Proje Takımı Oluşturma ve Paydaş Yönetimi
Giriş
Proje yöneticisinin hedef ve amaçları ile insan kaynakları yöneticisinin hedef ve amaçları genellikle birbirleri ile çelişmektedir. Projedeki personel becerilerini geliştirme programının bir kısmı iş başında eğitim yoluyla sağlanırken insan kaynakları yöneticileri, personeli yeni becerileri öğrenme fırsatları sağlayan proje görevlerine ve verilen yeni işlere yerleştirme arayışları içerisinde olacaklardır. Öte yandan, proje faaliyetlerine, özellikle de projenin belirlenen plana göre tamamlanması için kritik öneme sahip faaliyetlere atanmış deneyimli personel veya personeller her zaman proje yöneticisinin öncelikleri arasında yer alacak ve proje yöneticisi profesyonel personel için tanımlanacak ilave eğitim ihtiyacını gereksiz gördüğünden dolayı kuşkusuz böyle bir gereksinim ile ilgilenmeyecektir .
Proje Takımı Oluşturma
Bir projede proje ekibinin niteliklerinin nasıl olmalı konusunu irdelemeden önce, “proje ekibi” tanımını anlamak oldukça önemlidir. Bir kurum ve kuruluşta üst düzey denetim personeli (yöneticiler, proje yöneticileri) ve grup liderleri bu tanımı açıkça anlamalıdır. Çünkü bir projede proje ekip çalışmasını organize etmek, sürekli eğitimi sürdürmek, üretken iletişim kurmak ve iş birliğini desteklemek için bunu anlamaya gereksinim vardır .
Ekip, çıktıların üretilmesi ve projenin başarılı bir şekilde tamamlanmasına katkı sağlamak için iş birliği içinde çalışması gereken tam zamanlı ve yarı zamanlı insan kaynaklarından oluşmaktadır. Bir proje ekibinin üç ayrı bileşeni vardır: Bunlar;
Proje Yöneticisi
Öncelikle bir projede proje yöneticileri projenin doğal lideri konumundadırlar. Projeyi finanse eden kurum ve kuruluşlara karşı proje yürütücüsü projeyi zamanında, bütçe dâhilinde ve şartnameye uygun olarak bitirmekle yükümlüdür. Bu bağlamda proje yürütücüleri proje üzerinde işleri bir merkezde kontrol edebilmeleri için otoriter bir yetkiye sahip olup üretilen bütün çıktılar kendilerine dönmektedir.
Proje yöneticisi projeyi finanse eden kuruluşa ve dış gruplara karşı temsil yetkisine sahip olduğu gibi birçok durumda da aynı anda birden fazla proje için sorumluluk sahibi de olabilir. Potansiyel proje yöneticisi aşağıdaki genel becerilere sahip olmalıdır:
- Özgeçmiş ve Deneyim ,
- Liderlik ve Stratejik Uzmanlık ,
- Teknik Uzmanlık ,
- Kişiler Arası Yarış ,
- Yönetim Yeteneği
Çekirdek Ekip
Çekirdek ekip üyeleri genellikle projede önemli roller üstlenirler ve proje sürecinde geniş uygulanabilirliğe sahip bir beceri kümesini kazanırlar. Projede ekip üyelerini seçme süreci, proje yönetim çıktısının ölçüldüğü süreçlerden biridir. Kurumda birey ve ekiplerin ara bağlantı oluşturduğu kabul görmüş genel bir kanı olup bu ara bağlantılar kurum içi potansiyel karmaşıklığın yaratılmasına yol açmaktadır.
Çekirdek ekip üyeleri için önemli olduğunu düşündüğümüz özellikler şunlardır:
- Bağlılık,
- Ortak sorumluluk,
- Esneklik,
- Görev odaklılığı,
- Program ve kısıtlamalar nezdinde çalışabilme,
- Güven ve karşılıklı destek verme istekliliği,
- Takım odaklılığı,
- Açık fikirlilik,
- Yapı ve otoriteler arası çalışabilme ve
- Proje yönetim araçlarını kullanabilmelidir.
Sözleşmeli Ekip
Şirketlerin kendi çalışanları yerine sözleşme ekibi üyelerini tercih etmelerinin iki ana sebebe dayanmaktadır. Bunlar:
- Personel yetersizliği
- Beceri eksikliği
Proje yöneticisinin sözleşmeli bir ekip üyesinin hizmetlerini yürütmek için izlediği adımlar aşağıdaki gibi görünebilir:
- Gereken beceri türlerini, personel sayısını ve ihtiyaç duyulacak zaman aralığını öncelikle belirler.
- Teklif sunmaya davet edilecek şirketlerin bir listesini belirler.
- Teklif talebini yazar.
- Yanıtları değerlendirmek ve ekibi seçmek için kriterleri belirler.
- Teklif talebini dağıtır.
- Yanıtları değerlendirir.
- Resmî bir sunum yapmak üzere web sitelerine davet edilecek yükleyici firmaların listesini kurum içi paylaşımını sağlar.
- Yerinde sunumlar yapar.
- Nihai sözleşmeli ekip üyelerini seçer, sözleşmeyi yazar ve imzalar.
Proje Paydaş Yönetimi
Proje Yönetim Bilgi Grubu (PMBOK) Rehberine göre, “Bir paydaş, bir projenin kararını, faaliyetini veya sonucunu etkileyebilecek, bundan etkilenebilecek veya kendisini etkilediğini algılayabilecek bir birey, grup veya kuruluştur.” Daha basit ifade ile paydaşı tanımlarsak “paydaş, doğrudan veya dolaylı olarak projenizle ilgilenen veya sonucundan etkilenen bir kişi olduğu gibi, bir grup insan , kuruluş veya kuruluşlardır . Bu bağlamda projenizin ekibi üyelerini, proje sponsorlarını, organizasyon üyelerini ve firmanızın dışındaki kişileri de içerebilir.
Proje paydaşlarını iki kategoriye ayırabiliriz. Bunlar:
- İç Paydaşlar
- Dış paydaşlar
Farklı paydaşların genellikle proje içinde çatışmalara yol açabilecek karşıt beklentileri de olabilir. Paydaşlar ayrıca stratejik iş hedeflerini veya diğer gerekliliklerini yerine getirmek için projeye, çıktılarına ve proje ekibine müdahale edebilirler.