Proje Yönetimine

Bazen işlerin karıştığı zorlayıcı ve zaman alan basamaklarıyla yönetilmesinin yanı sıra sürekli izlenmesi gereken bir süreç olan projelerde hedefe ulaşırken zamanı, bütçeyi ve insan kaynaklarını en verimli şekilde kullanmak proje yönetimi olarak tanımlanabilir. Bir hedefe ulaşmak için işleri belirlenen bir takvimde, daha etkili ve hızlı bir şekilde gerçekleştirmek anlamına gelen proje yönetimi günümüzde birçok sektörde uygulanmaktadır. Bu bağlamda belirli kısıtlamalar çerçevesinde tüm proje hedeflerine ulaşmak için proje yönetimi kullanılabilir. Bir operasyon veya hizmet yönetimi olmayan proje yönetimi, kişisel bir verimlilik süreci olarak da düşünülmemelidir.

Proje Yürütücüsü

Amaç ve hedefleri doğrultusunda yürüyen bir projede proje yöneticileri, tasarımcılar, yükleniciler gibi ekip elemanları arasındaki ilişkinin yönetilmesi gerekmektedir. Proje Yöneticisi proje yönetiminin kilit unsurudur. Bu bağlamda birer hokkabaza benzetilen proje yöneticilerinin görevi, belirlenen proje hedeflerini başarıyla yerine getirmek için potansiyel sorunları önceden tarayarak önlem almak, riski ortadan kaldırmak için gerekenleri gerçekleştirmektir.

Bir proje yöneticisinin liderlik kapasitesi ve iletişim becerisi başarılı olan ve olmayan bir proje arasındaki en belirleyici etkendir. İyi bir ekip oluşturabilen ve bu ekip içerisinde en belirleyici özelliklerden olan iletişimi ve güveni sağlayabilen bir proje yöneticisi yaratıcı çözümleriyle proje yönetimi sürecinin başarıyla tamamlanmasına katkı sağlayabilir.

Proje Yönetiminin Bileşenleri

Proje yönetimi sadece hedeflere zamanında ulaşmak ve projenin belirlenen bütçeyi aşmaması anlamına gelmemektedir. Tüm bu yönetim sürecinde zaman, maliyet, kalite ve bilgi gibi değişkenlerin yönetilmesi de gerekmektedir.

Bir projede yer alan görevlerin bitiş tarihi olarak kendini gösteren zaman faktörünün yönetilmesi, görevlerin zamanında tamamlanması ve projelerin başarıyla sonuçlanmasıyla sağlanır.

Planlama aşamasında proje süresinin planlanması için bir zaman çizelgesi oluşturulması gerekmektedir. Projeyi yürütürken zaman yönetiminin elden bırakılmaması önem arz etmektedir. Aynı zamanda kapanış maliyetinin hedefler dâhilinde kalmasını sağlayan bütçe yönetimi de zaman faktörüyle iç içe geçmiş durumdadır. Proje planlanırken, yürütülürken ve sonlandırılırken tıpkı zaman yönetiminde olduğu gibi bütçe yönetiminin de üzerinde durulmalıdır.

Aynı zamanda bu süreç içerisinde tamamlanan proje sonuçlarının da belli bir kalite standartında olması gerektiğinden kalite standartlarının önceden tanımlanması ve fikir birliğine varılarak bu standartların kayıt altına alınması sağlanmalıdır.

Proje Yönetim Süreçleri

Proje yönetimi süreci beş aşamadan oluşmaktadır.

Projenin yapılmasına karar verilince bir dizi etkinliğin tanımlanmasının yapıldığı ilk aşama başlatılma aşamasıdır.

İkinci aşama olan planlama aşamasında yapılan hatalar ise proje başarısızlıklarının en önemli nedenidir. Bu yüzden bu aşamada planlamayı zaman kaybı olarak görmekten sakınıp iyi bir plan geliştirmek öncelik h âline getirilmelidir.

Diğer bir aşama olan yürütme aşaması ise proje planının asıl uygulamaya koyulup yürütüleceği aşamadır.

Ekipler bir sorunla karşılaştıkları zaman geri dönüp baktıklarında kendilerini planı terk etmiş hâlde bulacaklardır. Plan olmadan kontrol etmek mümkün olmadığı için proje yürütülürken planlamaya sadık kalınıp kalınmadığı sıkı takip edilmelidir. Ayrı olarak düşünülse bile birbiri ile iç içe geçmiş olan izleme ve kontrol aşaması sayesinde ise proje planının nerede olduğu ve nerede olması gerektiğinin kontrolü sağlanırken varsa hedeften sapmaların da düzeltilmesi için fırsat sağlanmaktadır.

Son aşama olan ve bu süreçte kullanılan araçlar sayesinde projeyi başarıya götüren kapanış aşamasında varılmak istenen sonuç müşteri memnuniyetini sağlamışsa proje bitmiş kabul edilmektedir.

Proje Yönetiminde Kullanılan Araçlar

Proje yönetimi sürecinde kullanılan araçların projeleri başarıyla sonuçlandırmada oldukça etkili olduğu bilinmektedir. Uygun proje yönetim araçları kullanılmadığında iş paketleri aksayacak, proje başarısı söz konusu olmayacaktır. Projeyi başarıya ulaştırmak için yıllardan beri çeşitli araçlar kullanılmıştır. Bu araçlardan bazıları çizelgeler ve web destekli programlardır .