Kurum ve Kuruluşlarda Protokol

Protokol , bilinçli ya da bilinçsiz bir şekilde uygulanan görgü ve nezaket kurallarıdır. Protokolün tanımı birçok şekilde yapılabilmektedir. Dar anlamda; kamu belgeleri, iş birliği ve anlaşma tutanakları olarak ifade edilirken geniş anlamda devlet ve diplomasi kapsamındaki ilişkiler, törenler ve sosyal yaşam kuralları şeklinde tanımlanmaktadır.

Kurum ve Kuruluşlarda Protokol Kavramı ve Önemi

Protokol, kamu ve diplomatik alanda uygulanabilen resmi işlemler şeklinde tanımlanabilmektedir. Tanımlardan anlaşıldığı gibi protokol, sosyal davranış kurallarının belirleyicisi olmanın yanı sıra devletin törensel saygınlığını koruma, devletler arası ilişkilere yol gösterme, makamlara önem verme, onuru, saygınlığı, rütbe, kıdem ve kişisel imajı koruma, unvanı ve kurumu temsil etme vb. birçok özelliğe sahiptir. Protokoller, kurumların karşılıklı ilişkilerini düzenler. Ayrıca neyin, nerede, nasıl yapılacağını; kimin nasıl oturacağını ve hitap edeceğini belirlemektedir. Kurumlarda başvurulardan, yazışmalardan yemek organizasyonlarına varana dek son derece önemli ve etkilidir.

Kurum ve Kuruluşlarda Protokol Kurallarına Uyma Sorumluluğu

Sosyal ve kamusal yaşamda son derece önemli olan protokol kuralları uluslararası alanda farklı şekillerde uygulanarak geçmişten günümüze kadar gelmiştir. Bu anlamda tüm ülkelerde, kurum ve kuruluşlarda uyulması gereken bir sorumluluk olarak görüldüğü söylenebilir. Ülkemizin devlet protokolünün sorumluluğunun verildiği birim, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü olup sorumluluğun verilmesinde, 1927 yılı Ocak ayında çıkarılan 4611 sayılı Bakanlar Kurulu Kararnamesi dikkate alınmıştır.

Kurumlar arası Protokol

Kurum yöneticilerinin olduğu ortamlarda ses tonu ve konuşma tarzı da önemli olan protokol kurallarının bir parçasıdır. Kurum yöneticileri ile konuşurken isimleri ile hitap edilmemeli, “bey” veya “hanım” diye hitap ederek “siz” zamiri kullanmalıdır. Kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum örgütleri ve özel şirketlerde uygulanan önde gelme sıralamasını kapsamaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarında protokol sıra düzeni; Makam, Denetim ve Danışma Birimleri, Ana hizmet Birimleri ve Yardımcı Hizmet birimleri şeklinde sıralanır.

Protokolde İmza Törenleri

Kurum ve kuruluşlarda arasında belirli konularda iş birliği ve anlaşmalar yapılmakta ve protokol imzanlanmaktadır. İmzalanan protokoller sonrasında ise kurumsal imza törenleri yapılmaktadır.

Protokolde Resmi Yazılar

Kurum ve kuruşluların kendileriyle, gerçek ve tüzel kişilerle iletişim kurmak için yazdıkları yazılar bulunmaktadır. Bu yazılar resmi bilgi, resmi belge ve elektronik belge yerine geçmektedir. Resmi yazılar; normal yazılar, günlü ve süreli, ivedili, gizlilik dereceli ve önemli yazılar, dağıtımlı yazılar, onaylar, kararlar, andıç, rapor, tutanak, bilgi notu, e -imza, vekaletname, dilekçe, memorandum, mazbaata ve protokol şeklinde karşımıza çıkmaktadır.

Protokolde Resmi Yazı Bölümleri

Kurum ve kuruluşlarda protokole konu olan resmi yazışmalar “Resmi yazışmalarda uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik” ile belirlenmiştir. Yönetmelikte resmi yazışmalar ile ilgili bilgiler verilme kte ve resmi yazışmaların kuralları belirlenebilmektedir. Ayrıca resmi yazışmalara konu olan yazılar çeşitli bölümlerden oluşmaktadır. Yazışmaların sağlıklı yürüyebilmesi için bu bölümlerde uyulması gereken hususların bilinmesi önemlidir.