Yazılı İletişimde Protokol

Anlamları ortak kılma süreci olan iletişim, insanların birarada olmalarının bir yansıması sonucu oluşmuştur. İletişimde iki yönlü bilgi akışı vardır. Sözlü, yazılı ve teknik formatta gerçekleşebilir. Kurumsal yapılarda en sık kullanılan iletişim biçimi, yazılı iletişimdir. Yazılı iletişimde mesaj kullanıma hazırdır ve anlamayı sağlayacak tüm özelliklere baştan sahiptir. Kalıcıdır, saklanabilir ve tekrar gözden geçirilebilir.

Yazılı İletişimde Protokol Kuralları

Resmi yazışmalar “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” doğrultusunda gerçekleştirilir. Bu esaslar şunlardır:

Çoğaltma

Yazının aslı ve kopyası olmak üzere iki nüsha çoğaltılabilir.

Kağıt

Tek tip beyaz, antetli, A4 (210X297 mm) kağıt kullanılmalıdır.

Yazı Tipi- Boyutu ve Satır Aralığı

Times New Roman (12 punto) veya Arial (11 punto) yazı karakteri, tek satır veya 1,5 satır aralığı olabilir.

Yazının Bölümleri

Resmi yazılarda 1. ve 2. Derece bölümler vardır. Bu bölümler aşağıda açıklanmıştır.

Resmi Yazılarda 1. Derece Bölümler

Yazı alanı, sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

Başlık; antetli kâğıdın üstünden 2,5 cm boşluk bırakılarak yazılır.

Sayı ve evrak kayıt numarası; sayı bölümü, başlığın son satırından itibaren, iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki “Sayı .......: ‘’ yan başlığından sonra yazılır. Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır.

Tarih; yazının gönderildiği zamanı gün, ay ve yıl olarak göstermelidir. Tarih, sayı ile aynı satıra sağ boşlukta bitecek şekilde yazılır.

Konu; sayının bir aralık altına ‘’konu’’ yan başlığı yazılır.

Gönderilen makam; konu bölümünün son satırından sonra yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kâğıdı ortalayacak şekilde büyük harflerle yazılır.

Metin, konuyu tam olarak açıklayan esas bölümdür.

İmza bölümü, metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.

Paraf, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

İletişim bilgileri, yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazılır.

Resmi Yazılarda 2. Derece Bölümler

Gizlilik ibaresi, yazı ve iç zarf üzerine yazılır. Gizlilik dereceleri ‘’GİZLİ, ÇOK GİZLİ, ÖZEL, KİŞİYE ÖZEL, HİZMETE ÖZEL’’dir.

İvedi, yazıların önceliğini belirten alandır. Tarihten sonra bir satır boşluk bırakılır ve sağ tarafa doğru, altı çizilerek ACELE'' veya “GÜNLÜDÜR'' yazılır.

İlgi, yan başlığı, adres bölümünün son satırından itibaren iki veya üç satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

Ek, yazıyı destekleyici belgedir. İmza bölümünden sonra yazının uzunluğuna göre 1-4 satır aralık verilerek sol tarafa dayalı yazılır.

Not, uyarmak, dikkat çekmek için yazılır. Ek’ten sonra iki ara verilir ve sola yaslı yazılır.

Dağıtım, "EKLER”den sonra birkaç satır aralık bırakılarak yazının soluna yazılır.

Onay; yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır.

Koordinasyon, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı verilerek “Koordinasyon:” yazılır.

Aslına Uygunluk Onayı, bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ''aslı gibidir'' yazılır.

Kayıt Kaşesi, gelen resmi yazı, kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kayıt kaşesi, yazının arkasına basılır ve geldiği tarih ve sayısı yazılır.

Sayfa numarası, ilk sayfalara numara konulmaz, sonraki sayfalar 2 ile başlar ve sırayla devam eder.

Üst Veri Elemanları, güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan yazılar için ilgili mevzuatta belirtilen standartlara göre üst veri elemanları kullanılır.

Yazılarda Hitap Biçimi ve Saygı İfadeleri

Hitap Biçimi; adresten sonra 3 veya 2 satır boşluk sonrası, sola dayalı olarak yazılır. Hitap, nezaket ve saygı ifadesidir. Erzurum Valiliğine gibi.

Saygı ifadesi; metnin bitiminde sonra iki satır aralık verilerek, imza bölümünün üstüne sağ tarafa yazılır. Nezaket ve saygı cümlesidir.

Protokol Kurallarının Uygulandığı Resmi Yazılar

Resmi yazışmalar hiyerarşik düzen mantığına uygun olarak statü gözetilerek yazılır. Bu yazılardan sıklıkla kullanılanlar şunlardır:

Form; değişik konularda bilgi edinmek amacıyla belli şablonlara göre düzenlenirler. Genellikle boş kısımları doldurularak kullanılır.

Rapor; bir konunun araştırılıp belli bir formatta yazıldığı yazılardır. Raporda kapak, başlık, ön söz veya giriş, içindekiler, özet ve sunuş metni olmalıdır.

Tutanak; bir durumu kayıt altına alabilmek amacıyla düzenlenen belgelerdir. Tutanağın başına ve sonuna tutanak yazılır. Ad soyadı ve unvan belirtilmelidir. Tutanaklar en az üç kopya hazırlanmalıdır.

Karar; resmi kurum ve özel kuruluşların yönetim kurullarının bir konu üzerinde görüşlerinin belirtildiği yazılardır.

Dilekçe; dilekçede yazının başında hitap edilen kurumun adı ve adresi yer alır. Dilek ve şikayetlerin yazıldığı metin ‘’arz ederim’’ ifadesiyle bitirilirken, sağ alt köşeye dilekçe sahibinin adı- soyadı, unvanı yazılır ve imza atılır. Tarih, yazının bitiminde, adres ve telefon numarası sol tarafta belirtilir..

Diğer Resmi Yazılar

Resmi kurumların birbiriyle, özel kurumlar ve kişilerle yaptığı birçok resmi yazı türü bulunmaktadır. Bunlardan bazıları şunlardır:

Görevlendirme, soruşturma yazıları, izin belgesi, mezuniyet belgesi, not dökümü (transkript vb.)