Konuk Protokolü

Protokol: Resmi ilişkilerde uygulanması gereken görgü ve nezaket kurallarıdır. Bu kurallara uyulması nezaket açısından gereklilik, protokol açısından zorunluluktur.

Protokol Kuralları: Resmi ziyaretler ve törenlerde; unvan sıralaması, oturma düzeni, konuşma ve selamlaşma gibi sosyal davranış biçimlerinde öncelikli olan ve uyulması gereken kurallardır.

Konuk: Resmi toplantılar, konferanslar, seminer vb. etkinliklere davet edilen ya da ziyaret için kabul edilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan eş makam ve unvana sahip kişilerdir.

Onur Konuğu: Kurum yöneticisinin üstü, davet edilen üst konuklar içerisinde en önde gelen devlet adamları ya da eş düzey yabancı kişilerdir.

Konuk Protokolü: Resmi toplantılar, seminerler, konferanslar, ziyafetler vb. etkinliklere katılanlara karşı uygulanan resmi davranış kurallar dizisidir.

Konuk Protokolünün Önemi: Özellikle üst düzey yöneticilerin iş hayatı, ağırlıklı olarak konuk protokolü çerçevesinde yürümektedir. Yöneticilerin konuk protokol kurallarını bilmesi kuruma ve kişilere bazen de ülkelere saygınlık kazandırmaktadır.

Konukların ve Ev Sahibi Yöneticilerin Görev ve Sorumlulukları

Resmi, yarı resmi ve sosyal ziyaretlerde konukların ve ev sahibi yöneticilerin uyması gereken birtakım görgü ve nezaket kuralları bulunmaktadır. Bu kurallardan en önemlileri ise şöyledir:

Ziyaret tür ve amacına göre kuruma ya da kişilere mütevazı hediyeler verilebilir.

Ziyaretler için uygun zaman aralıkları öğleden önce 10.00-11.00, öğleden sonra ise 15.00-17.00 saatleridir.

Ziyaret gün ve saatinde eş statüye sahip yöneticiler ortak karar alırken, farklı statüye sahip yöneticilerin ziyaretleri, hiyerarşi olarak daha üst unvana sahip kişiye göre ayarlanmalıdır.

Ziyaret gün ve saatine geç kalınmamalı; aksilik olması durumunda ilgili kuruma mutlaka haber verilmeli ve özür dilenmelidir.

Konukların yanında başka işlerle uğraşılmamalıdır.

Resmi davetlerde yapılan takdim ve hitaplarda devlet adamlarına, diplomatlara, askeri ve mülki amirlere daima resmi unvan ve rütbeyle hitap edilmelidir.

İlke olarak astlar üstünü, kıdemi düşük olan kendinden daha yüksek kıdemliyi, küçük olan büyüğü ve eş düzey konumdakiler karşılıklılık esasına göre birbirini ziyaret etmelidir.

Resmi davetlerde konukların unvan sırasına göre konuşma başlamalıdır. (Sayın Vali, Sayın Davetliler)

Konukların isimlerini unutmamaya ya da yanlış söylememeye özen gösterilmelidir. Eğer kişi ile yeni tanıştıysanız ya da ismini tam anlayamamış iseniz, ismini tekrar sormakta herhangi bir sakınca bulunmamaktadır.

Konukları Karşılama, Ağırlama ve Uğurlama Aşamalarında Protokol Kuralları

Konukların karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasında konukların demografik özellikleri, makam/unvanları ve sosyal statüleri gibi faktörler belirleyicidir.

Karşılama ve uğurlama protokolü, konuklara verilen önem ve değerin göstergesi olarak değerlendirildiğinden oldukça önemlidir.

Konukları karşılama ve uğurlama protokolünün en önemli temel ilkelerini şu şekilde özetlemek mümkündür:

Konuklara, daha önceden bir ziyaret gerçekleşmiş ise “karşılıklılık” ilkesine göre hareket edilmelidir.

Onur konuğu ve üst düzey konuklar “Şeref verdiniz.”, eş düzey konuklar ise “Hoş geldiniz.” diyerek karşılanmalıdır.

Yabancı konukların resmi ziyaretlerinde karşılama ve uğurlamalar törensel şekilde yapılmalıdır.

Konuklar, ziyaretlerini eşli olarak gerçekleştiriyorlarsa, ev sahibi yöneticilerde konuklarını eşli olarak karşılamalıdır.

Yemekli davetlere siyasi, sosyal, din ideolojileri birbirinden çok farklı olan konukları davet ederken dikkatli olunmalıdır.

Konuklar, karşılanırken ilk ev sahibi ile selamlaşmalı, uğurlanırken ise en son ev sahibiyle vedalaşmalıdır.

Yabancı konuklar havaalanlarının şeref salonu, VIP ve CIP gibi özel alanlarında karşılanmalı ve uğurlanmalıdır.

Yabancı konuk ve heyetinin program masrafları özel bir durum yoksa ev sahibi yönetici tarafından karşılanmalıdır.

Yabancı konukların programlarında, tarihi ve turistik yerlere gezi, gösteri, alışveriş gibi sosyal etkinliklerde yer almalıdır.

Yabancı konuk ve heyetin Anıtkabir ziyareti talep etmesi halinde, törensel Anıtkabir ziyareti düzenlenmelidir.

Ev sahibi yönetici tarafından yabancı konuk adına, büyükelçilik yetkililerinde davet edildiği resmi bir yemek düzenlenmelidir.

Yabancı konuklar ile konuğun ana dili veya başka bir dilde ikili olarak resmi konuşma ve görüşme yapılması uygun değildir.