Randevu, Ziyaret, Teşekkür ve Hediye Protokolü

Sosyal davranış kuralları dediğimiz kurallar olan saygı, terbiye ve nezaket kuralları; gelenek ve göreneklerle iç içedir ve bunlar protokol kurallarını yönlendirir. Devlet geleneklerinde, uluslararası ilişkilerde, kamu ilişkilerinde törenlerde saygı ve nezaketi temel alan törensel ve biçimsel bu davranış kurallarına protokol kuralları denilmekte ve sosyal davranışa temel oluşturan terbiye nezaket ve zarafetin içerdiği bu unsurlar protokol kurallarına yön vermektedir. Genel olarak protokol, törenlerde ve resmi ilişkilerde izlenecek yol, yöntem ve görgü kuralları konusunda uygulanacak kurallar bütünü olup bu kurallara uyulması nezaket açısından gerekli, protokol açısından ise zorunludur.

Randevu

Protokol ve sosyal davranış kurallarından randevu, belirli bir saatte, belirli bir yerde iki veya daha fazla kişi arasında kararlaştırılan buluşma anlamına gelmektedir ve randevular, insan ilişkilerinde karşılıklı ayrılan zamanı ifade etmektedir. Randevu zamanı, yeri ve saati her iki taraf içinde en uygun olacak şekilde belirlenerek anlaşılmış olmalıdır. Randevuyu veren kişi bir yönetici ise, yönetici ve asistanı/sekreteri tarafından ortak karar verilmeli, eğer karar yönetici tarafından verilmiş ise randevulardan gecikmeksizin sekreter ya da asistanı haberdar edilmelidir. Randevular, kararlaştırıldıktan sonra görüşmelere belirlenen zamanda gidilmelidir. Randevuya zamanında gitmek eğer imkânsız hale gelmişse bunu karşı tarafa en hızlı bir şekilde bildirmek ve özür dilemek gereklidir. Zorunlu durumlarda randevu iptalleri için en az süre 24 saat öncesinde karşı tarafa bildirmek gereklidir. Üst düzey yöneticilerin randevu reddetmesi nazik bir davranış değildir ve bir gerekçe yok iken randevunun iptali ise karşı tarafta güvensizlik yaratır. Randevunun iptal edildiğini karşı tarafa bildirmemek ise büyük saygısızlıktır.

Ziyaret

Protokol ve sosyal davranış kurallarından ziyaret, kamusal, kurumsal ya da toplumsal yaşamda bir kişi ya da kişilerin izin alarak veya haber vererek kişi veya kişileri görmeye veya görüşmeye gitmesi anlamına gelir. Ziyaretçi ise görmeye ya da görüşmeye giden kişi ya da kişilerdir. Sosyal yaşamın önemli bir nezaket ve görgü kuralı olan ziyaretler hem resmi hem de yarı resmi nitelik taşımaktadır. Ziyaretin tüm kültürlerde yeri vardır ve ziyaretler toplumu oluşturan birey ve grupların birbirlerini tanımalarını ve yakınlaşmalarını sağlayan davranıştır. Ziyaretler yakın akrabalardan başlayarak dostlar, arkadaşlar, yaşlılar, kimsesizlere kadar uzanmaktadır. Ziyaretler farklı amaçlarla ve farklı şekillerde yapılabilir ancak bazı kurallara uyulması etkinliği artırır. Ziyaretler resmi yarı resmi ya da gayri resmi olsun, yapılan ziyaretlerde hem ziyaretçinin hem de ev sahibinin bilmesi gereken kurallar vardır.

Teşekkür

Teşekkür, yapılan bir iyiliğe karşı duyulan kıvanç ve gönül borcunu anlatma anlamına gelmektedir. Toplumsal ve kurumsal yaşamda; geçmek için kapıyı açan kişiye, sevinç, mutluluk, hüzün ve acıyı paylaşana, otelde ve restoranda hizmet edene, taksi şoförüne, düşen bir eşyayı veren kişiye, kendisine bir bilgi veren kişiye, yardım edene ve iyilik yapana vb. uygar bir birey teşekkür etmelidir. Teşekkür eden kişi içtenlikle ve tebessümle söylemeli, teşekkür edilen de aynı nezaketle bir şey değil, önemli değil, rica ederim, istirham ederim, estağfurullah ya da ben teşekkür ederim ifadelerinden biri ile karşılık vermelidir. Topluma faydası dokunmuş, takdir edilmeye layık kişileri övmek, onlara teşekkür etmek (sözlü/yazılı), iyi olan şeyleri ön plana çıkarmak; o kişiyi hem mutlu edecek hem de yeni olumlu davranışlar için güç verecek, motive edecektir. İş yaşamında teşekkür etmek, çalışanları ödüllendirmek ve motive etmektir. Bu sebeple bir görev sonunda üst astına teşekkür etmeli, üst teşekkür ettiğinde ast rica ederim dememeli, 'sağ olun efendim veya görevim efendim, sağ olun 'demelidir. Ayrıca hem iş ortamında hem de sosyal yaşamda çiçek, çelenk veya hediye gönderenlere; hastanede ziyarete gelenlere, cenaze törenine katılanlara, evinde ağırlayan ev sahibine birkaç gün sonra teşekkür mektubu göndermek bir nazik bir davranıştır.

Hediye

Hediye birini sevindirmek, mutlu etmek, onurlandırmak, kutlamak için veya anı olarak verilen şey anlamına gelmektedir. Hediye almak ve hediye vermek, hem geleneksel toplum yapısında olan hem de modern toplumun iş ve sosyal yaşamında önemsenen davranışlardan biridir. Hediye almak, insanları mutlu etmenin ve sevindirmenin en kolay yoludur. Hediye vermek, gerek özel gerekse sosyal yaşamda birine duyulan güzel duyguların yalın bir ifadesidir .Hediye vermede esas olan, hediyenin maddi değeri değil, hediye alınan kişinin hatırlanması ve hediyeyi içtenlikle aldığınızın düşünülmesidir. Bir hediyeyi değerli yapan, veriliş amacı ve verilen kişinin yaşı, cinsiyeti, ihtiyacı, zevkine uygun ve yakınlık derecesiyle paralel olmalıdır. Hediye bir karşılık beklenilerek alınmaz ve hediye vermek için önemli olayları beklemek şart değildir. Hediyede fiyat ölçü değildir ve verilecek kişiyi mahcup etmeyecek değerde ve nitelikte olmalıdır. Verilen hediyeye mutlaka teşekkür edilmelidir.