Bütçe Hazırlama v e Maliyet Planlaması

Bu bölüm projenin kurum içi veya kurum dışı onaylanan bütçesi çerçevesinde proje amaç ve hedeflerine ulaşarak projenin başarıyla tamamlanması için kaynak planlama, maliyetlerin tahmini, bütçelenmesi ve kontrolüne yönelik süreçlerin tamamını içermektedir.

Maliyet Yönetimi kapsamında kullanılan çeşitli kavramlar ve unsurlar bulunmaktadır. Doğru hesaplamalar yapabilmek ve değerlemelerde bulunmak için bu kavramların bilinmesi önem arz etmektedir.

Harcama; bir ürün veya hizmet ya da bir maliyet kategorisi için başka bir kişiye veya işletmeye para ya da servet çıkışıdır.

Gider; Bir harcamanın proje gideri olabilmesi için proje hedeflerine katkı sağlıyor olması gerekmektedir. Eğer katkı sağlamıyorsa “zarar ” ismini alır.

Zarar; Proje faaliyetleri kapsamında projenin öngörülen hedeflerine katkı sağlamayan tüm harcamalar zarar olarak adlandırılmaktadır.

Maliyet; belirli bir amaca ulaşmak için katlanılan, parasal olarak ifade edilebilen ve bir değer birikiminin oluşmasına olanak veren fedakârlıkların tümüdür.

Proje Maliyet Yönetimi Süreçleri

Proje Maliyet Yönetimi süreçleri şunlardır: Kaynak Planlama, Maliyetlerin Tahmin Edilmesi, Bütçenin Hazırlanması, Maliyet Kontrolü.

Kaynak Planlama

Proje için planlama çalışmaları yürütülürken proje faaliyetlerinde kullanılması öngörülen kaynakların planlaması gerekmektedir.

Kaynakları dört ana başlık etrafında toplamak mümkündür:

• İnsan kaynakları
• Seyahatler için kaynaklar
• Fiziksel kaynaklar (ekipman, donanım, madde, malzeme)
• Diğer kaynaklar

Gerçekçi bir proje bütçesi hazırlamak için öncelikle proje kaynak planlamasının yapılması gerekmektedir. Titizlikle hazırlanmış bir kaynak planlaması, projenin bütçesi hazırlarken işlerimizi bir hayli kolaylaştıracak, proje yürütülürken karşılaşılabilecek bütçe yetersizliklerinin önüne geçilecektir.

İyi bir kaynak planlaması, proje faaliyetleri ile bütçe kalemleri arasında kurulmuş bir köprüdür.

Kaynak planlaması faaliyetler ait maliyetlerinin belirlenmesi değil, faaliyetlerin sürdürülmesi için ihtiyaçların ve girdilerin belirlenmesidir.

Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

“Faaliyet Planı ” ve bu plan kullanılarak oluşturulan “Kaynak Planları ” proje ekibini adım adım “Bütçe ” oluşturma adımına yaklaştırmaktadır. Gelinen bu noktada proje süresince ihtiyaç duyulacak kaynaklarının gelecekte oluşması muhtemel gerçek fiyatlarına en yakın şekilde tahmin edilmesi gerekmektedir.

HazırlaMaliyet tahmini yapıldığı zaman diliminde kısıtlı bilgilere dayanılarak yapılan geleceğe dönük tahminlerdir. Bu tahminler tüm kaynaklar için yapılmalıdır. Kısıtlı proje kaynaklarının en verimli şekilde kullanılması en iyi maliyetlere ulaşılması ile mümkündür. En iyi maliyetler ise üretim, satın alma, kiralama ve ortak kullanım gibi alternatiflerin en rasyonel şekilde değerlendirilmesiyle mümkündür.

Maliyet tahminleri yoğun olarak Türk Lirası, Dolar, Euro gibi para birimleriyle yapılır. Gelecekte oluşabilecek döviz kuru dalgalanmalarından en asgari şekilde etkilenmek için proje faaliyetlerinde kullanılacak kaynakların hangi para biriminden temin edileceğine bakılmalı ve proje bütçesi mümkünse o para birimi kullanılarak hazırlanmalıdır.

Bütçenin Hazırlanması

Proje ekipleri çözmeye çalıştıkları sorun veya proje fikirlerine o kadar çok odaklanırlar ki projenin mali boyutunu genellikle görmezden gelirler. Ortada ulaşılması gereken proje hedefleri dururken ve bunlara ulaşmak için mücadele ederken ufak parasal işlerin kendilerini yavaşlatması, hatta bazen işlerini engellemesinden hoşlanmazlar.

Bütçenin hazırlanıp yönetilmesini finans uzmanlarının sorumluluğu olarak görmektedirler. Peki, bütçe nedir ve neden bu kadar önemlidir?

Proje yönetimi, bütçe yöntemini iyileştirme arayışlarının bir sonucudur ve proje yönetiminin gelişimi bütçe yönetimiyle paralel bir şekilde hayat bulmuştur. Bu nedenle bütçe üzerinde hâkimiyet kuramayan proje yapıcıların projelerine fon kaynağı bulmaları oldukça zordur.

Bütçe; en yalın haliyle bütçe, gelecekteki bir tarih aralığı veya dönem için tasarlanan gelir ve giderlerin tür ve ayrıntılarını tahmini rakamlarla gösteren çizelgedir.

Genel Bütçe Kalemleri

Projelerin birbirlerinden bağımsın bütçe kalemleri olmakla birlikte genelde bütün projeler için sıralanabilecek bütçe kalemleri aşağıdaki gibidir.

Gelir kalemleri; Fon sağlayıcı kişi- kuruluş katkısı, Yürütücü kişi -kuruluş katkısı, Proje ortakları katkısı, Proje iştirakçi katkısı, Proje faaliyetlerinden sağlanan gelir, Faiz gelirleri, Diğer gelirler

Gider kalemleri; İnsan kaynakları/Personel giderleri, Seyahat giderleri, Malzeme ve teknik donanım giderleri, Proje/Ofis giderleri, Diğer Giderler, İdari Giderler

Maliyet Kontrolü

Maliyet kontrolü, maliyetlerin sistematik olarak toplanması, kayıt altına alınması, analize edilmesi, izlenmesi ve rapor edilerek yönetilmesi işlerinin tamamıdır.

Maliyet Kontrolü Şunları İçerir:

• Proje bütçesinden sapmaların tespiti için maliyet performanslarını izler
• Maliyet ilişkin olası bütün değişikliklerin kaydedilip kaydedilmediğini takip eder.
• Maliyetlerde oluşabilecek hataları ve değişiklikleri görmek ister
• Olası maliyet değişimlerini yönetilebilir seviyedenken ilgili taraflara bildirir.