Otel İşletmelerinde Satın Alma, Teslim Alma ve Depolama İşlemleri

Otel işletmelerinde satın alma süreci, satış başarılarını doğrudan etkilediğinden, ürünlerin nerden, nasıl alınacağının yanı sıra ürünlerin hangi şartlarda teslim alınacağı ve hangi ürün için hangi deponun uygun olacağının bilinmesi de gerekmektedir.

Satın alma faaliyeti, işletmelerin üretime yönelik ihtiyacını karşılama faaliyettir. İşletmelerin ihtiyaçlarının doğru şekilde belirlenmesi, uygun malzemelerin satın alınması, hedeflere başarılı şekilde ulaşılmasını sağlamaktadır.

Otel işletmelerinde satın alma, üretimin amaçlara uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlayan ilk hareket noktası olması ve etkin satın alma ile edinilen kazancın kârı doğrudan etkilemesi açısından daha fazla öneme sahiptir.

Otel işletmelerinde satın alma departmanının temel amacını, doğru zamanda, doğru ürünü, uygun fiyatla, tam zamanında, uygun satıcıdan satın almak oluşturmaktadır.Otel işletmelerindeki satın alma departmanının görevleri, departmanlardan gelen satın alma taleplerin değerlendirilmesi ve uygun görülenlere onay verilmesi, ihtiyaç duyulan ürün belirlendikten sonra piyasadaki durumlarının araştırılması, ilgili tedarik kaynaklarına ulaşılması ve satın alma işlemlerinin gerçekleştirilmesi, ürünlerin ilgili departmanlara dağıtımının ve/veya depolanmasının yapılmasıdır.

Otel işletmelerinde satın alma süreci, departmanların ürün talebi ile başlamakta ve satın alma departmanının ürünleri temin ederek ilgili yerlere teslimiyle sona ermektedir.

Otel işletmelerinde kullanılan satın alma yöntemleri ihtiyaçlarına göre değişebilmekle beraber en sık kullanılanları piyasadan temin yoluyla, sözleşmeyle, pazarlık yöntemiyle, piyasadan teklif alma yöntemiyle ve kapalı zarf usulü ile satın almadır.

Teslim alma, sipariş edilen tüm ürünlerin otel işletmesine girişinin yapılması ile ilgili faaliyetlerden oluşmaktadır.

Otel işletmelerinde etkin satın alma gerçekleştirilse de ürünün uygun şekilde teslim alınmaması, satın alma sürecinin doğru tamamlanmayarak diğer aşamaların da zarar görmesine neden olabildiğinden önemlidir.

Otel işletmelerinde satın alma departmanına bağlı olan teslim alma birimi, alınan mal ya da hizmetin istenilen niteliklere ve öngörülen kalite kriterlerine uygunluğunu değerlendirerek işletmeye kabulünü sağlayıp, üretime dâhil edilmesine karar veren hayati işletme birimidir.

Teslim alma biriminin temel amacı, talep edilen mal ya da hizmetin istenilen özelliklere uyup uymadığını kontrol etmektir.

Tüm ürünlerin sipariş miktarıyla karşılaştırılarak, tartılarak ve sayılması, fiyat karşılaştırması ve satın alma formundaki özelliklerin taşındığının belirlenmesi için detaylı kontrol yapılması, kayıpların engellenebilmesi için depoya giriş çıkışın kaydedilmesi, ürün özellikleri uyuşmadığında teslim alınmayarak iadesinin sağlanması otel işletmelerinde teslim alma biriminin görevleridir.

Otel işletmelerinde teslim alma süreci, ürünlerin ağırlık, ölçü, miktar, kalite, fiyat açısından istenen özelliklere uygun olup olmadığının kontrol edilmesi, uygun ise giriş kayıtlarının yapılması ve ilgili birimlere transfer edilmesi işlemlerinden oluşmaktadır.

Otel işletmelerine ürünlerin teslim alınması aşamasında duyusal, kimyasal ve mikrobiyolojik analizler kullanılmaktadır.

Depolama, tüm ürünlerin kâr sağlayacak hâle gelinceye kadar geçici olarak saklanması faaliyetlerinden oluşmaktadır.

Otel işletmelerinde depolama, ürünlerin üretimde kullanılıncaya kadar özelliklerine uygun olan depo çeşitlerinde doğru şekilde stoklanması faaliyetleridir.

Sürekli değişimin gerçekleştiği otel işletmelerinde fazla ve gereksiz depolama ürünlerin özelliklerinin yitirilmesine ve işletmenin üretim kaynaklarını boşa harcamasına yol açarak işletmenin kârlılığını ve verimliliğini etkilediğinden önemlidir.

Otel işletmelerinde satın alma departmanına bağlı depolama biriminin amacı, satın alınan tüm ürünlerin özelliklerine uygun olarak korunarak hizmet kalitesini artırmaktır.

Otel işletmelerinde teslim alınan ürünlerin kayıt altına alınması, özelliklerine uygun depolara yerleştirilmesi, departmanlardan gelen talep formlarının değerlendirilmesiyle depodan ürün çıkarılması ve depodan çıkan ürünün kayıtlardan düşürülmesi, stok takibinin ve envanter sayımlarının yapılması depolama biriminin görevleridir.

Otel işletmelerinde doğru depolama süreci her ürün için ambar stok kartı açılarak depoya giriş çıkışların kaydedilmesi ve envanter sayımlarıyla stok takibinin yapılması işlemlerinden oluşmaktadır.

Otel işletmelerinde iş akışı kolaylığı için kapı ile teslim alma birimi arasında konumlandırılan depolar iyi havalandırma, uygun sıcaklık ve kolay temizlenebilen yeterli alana sahip olmalıdır.

Otel işletmelerinde kullanılacak olan depo çeşitleri, işletmenin büyüklüğü, konumu ve çeşidi, hizmet şekli, ürün alma sıklığı, satın alma ve stok politikasına göre değişkenlik gösterse de genellikle kullanılanlar kuru yiyecek depoları, soğuk hava depoları, derin dondurucular, genel depolar, geçici depolar, makine ve teçhizat depoları ve tefrişat depolarıdır.

Otel işletmelerinde depolama kontrol sürecinde, fire, hırsızlık gibi çeşitli nedenlerle ortaya çıkan kayıpların ve uzun süreli stoklamanın yaratacağı bozulmaların önüne geçilebilmesi için, depolar her ay sonunda sayılarak kaydedilmekte ve stok miktarları ile karşılaştırılmakta, farklılık olduğunda nedeni araştırılmaktadır.