Proje Kapsam Yönetimi

Proje kapsam yönetimi proje yönetiminin önemli bilgi alanlarından biridir. Kapsam, bir projenin ayrıntılı çıktılarını ve özelliklerini belirtir. PMBOK® Guide (2013), endüstride etkili bir proje yönetimi için temel kaynak olup proje kapsam yönetimine yönelik bir kılavuz sunmaktadır. Bu kılavuza göre, proje kapsam yönetimi, Kapsamın Planlanması, Gereksinimlerin Toplanması, Kapsamın Tanımlanması, İş Kırılım Yapısı’nın (İKY) oluşturulması, Kapsamın Doğrulanması ve Kapsamın Kontrolü ana süreçlerinden oluşmaktadır. Bu ana süreçlerin her birinin yürütülebilmesi için bu süreçlerde kullanılan Girdiler, Araç ve Teknikler ve Çıktılar bulunmaktadır.

Kapsam Yönetiminin Planlanması

Bu süreç, kapsam planlaması ile başlamakta ve Kapsam Yönetim Planı geliştirilmektedir. Kapsam Yönetim Planı'nda genel olarak proje kapsamı ortaya konulur ve ayrıca projenin nasıl tanımlanacağı, doğrulanacağı ve kontrol edileceği belirlenir.

Kapsam Yönetiminin Planlanması: Girdiler

Proje yönetim planı, proje tüzüğü, İşletme çevresel faktörleri, organizasyonel süreç varlıkları

Kapsam Yönetiminin Planlanması: Araç ve Teknikler

Uzman görüşü, toplantılar

Kapsam Yönetiminin Planlanması: Çıktılar

Kapsam yönetimi planı, gereksinim yönetimi planı

Gereksinimlerin Toplanması

Gereksinimlerin toplanması, proje hedeflerini karşılamak için paydaşların ihtiyaçlarının belirlemesi, belgelenmesi ve yönetilmesi sürecidir.

Gereksinimlerin Toplanması: Girdiler

Kapsam yönetimi planı, gereksinim yönetimi planı, paydaş yönetim planı, proje tüzüğü, paydaş kaydı

Gereksinimlerin Toplanması: Araç ve Teknikler

Görüşmeler, odak grup çalışmaları, çalıştaylar, grup yaratıcılığı teknikleri, grup karar verme teknikleri, anketler, gözlemler, prototipler, karşılaştırma, bağlam diyagramları, belge analizi

Gereksinimlerin Toplanması: Çıktılar

Gereksinim dokümanı, gereksinimlerin izlenebilirlik matrisi

Kapsamın Tanımlanması

Ürün ve projenin ayrıntılı açıklamasını geliştirme süreci kapsam tanımlama aşamasında yürütülmektedir. Kapsam tanımlamanın en önemli özelliği, toplanan gereksinimlerin hangisinin proje kapsamına dahil edileceğini veya proje kapsamının dışında bırakılacağını tanımlanmasıdır.

Kapsamın Tanımlanması: Girdiler

Kapsam yönetimi planı, proje tüzüğü, gereksinim dokümanı, organizasyonel süreç varlıkları

Kapsamın Tanımlanması: Araç ve Teknikler

Uzman görüşü, ürün analizi, alternatif üretim, çalıştaylar

Kapsamın Tanımlanması: Çıktılar

Proje kapsam beyanı, Proje belgeleri güncellemeleri

İKY'nin Oluşturulması

İKY proje sonucunda elde edilen çıktıların ve proje süresince yürütülecek olan çalışmaların hiyerarşik olarak yönetilebilecek boyutta ve kapsamda bileşenlere bölünmesi işlemidir.

İKY’nin Oluşturulması: Girdiler

Kapsam yönetimi planı, proje kapsam beyanı, gereksinim dokümanı, işletme çevresel faktörleri, organizasyonel süreç varlıkları

İKY’nin Oluşturulması: Araç ve Teknikler

Ayrışma, uzman görüşü

İKY’nin Oluşturulması: Çıktılar

Kapsam temeli, proje belgeleri güncellemeleri

Kapsamın Doğrulanması

Tamamlanan proje çıktılarının kabulünü resmîleştirme süreci, kapsamın doğrulanması olarak adlandırılır.

Kapsamın Doğrulanması: Girdiler

Proje yönetim planı, gereksinim dokümanı, gereksinimlerin izlenebilirlik matrisi, doğrulanmış çıktılar, iş performans verileri

Kapsamın Doğrulanması: Araç ve Teknikler

Denetim, grup karar verme teknikleri

Kapsamın Doğrulanması: Çıktılar

Kabul edilen çıktılar, değişiklik talepleri, iş performans bilgisi, proje belgeleri güncellemeleri

Kapsamın Kontrolü

Projenin nihai durumunu ve proje kapsamı sonucunda üretilecek ürünün kapsamını izleme ve kapsam temelinde ihtiyaç duyulan değişikliklerin yönetilmesi süreci kapsam kontrolü olarak adlandırılmaktadır.

Kapsamın Kontrolü: Girdiler

Proje yönetim planı, gereksinim dokümanı, gereksinimlerin izlenebilirlik matrisi, iş performans verileri, organizasyonel süreç varlıkları

Kapsamın Kontrolü: Araç ve Teknikler

Varyans analizi

Kapsamın Kontrolü: Çıktılar

İş performans bilgisi, değişiklik talepleri, proje yönetim planı güncellemeleri, proje belgeleri güncellemeleri, organizasyonel süreç varlıkları güncellemeleri