Proje Başlatma ve Planlama Süreçleri

Proje Süreçleri

Projelerin ortaya çıkmasının çeşitli sebepleri olabilir. Genel sebepler arasında müşteri talebi, teknolojik gelişimlerin yol açtığı ihtiyaçlar, piyasa talebi ve yasal gereklilikler sayılabilir. Projelerde 10 bilgi alanı üzerinden yönetim söz konusudur; Entegrasyon (uyum) yönetim, kapsam yönetimi, zaman yönetimi, maliyet yönetimi, kalite yönetimi, personel (ekip) yönetimi, iletişim yönetimi, risk yönetimi, tedarik yönetimi ve paydaş yönetimi. Sunulan bu yönetim esasları da 5 süreç üzerinden yürütülür; Başlatma süreci, planlama süreci, yürütme süreci, gözlem ve kontrol süreci, kapatma süreci.

Proje Başlatma Süreçleri

Proje başlatma sürecinde öncelikle “proje beyanı” geliştirilmesi gerekir.

Proje beyanı, proje için gelecekteki tüm çabaların temeli olarak hizmet eder.

Başarılı projeler paydaşlar tarafından anlaşılır ve kabul edilir olan ayrıntılı bir proje tanımı ile başlar. Proje başlatmanın bir parçası olarak öncelikle proje beyanını da kapsayan bir proje planı geliştirilmesi gerekir. Proje planı maliyet, kapsam, program, kalite (MKPK) belgeleri ve ön risk tanımlamasından oluşur. Proje başlatma süreci 5 ana basamaktan oluşur.

Projenin hazırlanması: Projeye hazırlanmada ilk zorunluluk proje sponsorunu güvence altına almaktır. Proje sponsoru organizasyon içindeki projeyi savunma, harcama otoritesini ve kaynaklarını güvence altına alma ve organizasyon ile arasındaki ilişkide yardımcı olma noktasında proje yöneticisine yardım ve destek sağlar. Sponsor tanımlandıktan sonra ise ilk proje ekibi belirlenir. Proje ekibinde yer alacak kişilerin isimleri, projede alacakları roller ve iş tanımlarıyla birlikte saptanmalıdır. Proje beyanı tamamlandıktan sonra ise proje başlangıç toplantısı yapılır.

Maliyet, kapsam, program ve kalite (MKPK) tanımlaması: Proje Yöneticisi, proje ekibi ile birlikte projenin tamamlanmasında üst düzey program ve kalite standartlarını tamamlamak için projenin kapsamı ve ön bütçesini belirler.

Risk tanımlaması: Proje yöneticisi ve proje ekibi proje ile ilişkili riskleri belirler ve belgeler. Bu aşamadaki amaç projenin maliyetini ve iş takvimini aksatabilecek unsurların önceden belirlenip, bu unsurları engellemek için gerekli önlemlerin önceden sağlanmasıdır.

İlk proje planının geliştirilmesi: Proje planı, projeyi yönetecek ortamı tanımlamak için kullanılan bir bilgi topluluğudur. Bu aşamada proje yöneticisi ve proje ekibi tüm paydaşları tanımlar ve belgeler.

Sonraki aşamaya geçiş onayı: Bu aşamada proje yöneticisi iş durumunu inceler ve iyileştirir, proje planlama için gerekli kaynakları temin eder ve hazırlar, inceleme için resmî kabul paketi ve ayrıca proje sponsorunun onayını alır. Dolayısıyla, bu aşama proje planlaması sürecine geçiş için bir onay sürecidir.

Proje Planlama Süreçleri

Proje planlaması, ileriyi düşünmemize ve geleceğe hazırlanmamıza yardımcı olur ve projenin hedeflerini açıklığa kavuşturmak ve ele alınması gereken sorunları tanımlamak için bir vizyon geliştirmemizi sağlar. Aynı zamanda etkin bir planlamayla farklı seçenekler arasında seçim yapma imk ânı sunar. Proje planlaması aynı zamanda; zayıf planlama, kapsamlı projeler, sürdürülemez projeler, tanımlanmamış problemler ve yapılandırılmamış proje çalışma planlarını elimine etmemize de yardımcı olur. Proje planlama aşaması 5 ana basamaktan oluşur.

Planlama başlangıcı: Proje planlama başlangıcı resmî olarak proje planlama sürecinin başlangıcını işaretler ve proje başlatma sürecinden planlama sürecine geçişi kolaylaştırır.

MKPK’nin geliştirilmesi: Proje planlaması sırasında, MKPK’nin her bir bölümü proje hakkında daha fazla bilgi bilindikçe ve anlaşıldıkça daha da geliştirilecektir. MKPK statik değildir ve bazı bileşenleri proje süresi boyunca değişmeye devam eder

Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesinin hedefleri bir riskin ortaya çıkma olasılığını tahmin etmek, proje üzerindeki potansiyel etkisini ölçmek ve risk yönetimi için gerekli planlamaları geliştirmektir.

Proje planının oluşturulması: Bu aşama tüm yönetim süreçlerinin ve planlarının geliştirilmesini içerir. Proje planlaması sırasında üretilen tüm güncel iş ürünleri ve çıktılar derlenir ve proje planına dahil edilir.

Sonraki aşamaya geçiş onayı: Sonraki aşamaya geçiş onayı aşamasının amacı planlama faaliyetlerinin tamamlandığını ve proje planlama sürecinde üretilen tüm çıktıların proje sponsoru tarafından tamamlandığını, gözden geçirildiğini, kabul edildiğini ve onaylandığını resmîolarak beyan etmektir.

Proje planlaması sürecinin başarının nihai ölçümü ya bunu izleyen başarılı proje yürütme süreci ya da projeyi durdurma kararı olacaktır. Zira, kuruluşa, projenin devam etmemesi gerektiği kararı gerekçeleri ile sunularak da iyi bir hizmet verilebilir.