Proje İletişim Yönetimi

İletişim ve İletişimin Temel Ögeleri

İletişim, duygu ve düşüncelerin simgeler aracılığıyla karşı tarafa iletilmesi, değiş tokuş edilmesidir. İletişim karşılıklı etkileşime dayanır. İletişimin türü ne olursa olsun her iletişim sürecinde kaynak, mesaj, kodlama, kodaçımı, kanal, alıcı ve geri bildirim unsurları bulunmaktadır. Bunlar iletişimin temel ögeleridir. Kaynak iletişimi başlatan, mesajı gönderendir. Mesaj, sözlü veya sözsüz iletişimde anlamı taşıyan her tür semboller sistemidir. Kanal mesajın taşındığı sistemlerdir. Kaynak, iletmek istediği anlam, duygu, düşünceyi kendi anlam dünyası içinde şekillendirerek kodlar. Alıcı ise mesajın hedefi konumunda olandır. Kendisine iletilen mesajı yorumlayarak, analiz ederek kodaçımına uğratır. Kodlanan ve kodaçımı yapılan mesajın anlamı birbirine ne kadar yakınsa iletişim o ölçüde başarılı kabul edilir. Geri bildirim alıcının kaynağa verdiği her tür yanıttır. Geri bildirim sağlıklı işleyen bir iletişim için gereklidir.

İletişim Türleri

İletişimin sözlü, sözsüz ve yazılı olmak üzere üç temel türü vardır. Sözlü iletişim, duygu ve düşüncelerinin, anlamın söz aracılığıyla karşı tarafa iletildiği, etkileşimin söz aracılığıyla sağlandığı ve en yaygın olarak kullandığımız iletişim türüdür. Yazılı iletişim, mesajın yazı diliyle aktarıldığı iletişimdir. Sözsüz iletişim ise sözün kullanılmadığı anlamın ses, ses tonu, vurgu, jestler, mimikler, beden dili vb. unsurlar aracılığıyla aktarıldığı iletişimdir.

İletişimin Boyutları

İletişimin mikro ve makro olmak üzere iki ana boyutu bulunmaktadır. Kişinin kendisiyle kurduğu iletişim, kişiler arası iletişim, grup iletişimi mikro iletişim kapsamında ele alınırken kitle iletişimi, kültürler arası iletişim, örgütün büyüklüğüne bağlı olarak örgüt iletişimi gibi geniş kesimlerle kurulan iletişim makro iletişim kapsamında değerlendirilir. Kişiler arası iletişim, en az iki kişi arasında gerçekleşen iletişimi ifade eder. Sözlü, yazılı veya sözsüz iletişim yöntemleriyle kişiler arası iletişim gerçekleşir. Kişisel, fiziksel, kültürel faktörler kişiler arası iletişimi etkiler. Grup, belli bir amaç için belli bir zaman aralığında ve bazen aynı mekânda bir araya gelen birden fazla kişiden oluşan bir yapıdır. Grup iletişimi grupla veya gruplar arasında kurulan iletişimdir. Örgüt, grupla benzer şekilde, ortak bir amacı gereçkleştirmek için insanların biraraya geldikleri oluşumlardır. Bununla birlikte; gruptan farklı olarak, örgüt daha kurumsal bir yapıdır. Hem örgüt içi hem örgüt dışı iletişimin etkinliği örgütün başarısını etkiler. Kültürler arası iletişim farklı kültürlerden insanların birbiriyle etkileşimini konu alır. İletişimin farklı boyutları proje iletişim yönetimi sürecinde karşı karşıya kalınması olası iletişim türleridir.

Proje İletişim Yönetimi

Proje iletişim yönetimi, projenin başarıyla yürütülmesi ve tamamlanması için ihtiyaç duyulan bilgilerin elde edilmesi, bilgilerin gereken zamanlarda, gereken sıklıkta ve gereken miktarda ilgili kişi ve kurumlarla paylaşılması, geri bildirimlerin alınması, süreç içinde iyi işleyen ve aksayan yönlerin tespit edilerek gerekli önlemlerin alınması süreçlerini kapsar. Proje iletişim planı, proje süresince, ekip ve paydaşlarla projenin yürütülebilmesi için gerekli olan bilginin nasıl, ne zaman, ne düzeyde, kimlerle paylaşılacağının planlanmasıdır. Proje iletişim planı yapılırken öncelikle iletişimin amacını saptamak, projenin iletişim ihtiyaçlarını saptamak, proje ekibini ve paydaşları tanıyabilmek için onları analiz etmek, iletişim yöntemini saptamak, iletişimin sıklığını belirlemek ve iletişim planında rol dağılımı yapmak gerekir.

Zaman ve Ekip Yönetimi

Projelerin başarıyla tamamlanabilmesi için zaman ve ekip yönetimi de oldukça önemlidir. Zaman yönetiminin başarıyla yapılması yani zamanın doğru kullanılması, işlerin zamanında yapılması ve zamanın en verimli şekilde kullanılmasıyla ilişkilidir.

Her proje bir ekip çalışmasıdır. Ekip ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen insan topluluklarıdır. Etkili iletişim ekip başarısında da önemli bir rol oynar.

Etkili iletişim eksikliği, etkisiz liderlik, uluslararası projelerdeki kültürel farklılıklar, projelerin başarısızlıkla sonuçlanmasının başlıca nedenleri arasındadır. Etkili proje iletişim, yönetmi projelerin başarıyla yürütülmesi, tamamlanabilmesi ve belirlenen yaygın etkilerin sağlanması açısından önem taşır.