Projenin İzlenmesi ve Sonuçlandırılması

Projenin İzlenmesi

Bir proje sürecinde her ne kadar izleme ve değerlendirme kavramları birbirleri ile ilişkili görülse de bunlar çok farklı işlevler üstlenmektedir. İzleme, kasıtlı veya kasıtsız olsun proje etkilerini değerlendirmek için bilgi sağlayan, projede amaçlanan hedeflerin karşılanıp karşılanmadığını belirleyen ve bu tür bilgilerin üst yönetim tarafından kullanılmasını sağlayan bir süreç olarak tarif edilmektedir. Bir bakıma “izleme ve kontrol” projenin hedeflerine ulaşmasını sağlamak ve mevcut iş ihtiyaçlarını karşılamak için ilerlemeyi düzenli olarak ölçme işlemini içermektedir. Aynı zamanda, proje izleme temel olarak bir projenin performansını ve hedeflerle uyumunun karşılaştırmasını yapmaktadır. Hedeflerde sapma söz konusu ise altındaki nedenleri araştırmakta ve bu olumsuz sapmaları kontrol ederek izlemektedir.

Proje İzleme ve Kontrol Aşamasının Önemi

Proje izleme ve kontrolü aşağıdaki iki ana amaca hizmet eder:

Proje ile ilgili müşteriler dâhil bütün paydaşları projenin durumu hakkında bilgilendirir. Projenin bitim tarihinin zamanında mı yoksa gecikmeli mi olacağını, olası gecikmeleri, projenin bütçe dahilinde yürüyüp yürümediğini nedenlerini izah ederek raporlar.

Proje personelini proje hedeflerine ulaşmak için çaba göstermeye motive eder.

Ayrıca proje izleme, proje yöneticisinin karar verme süreçlerinin yanı sıra proje yönetiminde hayati bir rol oynar. Bu durum genellikle gözden kaçan ve sadece bir proje yönetim planının gerekliliklerini yerine getirmek amacıyla yapılan bir yöntem olarak algılanabilir. Proje izleme, proje yöneticileri ve ekiplerinin, projeyi rayından çıkarabilecek potansiyel riskleri ve engelleri öngörmesine yardımcı olabildiği gibi tekrar rayına getirmeye de yardımcı olur. Bu bağlamda proje izleme, proje sürecinde doğru kullanıldığında, proje uygulaması hakkında sürekli geri bildirim sağlayacaktır. Bunun yanı sıra, kararların zamanında alınmasını kolaylaştırmak için potansiyel başarıların ve kısıtlamaların belirlenmesine yardımcı olan iyi bir yönetim aracı özelliğini taşıyacaktır.

Proje izleme, projenin hedeflerini açıklar, faaliyetleri hedeflerle ilişkilendirir, ilerlemeyi yönetime rapor eder ve yönetimi projenin uygulanması sırasında ortaya çıkan sorunların farkında tutar. Bu bağlamda projeyi bütçe dâhilinde ve zamanında tamamlamak için yönetimi destekler ve motive eder.

Proje İzleme Türleri

Proje sürecinde bazı temel proje izleme türleri söz konusu olup bunlar:

• Haftalık, aylık veya yıllık olarak yapılabilecek personel toplantılarından oluşmaktadır.
• Ortaklar toplantısı, öğrenme forumları (ÖF, Anketler) şeklinde gerçekleşmektedir.
• Paydaşlar tarafından katılımcı incelemeleri yolu ile gerçekleşmektedir.
• Öz, donörler veya ortak olabilen “İzleme ve Denetleme Görevleri” ile gerçekleşmektedir.
• İstatistikler veya ilerleme raporları ile yapılabilmektedir.

Proje İzleme Aşamaları

Proje izleme ve kontrol aşamasındaki takip edilmesi gereken adımlar şu şekilde sıralanabilir: Projeyi kontrol etmek için harekete geçilir, performans ölçülür, olası varyanslar ve bir değişiklik isteği gerekip gerekmediği belirlenir, değişikliklere neden olan faktörler belirlenir, değişiklik isteğinde bulunulur, entegre değişiklik kontrolü gerçekleştirilir, değişiklikler onaylanır veya reddedilir, paydaşlar onaylanmış değişikliklerden haberdar edilir, yapılandırmalar yönetilir, tahmin oluşturulur, müşteriden kabul kazanmak, kalite kontrolünü yapılır, proje performansı hakkında rapor hazırlanır, risk denetimleri yapılır, rezervler yönetilir, tedarikler yönetilir.

Proje Durum Raporu

Proje yürütme sürecinde beş tür proje durum raporu söz konusudur. Bunlar: cari dönem raporları, kümülatif raporlar, istisna raporları, dur ışığı raporları ve varyans raporlarıdır.

Projenin Sonuçlandırılması

Bir projenin planlanmasına çok fazla zaman ve çaba harcanır fakat genellikle sonuçlandırılmasının da planlama kadar eşit derecede önemli olduğu unutulur. Projelerin veya aşamalarının kapatılması, projedeki mevcut tüm faaliyetlerin sonlandırılması veya mevcut her bir aşamanın nihai duruma getirilmesi olarak anlaşılmaktadır.

Proje Sonlandırılmasında Yaygın Yollar

Bir projeyi kapatmanın veya sonlandırmanın dört yaygın yolu bulunmaktadır. Bunlar: Entegrasyon, ekleme, yok olma, açlık olarak sıralanabilir.

Proje Sonlandırılma Aşamaları

Diğer taraftan projeyi kapatmak için genelde altı adım takip edilir. Bunlar;

• Teslimatların müşteri tarafından kabul edilmesi,
• Tüm teslimat kalemlerinin kurulu olduğundan emin olmak,
• Belgelerin yerinde olmasını sağlamak,
• Nihai raporda müşteri oturumunu kapatmak,
• Uygulama sonrası denetimin yapılmasını sağlamak,
• Başarıyı kutlamaktan oluşmaktadır.