Bilgisayarlı Muhasebeye Giriş
İşletme, kişilerin istek ve ihtiyaçlarının karşılanabilmesi için mal ve hizmet üretmeye yönelik oluşturulmuş teknik ve ekonomik kuruluşlardır. İşletmelerin yapısı, büyüklüğü ve türü ne olursa olsun her işletme için geçerli olan genel amaçlar kar etmek, topluma hizmet etmek ve işletme faaliyetlerinde sürekliliği sağlamaktır. İşletmeler bu amaçlarına ulaşmak için ekonomik sistemin olmazsa olmaz bir parçası olarak çok sayıda faaliyetlerde bulunurlar. Örneğin mal alınır satılır, bu işlemlere bağlı olarak para tahsilatı yapılır ve çeşitli ödemeler gerçekleştirilir. Kuşkusuz bu işlemler yapılırken işletmenin varlık ve kaynaklarında değişmeler olur. İşletmelerin varlık ve kaynaklarında değişme yaratan bu parasal nitelikli işlemlere ait bilgilerin toplanması, doğruluklarının teyit edilmesi, kayıtlanması, sınıflandırılması, raporlanması ve analiz edilerek yorumlanması gerekir. Sıralanan bu unsurları yerine getiren sisteme ise muhasebe denir.
İşletmenin gelirlerinin, giderlerinin, stoklarının, cari hesaplarının, nakit akışlarının, tahsilatlarının ve ödeme işlemlerinin takibi genel muhasebenin hazırlık aşaması olan ön muhasebe birimi tarafından yapılır. Bu işlemlere ilişkin belgelerin belli bir düzen ve sistem çerçevesinde takip edilmesi ön muhasebenin görev ve sorumluluğundadır. Ön muhasebe, işletmenin finansal anlamda yönetimini kolaylaştıracak çek, senet, nakit para, banka hesapları, stoklar, müşteriler, faturalar, alacaklar, borçlar ve çalışanlara ait masraflar gibi her türlü verinin takibi ve kayıt altına alınmasına ön muhasebe denir. Bir başka ifadeyle ön muhasebe şirkete gelen evrakların ilk kayıt aşamasıdır. Ön muhasebe elemanı, kasa, çek, banka ya da irsaliye takibi gibi günlük rutin işleri yerine getiren, tahsilat, ödeme işlemleri ile ilgilenen, evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi gibi işleri yerine getiren kişilere denir. Muhasebe işlerine yardımcı olan ön muhasebe elemanı, şirketlerin mali işlemlerinde sağlam bir zemin oluşturan kişidir.
Bilgisayarlı muhasebe, işletmelerin faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan verilerin elektronik ortamda kayıt altına alındığı, saklandığı, gerektiğinde transfer edildiği muhasebe bilgi sistemi şeklinde tanımlanabilir. Bilgisayarlı muhasebeyi kâğıtsız muhasebe şeklinde de ifade edebiliriz. İşletmelerin muhasebe departmanlarında kullanacakları bilgisayarlı muhasebe sistemlerini seçerken dikkat etmeleri gereken bazı hususlar; programların güvenilirliliği, kullanım kolaylığı ve ihtiyaçlara uygunluğu, programın standartlara uygunluğu ve geleceğe yönelik olması, servis imkânı ve satış sonrası destekler ve fiyatı şeklinde sıralanabilir. Genel olarak bilgisayarlı muhasebe sistemlerinin kullanılmasının muhasebe mesleğine etkileri aşağıda sıralanmıştır.
- İşlemlerin takibi daha hızlı bir şekilde yapılabilmekte,
- Raporların düzenlenmesi ve analizi daha kolaylaşmakta,
- İşlemlere ilişkin veri tabanı oluşturulmakta ve bu durum da istatistikî analizlerde fayda sağlamakta,
- Verilerin doğruluk payı artmakta,
- İşlemlerdijital ortamdagerçekleştirildiği için maliyetler düşmekte,
- İhtiyaç duyulan bilgilere zamanında ulaşabilmekte,
- Yöneticiler daha doğru kararlar alabilmekte ve bu durumda işletmede etkinliği ve verimliliği artırmakta
şeklinde sıralama mümkündür.
Bilgisayarlı muhasebenin kullanıcılarına sağladığı avantajlar genel olarak şunlardır: hız, doğruluk, otomatik çıktı üretimi, güncel bilgi, bilginin ulaşılabilirliği, yönetsel bilgi sağlaması, okunabilirlik, verimlilik ve personel motivasyonu
Bilgisayarlı muhasebenin kullanıcılarına sağladığı dezavantajlar ise genel olarak şunlardır: yazılım ve donanım maliyetleri, eğitim maliyetleri, çalışma şeklinin değişimi, sistem aksamaları ve destek gereksinimleri, güvenlik açıklıkları ve sağlık problemleri
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri; niteliklerine, maliyetlerine ve bilgisayarların muhasebe uygulamalarında kullanımındaki kronolojik sıralamasına göre üç başlık altında sınıflandırılmaktadır.
Niteliklerine Göre Bilgisayarlı Muhasebe Sistemleri: Yarı Otomatik Entegre Sistemleri, Tam Otomatik Entegre Sistemleri ve Kurum Kaynak Planlama Sistemleri
Maliyetlerine Göre Bilgisayarlı Muhasebe Sistemleri: Düşük-Son (Low-End) Muhasebe Sistemleri ve Yüksek-Son (High-End) Muhasebe Sistemleri
Kronolojik Sıralamasına Göre Bilgisayarlı Muhasebe Sistemleri: Kısmi Bilgi İşleme Sistemleri, Eş Zamanlı Bilgi İşleme Sistemleri ve Bütünleşik Bilgi İşleme Sistemleri
Muhasebe paket programları, muhasebe bilgilerini oluşturulan sistematik bir yapı ile işleyen ve arşivleyen programlardır. Bilgi kullanıcılarının önemli ölçüde işini kolaylaştıran muhasebe paket programlarından hangisinin kullanılacağı belirlenirken bazı özellikleri taşıması gerekir. Bunlar:
Kullanılacak program mevzuatın gerektirdiği her türlü işlemi yapabilecek kapasiteye sahip olmalıdır.
Modüler yapısı istenilen değişiklikleri karşılayabilecek esneklikte olmalıdır.
Kullanıcılara istedikleri raporları istedikleri formatta (Word, Excel, PDF) kolay ve anlaşılır bir şekilde verebilmelidir.
Aynı anda birçok kullanıcının programa erişim sağlamasına imkân vermelidir.
Otomatik yapılan işlemlerin kontrolünü sağlayabilmelidir.
Programa erişim güvenliği en üst düzeyde olmalıdır.
Kullanılan kısa yol tuşları işlevsel olmalıdır.
İyi bir yedekleme ve geri yükleme sitemine sahip olmalıdır.