Otel İşletmelerindeBilgiTeknolojileri

Bilgi ve veri kavramları çok sık karıştırıldığı için öncelikle bu kavramların tanımlarının yapılmasında fayda vardır. Veri; işlendiği zaman bilgi hâline gelebilecek, sonuçlar çıkarılabilecek, gerçekleşmiş olaylar ve süreçlerle ilgili işlenmemiş gerçekleri, olayları ve olguları kapsar. Bilgi ise karar vermek için verilerin analiz edilerek kullanılabilir ve anlamlı bir hâle getirilmesidir. Kısaca, olay ve olguların amaca uygun bir şekilde gönderilmesine veri, amaçlar doğrultusunda işlenmesi veya süreçlenmesi ile ortaya çıkarılan ifadelere ise bilgi denir. Bilgi; yaşanan deneyimler, duygu, alınan dersler, uygulamalar şeklinde ortaya çıkabilir ve bilginin doğru, tam, kısa ve net olması; bilgi edinme maliyetinin ise düşük olması gerekir. Bilgi, iş hayatında önemli bir yer tutar, metin, sembol, fotoğraf, vb. şekilde olabilir, ortaya çıkabilecek yeni durumlara uyum sağlamayı kolaylaştırabilir. Bu nedenle bilgi metin, işaret, sembol, rakam, resim gibi her türlü verinin kullanışlı bir hâle getirilmesi olarak da tanımlanmaktadır.

Teknolojinin tanımı, tarih boyunca birçok kez yapılmış ve tanım farklı uzmanlara göre farklılıklar göstermiştir. Kimi uzmanlar, teknolojiyi sadece araç yani bir fiziksel unsur olarak görmüşlerdir. Ancak herhangi bir araç, onu kullanmak için gerekli teknik bilgi olmadan kullanılamaz. Robotları etkin bir şekilde kullanabilmek, onları programlayabilecek insan kaynakları ile mümkün olur. Yani fiziksel unsurlar ve bilgi beraber kullanılmalıdır. Bu arada teknolojinin sosyal boyutu da unutulmamalıdır. İşletmeye yeni bir teknolojinin gelmesi, işletmenin yapısında değişikliğe yol açabilir. (Örneğin; işletmelere teknolojinin gelmesi ile işletmede insan gücü ve el becerisine dayalı yapılan işlerin önemi azalabilir).

Bilgi teknolojileri hakkında yapılan birçok tanıma bakıldığı zaman ise genel olarak bilgi teknolojileri; bilginin bilgisayar ile toplanmasını, saklanmasını, gerekli yerlere aktarılmasını, analiz edilerek kullanılmasını sağlayan araçlar veya bilgiye erişilmesini, işlenmesini, gerekli yerlere aktarılmasını elektronik tekniklerle mümkün kılan teknolojilerin tamamı şeklinde yapılmaktadır. Kısaca bilgi teknolojileri; bilgisayar ve iletişim teknolojileri alanlarında gerçekleşen gelişmeler ile ilgilidir.

Günümüz dünyasında bilgi teknolojileri, evlerimize, iş yerlerimize bilgisayarlar ile girmiş ve kendisini internet, extranet, elektronik posta, intranet, web sayfaları, mobil telefonlar şeklinde göstermiştir. Hızla gelişen bilgi teknolojileri ile bilgi temini kolaylaşmış, işletmeler için maliyetler azalmaya başlamış ve bilgi teknolojileri yaygın bir şekilde kullanılmaya başlanmıştır. Bilgi teknolojilerinde her gün hızlı bir şekilde değişim yaşanması, işletmelerin, rekabet ortamında var olabilmeleri için hızla gelişen dünyada bilgi teknolojilerinde oluşan hızlı yenilik ve değişiklikleri anında takip etme ve yeniliklere ulaşma ihtiyaçlarını da artırmıştır. Bilgi teknolojilerinin hızla geliştiği günümüzde örgütlerin, kendi içerisinde, diğer örgütlerle ilişkilerinde, faaliyetlerini sürdürdükleri sektörlerde bilgi sağlama ve kullanabilme yetenekleri, örgütlerin başarısı üzerinde büyük rol oynamaktadır. İşletmenin amaçlarına uygun bilgiyi toplayan, yorumlayan ve eyleme dönüştürebilen işletmeler, gerekli bilgiyi sağlayamayan işletmelere göre günümüz rekabet ortamında üstünlüğü sağlayabilmektedir. Rekabetin giderek arttığı pazarlarda en ucuz yerlerden malzeme alma, iş gücü maliyetlerinin en düşük olduğu yerlerde üretim yapma, ürünleri en uygun pazarda satabilme gayretleri, örgütlerde bilgiye olan ihtiyacın önemini artırmaktadır..

Küreselleşen dünyamızda meydana gelen değişikliklerin takip edilmesi, artan rekabet ortamında müşterilere ulaşmanın vermiş olduğu zorluklar, işletmelerin büyümesi ile manuel sistemle (el ile) işlemlerin yapılması, kayıtların tutulması, rezervasyonlar ve hesapların kontrolünün zorlaşması, çalışanlar açısından hataların azaltılması, istenen raporların kısa sürede yönetime iletilmesi, müşteri isteklerinin sorunsuz, hızlı bir şekilde çözülebilmesi, hesapların kontrolü gibi etkenler, otel işletmelerinde bilgi teknolojileri kullanımını kaçınılmaz hâle getirmiştir. Otel işletmelerinde; otel işletmelerinin yeri, kapasitesi, işletme prensipleri gibi farklılıklardan dolayı bilgi teknolojileri kullanımı farklılıklar gösterse bile, otel işletmelerinin kapasite ve hizmet kalitelerinin artması ile daha önce manuel yapılan işlemlerin yapılması zorlaşmış ve bu durum, artan rekabet ortamında işletmelerin teknolojiye yönelmeleri zorunluluğunu doğurmuştur. Ayrıca büyüyen ve gelişen otel işletmelerinde müşteri memnuniyeti ve işletme başarısı için bölümler arası iş birliği zorunluluk haline gelmiştir bu nedenle otel işletmelerinde fonksiyonel birimlere göre ayrılan bilişim sistemlerinin her birinin, ihtiyaç duyulan bilgileri hem kendi içinde hem de diğer birimlerle paylaşması gerekmektedir. Bu durum ise en hızlı ve doğru şekilde bilgi teknolojileri ile gerçekleştirilebilir