Raporlarda araştırmacı tarafından yapılacak araştırmalara, görüşmelere, toplanan bilgi ve belgelere yer verilebilir .Elde edilen bilgiler belirli bir sıra hâlinde tablo veya grafiklerle desteklenerek hazırlanmalı ve raporu hazırlayan kişi elde ettiği gerekçelerden açık ve geniş kapsamlı bir sonuç ve öneriler sunmalıdır .Bir rapor hazırlanırken aşağıdaki soruların dikkate alınması gerekmektedir :

Rapor hangi amaç için hazırlanıyor?
Rapor kim veya kimler için hazırlanıyor?
Raporda hangi konular ele alınıyor?
Raporda yer alacak bilgi düzeni ne şekilde olmalı?
Raporda eksik kalan hususlar var mı?

Raporlar belli bir düzene ve sıraya göre yazılırlar. Raporun ilk kısmında tanımlamalar yapılır. Burada var olan sorunun ortaya konulması ve tanımlaması yapılır. İkinci kısımda araştırılan konu doğrulanmaya çalışılır. Araştırılan konu ile ilgili ortaya atılan iddiaların doğrulanmasına, kanıtların araştırılmasına, bilgi ve belgelerin toplanmasına çalışılır. Sonuç kısmında ise söz konusu bilgi ve belgelere dayalı olarak yapılan değerlendirme ile raporu hazırlayan kişinin kendi görüşleri yer almalıdır. Amacın belirlenebilmesi için birtakım ölçütler bulunmaktadır. Bunlar:

Amacın gerçekçi olması
Amacın yerine getirilip getirilmediğinin ölçülebilir olması
Amacın ne zaman yerine getirildiğinin anlaşılabilir olması
Amacın harekete geçmeye işaret edebiliyor olması

Bilimsel araştırmalarda rapor yazmak oldukça önemli bir konudur .O nedenle bilimsel yöntemin iyi bilinmesi gerekir .Bilimsel yöntem, olgular hakkında doğrulanabilir bilgileri elde etmede kullanılan yöntemdir .Bilimsel yöntemin çeşitli aşamaları bulunmaktadır .Bunlar:

Güçlüğün sezilmesi
Problemin tanımlanması
Çözümün tahmin edilmesi
Tahmini çözümün denenmesi için verilerin belirlenmesi
Deneme ve değerlendirmenin yapılması
Raporlaştırma

Araştırmalarda rapor yazımı son aşama olmasına rağmen, raporun yazılmasına araştırma ile birlikte başlanmalıdır .Rapor yazımında dikkat edilmesi gereken hususlar bulunmaktadır .Bunlar :

Rapor dili
Raporda uyum
Raporda başlıklar
Tablo ve grafikler
Kaynaklar

Raporun içeriğini oluşturan bilgi türleri çeşitli bölüm ve alt bölümlerden oluşmaktadır .Burada önemli olan raporu okuyan kişinin istediği bilgileri kolaylıkla bulabilmesinin sağlanmasıdır .Bir raporda ön bölüm, ana bölüm ve son bölüm bulunur .

Raporlar bir yada iki sayfadan oluşabildiği gibi çok daha kapsamlı, rutin ya da özel bir durum için hazırlanmış olabilir .Hazırlanan her raporun net bir amacının olması gerekir .Raporlar hazırlanma amacına göre farklılıklar gösterir :

Eylem Amaçlı: Bu tür raporlar hedef kitleyi belli bir konuda karar aldırıp eyleme geçirmeyi sağlamak üzere yazılır .

Bilgi Verme Amaçlı: Hedef kitlenin bilgisi dışındaki gerçekleri iletmek, gerekli açıklamaları vermek üzere yazılır .Bu tür raporlar belli analizleri de içerebilir . Örneğin bir sosyal hizmet kuruluşuna başvuru yapanların yıllık dağılımı .

Araştırma Amaçlı: Özel bir sorunu ele almak amacıyla yazılır .Konu hakkında bilgi vermenin yanı sıra sorunun analizi ve çözümüne dönük uygun alternatifler sunulur .

Hangi meslek dalında olursa olsun rapor yazan çoğu kişinin yaptığı hatalar aşağıda özetlenmektedir .Rapor yazan kişilerin bu hatalar konusunda bilinçli olması, aynı hataların tekrarlanmaması açısından önemlidir .Raporlamada yapılan en yaygın hatalar şu şekilde sıralanabilir :

Okuyan kişiyi yönlendirmemek,
Raporu gereğinden uzun yazmak,
Kesinlik belirten ifadeler kullanmamak,
Anlam kargaşasına yol açmak,
Raporları sıradan yada önemsiz şeyler olarak görmek