Otel İşletmelerinde Odalar Bölümü

Günümüz şartlarında, birinci amacı seyahate çıkan insanların konaklama ihtiyacını karşılamak olan otel işletmelerin de, odaların satışa hazır hale getirildiği ve oda satışının yapıldığı, rezervasyon işlemlerinin yapıldığı, konuklarla ilk ve son iletişimin sağlandığı, konuk şikayetlerine çözüm bulunduğu, konuk hesaplarının tutulduğu, uygar bir insanın önem verdiği hijyen ve temizliğin sağlandığı odalar bölümünde gerçekleştirilen işlemlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi büyük önem arz etmektedir.

Otel işletmelerinde işletmeye gelir getiren en önemli bölümlerden biri olan odalar bölümü; önbüro ve kat hizmetleri departmanlarından oluşmaktadır.

Konaklama işletmelerinin beyni olarak tanımlayacağımız önbüro, konuğun karşılandığı, ağırlandığı ve uğurlandığı yerdir.

Önbüro otelin büyüklüğüne göre bir bankodan meydana gelebileceği gibi, önbüro hizmetlerinin her biri için ayrı ayrı bankolar halinde geniş tutulabilir. “Front Desk” denilen banko veya bankolar otelin sınıfına göre değişik şekilde dekore edilebilir.

Önbüro departmanında ön ofis hizmet bölümleri ‘resepsiyon’, ‘önkasa’ ve ‘üniformalı personel’ olarak üç bölümden oluşmaktadır.

Önbüro departmanı; kendi bölümüyle (rezervasyon, santral vb. ), işletme yönetimiyle, muhasebe departmanıyla, yiyecek içecek departmanıyla, kat hizmetleri departmanıyla, teknik servis departmanıyla ve güvenlik departmanıyla yoğun bir ilişki içindedir.

Kat hizmetleri departmanı otel işletmelerinde odalar bölümünün hayati bir parçası olarak kabul edilir. Kat hizmetleri ön büro ile doğrudan etkileşimli olarak çalışmaktadır. Yani konuk odalarını bu birim tarafından satışa hazır hale getirilir. Konaklama işletmelerinde sadece ortak alanları değil nerede ise otelin tüm alanlarını, müşteri odaları, koridorlar, salonlar, otel lobisi, giriş, ana dinlenme odaları, toplantı fuaye (Bir gösteri veya toplantı binasında, temsil ve toplantı aralarında kullanılan dinlenme yeri) alanları gibi bir çok alandan sorumludur. Gerekli tamir bakım işleri için teknik hizmetler kısmını haberdar eder.

Kat hizmetleri departmanının organizasyon yapısı, işletmenin hizmet çeşidi, yapısı ve büyüklüğü ile yakından ilgilidir. İşletme alanı, oda sayısı ve hizmet çeşidi artıkça işletmede görev yapan personel sayısı da artabilir ve işletmenin organizasyon yapısı da genişleyebilir. Kat hizmetleri bölümü; genel kat yöneticisi, kat şefleri, çamaşırhane şefi, kat görevlileri, meydancılar, taşıyıcılar, ütüleyiciler, markalayıcılardan oluşur.

Odalar bölümü, otel işletmelerinin en güçlü bölümlerinden biri olması beklenir. Çünkü otel işletmeciliğinin temel fonksiyonunu bu birim icra etmektedir. Genellikle otel yöneticileri bu birim yöneticilerinin terfi ettirilmesi ile olmaktadır. Ön büro ve kat hizmetleri birim çalışanları ve hizmet alan misafirlerin birbiriyle iletişimi de çok önemlidir. Çalışanlar kişisel bakımları başta olmak üzere tüm kişisel gelişimlerine özel önem vermelidirler. Bu hem kendilerine hem de misafirlere duydukları saygı ifade eder. Küresel bir misafir grubuna hizmet eden odalar bölümü çalışanları kendilerini yenileme ve geliştirme konusunda açık fikirli olarak iş dünyasında hazır tutmaları beklenir.

Sonuç olarak büyüyen ve gelişen turizm sektörü içerisinde yer alan otel işletmeleri modern yönetim tekniklerini kullanarak etkin ve verimli işletmecilik yapmalıdırlar. Bunu yaparken birimlerin başarılı bir şekilde önetilmesi ve birbiriyle iletişimi son derece önemlidir. Bu açıdan odalar bölümü yönetimi tüm birimleri doğrudan etkileyen işlevlere sahiptir. Odalar bölümü tüm birimlerle birlikte belirlenen planlama, organizasyon, koordinasyon , yöneltme ve denetim işlevlerine uygun süreçleri yönetmelidirler.