Proje Kalite Yönetimi

Kalite Tanımı

Ürünlerin istenilen teknik özelliklere sahip olması veya ihtiyaçlara ve kullanım amaçlarına uygunluk anlamına gelen kalite kavramının yönetilmesi büyük önem arz etmektedir. Kalite yönetiminin bu nedenle belirli süreçler şeklinde gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Kalite yönetimi süreçleri; planlama, gerçekleştirme ve kontrol şeklinde sıralanabilir. Her bir sürecin hakkıyla yerine getirilmesi hâlinde kalite sağlıklı bir şekilde yönetilebilir bir hâle gelmektedir.

Projenin başlangıç aşamasında belirlenen prosedürler ve politikalar proje hayata geçtikten sonra sırasıyla uygulanır ve gerek duyulması hâlinde bunlarda çeşitli iyileştirmeler yapılabilir.

Proje kalite yönetimi süreçlerini aşağıdaki gibi tanımlamak mümkündür:

Kalitenin Planlanması: Planlama sürecinde kalitenin nasıl ölçüleceği ve yönetileceği belirlenmektedir. Standartların neler olacağına ve proje süresince gerekli olabilecek ihtiyaçlara kalite planlaması sürecinde karar verilmektedir.

Kalite Güvencesinin Sağlanması: Bir önceki aşamada belirlenen standartların ve ihtiyaçların kalite kontrol ölçümlerinin denetiminin yapıldığı süreçtir.

Kalite Kontrolünün Gerçekleşmesi: Bu süreçte iki farklı amaca (performans değerlendirmesi ve değişiklik tavsiyeleri) ulaşılması beklenmektedir. Bu amaçlara ulaşmak maksadıyla, kaliteye yönelik olarak gerçekleştirilen eylemlerin sonuçları izlenmekte ve elde edilen sonuçlar kaydedilmektedir.

Tek başına projenin değil aynı zamanda proje kapsamında ortaya koyulan ürünlerin yönetiminin de doğru bir şekilde gerçekleştirilmemesi hâlinde yaşanabilecek olumsuzluklardan projenin tüm paydaşları olumsuz bir şekilde etkilenmektedir.

Kalite ve Sınıf Ayrımı

Zaman zaman birbiri ile karıştırılan kalite ve sınıf kavramları esasında aynı şeyler değildir, birbirinden farklılık göstermektedir. Yüksek kalite tüm ihtiyaçların eksiksiz yerine getirilmesi anlamına gelirken, düşük kalite ise projeden ihtiyaçların tam olarak karşılanmadığına bir işarettir. Kalite ile projenden ihtiyaçların karşılanması tanımlanırken sınıf kavramında ise proje ürününün özellikleri kastedilmektedir. Projeden elde edilen ürünlerin yüksek sınıfa sahip olması hâlinde anlaşılması gereken şey; proje ürününün birçok özelliği barındırdığıdır. Buradan hareketle düşük sınıf ile kastedilenin de proje ürünün özelliklerinin az sayıda olduğunun anlaşılması güç değildir.

Temel Kalite Kavramları

Kaliteden bahsedilirken temel de müşteri memnuniyeti, önleme ve düzeltme, sorumlulukları yönetme ve süreçleri safhalara ayırma ilk akla gelen kavramlardır.

Kalite ile ilgili temel kavramlar; müşteri memnuniyeti, önleme ve düzeltme, sorumlulukların yönetilmesi ve süreçleri safhalara ayırma şeklinde sıralanabilir.

Projeden başarı elde edilene kadar her bir sürecin başta planlanma, yapma, kontrol ve nihayetinde gerçekleştirme aşamalarından oluşması ise süreçleri safhalara ayırma olarak tanımlanmaktadır.

Müşteri memnuniyeti proje ürününün sahip olduğu özelliklerden doğrudan etkilenmektedir. Tamamen kâr odaklı bir anlayış günümüzde önemini oldukça yitirmiştir. Rekabetin hat safhaya ulaştığı bir çağda benzer niteliklerle üretilen ürünlerin sahip oldukları özelliklerin yanı sıra müşterinin memnuniyeti de ön plana çıkmaktadır. Kalite yönetiminin etkinliğinin iyileştirilmesini sağlayan bir diğer temel kalite kavramı ise önleme ve düzeltmedir. Muhtemel sorunların ortaya çıkmasını veya tekrarlanmasını önlemek amacıyla yaşanan uygunsuzlukların nedenlerinin iyi bir şekilde araştırılması gerekmektedir. Projenin tasarlanmasından sonuçlanmasına kadar geçen süre zarfında yürütülen faaliyetlerde mevcut veya muhtemel uygunsuzlukların ele alınmasını ve bunlara çözüm bulunmasını kapsamaktadır.

Sorumlulukların yönetilmesi, başarının proje ekibinin tüm unsurlarının katılımının sağlanması ve sahip olunan kaynakların en verimli şekilde kullanılması ve dağıtılması ile mümkün olduğunu ifade etmektedir. Bu nedenle ekipte yer alanların sorumlulukların net bir şekilde belirlenmesi ve proje için gerekli kaynakların sağlanması gerekmektedir.

Proje Kalite Yönetimi

Bu bölümde kalite kavramı ile ilgili olarak verilen bilgiler ışığında proje kalite yönetimi açıklanacaktır. Proje kalite yönetimi süreçleri bu bölümde ayrıntılı bir şekilde temel olarak girdiler, araç ve teknikler ve çıktılar şeklinde üç farklı boyutta ele alınacaktır.

Kalite Planlama

Kalitenin planlama sürecinde sırasıyla; öncelikli olarak proje ve ürün için gerekli olacak kalite gereksinimleri ve standartlar belirlenmektedir. Bu süreçte ayrıca belirlenen gereksinimlere ve standartlara nasıl uygunluk sağlanacağı belgelendirilmektedir. Süreçlerin birbirleri ile eş zamanlı yürütüldüğü unutulmamalıdır. Dolayısıyla kalite planlanırken diğer planlama süreçlerinden bağımsız bir şekilde ele alınmamaktadır.

Kalite Güvencesi

Bu aşamada, kalite kontrol ölçümlerinden elde edilen sonuçlar ve kalite gereksinimleri kontrol edilmektedir. Bu sayede uygun kalite standartlarının sağlanması ve operasyonel tanımların kullanılması amaçlanmaktadır.

Kalite Kontrolü

Kalite kontrolü, performans değerlendirmesi yapılarak projeden elde edilen çıktıların müşteri beklentilerini eksiksiz ve en doğru şekilde karşıladığından emin olunması amacıyla yürütülen faaliyetlerin izlenmesi ve kaydedilmesi sürecidir. Bu sayede paydaşların projeden elde edilecek çıktılardan tam olarak emin olması için gerekli şartların karşılandığının kontrol edilmesidir. Kalite kontrolü ile proje çıktılarından istenilen amaçlara ulaşıp ulaşılmadığı belirlenmektedir.

Kalite kontrolü aktivitelerinin kalite kontrol ölçümleri neticesinde planlama sürecinde daha önce belirlenen şekle uygun bir şekilde belgelenmesi amaçlanmaktadır. Projenin kusurlu bulunması hâlinde giderilen veya değiştirilen tüm çıktıları tetkik edilir ve bir karar verilmeden önce kabul edilir ya da reddedilir. Kalite kontrolünde ayrıca teslimatların doğru bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği belirlenmektedir.