Proje Tedarik Yönetimi
Tedarik Kavramı
Araştırıp bulma, dibine kadar gitme, elde etme ve sağlama anlamlarına gelen Arapça kökenli bir kelime olan tedarik kavramı bir işletme için gerekli olan kaynakların sağlanması için çeşitli olanakların ve bunları sağlayabilecek uygun birtakım seçeneklerin belirlenmesi ve bu seçeneklerden kaynakların temin edilmesi şeklinde tanımlanabilir.
Tedarik kavramı ile birlikte akla gelen bir diğer kavram ise 1980’li yıllar ile birlikte gelişmeye başlayan tedarik zinciri ve bunun yönetimidir. Tedarik zinciri ile bir ürünün üreticiden başlayarak toptancılar, dağıtımcılar, tedarikçiler, perakendeciler ve tüketiciler arasındaki hareketi, bunlar arasındaki ilişki ve bağlantı bir bütün olarak ele alınır. Tedarik zincirinin kapsamı içinde, bir ürünün üreticiden tüketiciye ulaşması sürecinde gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin yanı sıra kullanılan insan kaynakları ve teknolojiden tutun şirketlerin kaynaklarına ve yapılarına kadar birçok unsur yer almaktadır.
Proje Tedarik Yönetimi
Proje tedarik yönetimi, ihtiyaç duyulan mal, hizmet ve sonuçların proje sahibi şirket ya da organizasyon dışında kalanlardan temin edilmesi amacıyla yürütülen süreçlerden oluşmaktadır. Projenin başlangıç aşamasında nelerin nasıl ve ne zaman tedarik edileceğinin belirlenmesi büyük önem arz etmektedir. Proje tedarik yönetimi temelde aşağıdaki süreçlerden oluşmaktadır:
- Tedariklerin planlanması
- Tedariklerin yürütülmesi
- Tedariklerin kontrolü
Tedarik kontrolü sürecinde satın alma ilişkileri yönetilerek, sözleşme performansları izlenir, gerekli görülen değişiklikler ve düzeltmeler yapılır. Tedarikçiler ile yapılan sözleşmelerde belirlenen şartlarda herhangi bir değişiklik gerekip gerekmediği takip edilir ve gerekli görülmesi hâlinde değişiklikler yapılır ve yapılan değişiklikler hakkında proje ekibi bilgilendirilir. Satın alınan mal ve hizmetleri için tedarikçiye bildirimde bulunulur ve tüm bu dokümantasyon arşivde saklanır. Şirketler bu süreçte yaşanan aksaklıkları bir kez daha yaşamamak adına tüm bu süreci raporlayarak saklayabilir. Bu sayede bir sonraki projelerde hata payı en aza indirilir.
Proje Tedarik Yönetimi Süreçleri
Proje Tedarik Yönetimi başlığı altında temel unsurları açıklanan proje tedarik yönetim süreçleri bu başlıkta ayrıntılı bir şekilde açıklanacaktır. Tedarik yönetimi süreçlerinden ilki tedariklerin planlanmasıdır.
Tedariklerin Planlanması
Tedariklerin Planlanması sürecinde, tedarikçilerden hangi ürün ve hizmetlerin satın alınacağı belirlenir ve oluşturulan tedarikçi listesinden buna yönelik cevaplar istenir. Ayrıca yine bu süreçte tedarikçilerin belirlenmesi amacıyla belgeler hazırlanır.
Tedariklerin Yürütülmesi
Bu süreçte satıcılardan yanıtlar alınır ve tedarikçinin kim olacağına karar verilir. Belirlenen tedarikçi ile sözleşme yapılır. Sürecin sonunda hazırlanan resmî sözleşme ile sürece nihai bir sonuç verilir. Proje süresince çeşitli zamanlarda gerekli görülmesi hâlinde bu süreç yürütülebilir.
Tedariklerin Kontrolü
Tedarik kontrolü esasında tedarik ilişkilerinin yönetim sürecidir. Sözleşme performanslarının izlendiği ve gerekli hâllerde değişikliklerin yapıldığı ve aynı zamanda sözleşmelerin kapatıldığı bir süreçtir. Yasal sözleşme şartlarına bağlı olarak satıcı ve alıcının proje gereksinimlerini yerine getirmesi sağlanır.
Bu süreçte, uygun proje yönetim süreçlerinin sözleşme ile belirlenen ilişkilere uygulanması ve süreçlerden elde edilen çıktıların projenin genel yönetimine entegrasyonu gerçekleştirilir. Birden çok satıcı ya da birden çok ürün olması hâlinde entegrasyon farklı şekillerde gerçekleşebilir. Aşağıda bu durumda gerçekleştirilen farklı idari faaliyetler sıralanmıştır:
Proje kayıtlarının; veriler ve fiziksel ya da finansal performansların ayrıntılı kayıtları ile tutulması,
Tedarik planlarının ve programlarının bağlantısının kurulması,
Satın alma ile ilgili verilerin toplanması, analizlerinin yapılması ve raporlarının hazırlanarak şirkete sunulması,
Tedarik ortamının uygulamaların kolaylaştırılabilmesi amacıyla izlenmesi ve
Faturaların ödenmesi.
Tedariklerin kapanışı yazılı bir şekilde alıcı tarafından satıcıya bildirilir. Resmî bir ihale söz konusu ise gereklilikler sözleşme hüküm ve şartları ile tanımlanır ve bunlar ihale yönetim planında yer alır. Teknik şartları sağlaması gereken mal ve hizmetlerin zamanın teslim edilmesi, ödemelerinin yapılmış olması ve faturalarının bulunması gerekir. Proje yönetim ekibinden sözleşme kapatılmadan önce tüm teslimatın tamamlandığına dair onayın alınması gerekir.
Tedariklerin kapanış sürecinde nihai sonuçların paylaşılmasına dair mevcut kayıtların güncellenmesi ve söz konusu kayıtların gelecekte kullanılması için arşive kaydedilmesi şeklinde faaliyetler gerçekleştirilir.